Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
Intitulé du poste 1 : Assistant d’expédition (Tous intéressés / Toutes les sources) – Togo
Devoirs
L’assistant aux expéditions est chargé de coordonner et de faciliter l’importation et l’exportation d’effets personnels et ménagers (HHE), de véhicules privés (POV), de bagages non accompagnés (UAB) et d’équipements et de fournitures du gouvernement américain pour le Département d’État et d’autres agences. Le poste est situé au Bureau des services généraux (GSO) sous la supervision du superviseur des expéditions.
Logistique et douanes des expéditions entrantes/sortantes (50 %)
• Sert de point de contact pour les règles et réglementations de transport, y compris les lois sur les automobiles diplomatiques.
• Dirige la logistique des activités de transport globales pour le personnel diplomatique et les expéditions officielles en suivant les contrats du système de connaissement international par le gouvernement (ITGBL) et/ou les contrats de la section des achats de la poste, ainsi qu’en aidant la section des achats du GSO à suivre les expéditions auprès des agences d’expédition américaines.
• Informe le personnel du gouvernement américain de ses droits d’expédition et répond à toutes sortes de questions concernant les réglementations douanières locales, les questions d’expédition entrantes et sortantes.
• Facilite toutes les étapes de transport, importation et exportation de HHE, POV, GOV, animaux de compagnie et expéditions officielles avec les responsables locaux des transports et les entrepreneurs ITGBL et/ou les entrepreneurs attribués par GSO Procurement. • Gère
le processus d’appel d’offres annuel en négociant les prix et en évaluant les offres locales. Détermine la meilleure méthode d’expédition, calcule les coûts de construction.
• Planifie et prépare les dédouanements et les livraisons de toutes les expéditions entrantes/sortantes pour le Département d’État américain (DOS) et d’autres agences du gouvernement des États-Unis (USG) en poste sous l’autorité du chef de mission.
• Gère et surveille le système de gestion logistique intégrée (ILMS) du DOS Transportation Lite (T-Lite) sur les expéditions entrantes. Suit le flux d’informations pour toutes les expéditions entrantes de la Mission, personnelles et officielles. Assure le dédouanement rapide des expéditions par les douanes et les agences du gouvernement hôte.
• Agit en tant que superviseur des expéditions par intérim lorsque cela lui est demandé.
• Le titulaire agit en tant qu’opérateur accessoire de véhicules officiels et répond à toutes les exigences décrites dans 14 FAM 433.
• Titulaire occasionnel de la petite caisse.
Communication, gestion des documents et rapports (35 %)
• Communique et coordonne régulièrement avec les agences de répartition des États-Unis. Planifie le déplacement et la libération des expéditions acheminées vers la poste. Conseille les entrepreneurs locaux sur l’utilisation de la Division des transports du Département d’État. Surveille les performances des entrepreneurs et sous-traitants de l’ITGBL et/ou des entrepreneurs attribués par GSO Procurement pour s’assurer que les employés de la poste reçoivent le service requis comme indiqué dans les normes de travail du contrat ITGBL ou de l’ambassade. Examine et vérifie les factures par rapport à toutes les divergences et conseille GSO sur les problèmes et propose des solutions. Détermine le type d’action à prendre dans les situations inhabituelles et les demandes irréalistes et/ou illégitimes des employés.
• Conseille le superviseur des expéditions et le GSO sur les problèmes douaniers inhabituels et propose des solutions. Examine et fait des recommandations sur les changements de procédures inter-bureaux pour améliorer le service douanier et économiser du temps et de la paperasse. Conseille le Bureau des transports du Département d’État sur les changements de méthodes d’expédition et les conditions dans le pays pour déterminer les modes et méthodes d’expédition afin d’économiser du temps et de l’argent pour le gouvernement américain. Prépare les avis de gestion sur les points d’intérêt général concernant les politiques des postes et les changements de réglementation, élabore des formulaires pour tenir compte de ces changements.
• S’assure que tous les documents de dédouanement nécessaires ont été préparés pour tous les envois entrants et sortants. Assure le suivi auprès des bureaux du gouvernement local qui supervisent les approbations des envois diplomatiques. Tient des registres sur toutes les questions générales de transport et les dossiers des employés sur les envois personnels. Tient à jour les dossiers d’attente sur tous les types d’envois pour la réception, la livraison, le ramassage et l’expédition. Prépare les e-mails au Département d’État et aux autres postes avec les informations d’expédition appropriées.
• Prépare les rapports d’expédition hebdomadaires impliquant la localisation des principales cargaisons le long des itinéraires, l’ETA de la cargaison et les statistiques des entrepreneurs et corrige les données de facturation facturables.
**Fonctions à poursuivre sous Qualifications.
Qualifications et évaluations
- Exigences:
- EXPÉRIENCE:
Un minimum de quatre années d’expérience dans le domaine des douanes internationales, de l’expédition, de la logistique ou du transport sont requises.
- Exigences en matière d’éducation :
- Obligatoire:
Un diplôme d’études secondaires est requis.
Permis de conduire catégorie B.
- Évaluations :
- LANGUE:
Anglais : Courant ; lecture/écriture/expression orale, y compris la capacité de traduction sont requises. Ceci peut être testé
Français : Courant ; La lecture/écriture/expression orale, y compris la capacité de traduire, est requise.
CONNAISSANCES DU MÉTIER:
Connaissance approfondie des politiques diplomatiques gouvernementales en matière d’importation et d’exportation, y compris des politiques fiscales. Connaissance approfondie des politiques locales en matière de véhicules automobiles en ce qui concerne l’immatriculation, le transfert, l’immatriculation et les taxes.
COMPÉTENCES ET APTITUDES:
La capacité à rédiger des communications diplomatiques et des rapports détaillés en anglais est requise. Le candidat doit être à l’aise et capable de traiter avec des interlocuteurs de haut niveau au sein du gouvernement américain et local.
ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI (EEO) : La Mission des États-Unis offre l’égalité des chances et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état matrimonial ou d’orientation sexuelle.
- Qualifications:
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Tous les candidats retenus devront passer des certifications médicales et de sécurité.
**Fonctions – suite
Un représentant adjoint du responsable des marchés (COR) (15 %)
• Agir en tant qu’assistant COR (moniteur technique gouvernemental (GTM)) pour les contrats d’emballage, d’expédition et de livraison ou les appels d’offres (TOS) et traiter la méthode d’approvisionnement correspondante pour les services logistiques requis.
• Comprendre les TOS, les responsabilités du fournisseur et appliquer les tarifs correspondants.• Préparer et suivre les connaissements postaux (BOL) ou les demandes d’achat liées aux services d’emballage, d’expédition et de livraison du fournisseur au nom de l’ambassade de Lomé.
• Éviter les engagements non autorisés en préparant les BOL avant l’exécution du service et suivre les coûts de l’opération avec les fournisseurs. Si des services supplémentaires sont nécessaires, modifier le BOL avant de dépasser la première version du BOL.
• Recevoir et vérifier les pré-factures liées aux services de douane et d’expédition fournis par les fournisseurs ou les soumissionnaires pour approbation et paiement. Le certificat de représentant du responsable des contrats (COR) est obligatoire pour vérifier les factures et gérer les opérations quotidiennes d’emballage, de déballage, de livraison, de transport et d’expédition afin de superviser le respect des termes du contrat et d’informer le COR du contrat pour qu’il prenne les mesures appropriées.
• Surveille les performances de l’entrepreneur et s’assure que l’entrepreneur respecte les dispositions du contrat et informe le COR et le GSO lorsque des mesures correctives doivent être prises lorsqu’un manque de performance du service est observé.Remarque : conformément à l’A/OPE, un GTM doit être certifié COR pour effectuer les tâches ci-dessus. La formation PA-398 Contracting Officer’s Representative and Government Technical Monitoring répond à cette exigence. En cas d’indisponibilité, PA-186 Contracting Officer’s Representative, PA-188 Department of State Contracting Officer’s Representative ou PA-296 How to be a Contracting Officer’s Representative doivent être considérés comme des substituts.
**Remarque : La présente description de poste n’indique ni n’implique en aucune façon que ces tâches sont les seules à être effectuées par le titulaire. Le titulaire devra accomplir d’autres tâches qui lui seront assignées par l’organisme.
Avantages et autres informations
- Avantages:
- Avantages de l’agence :
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Le personnel employé localement, y compris les membres de la famille et les ressortissants de pays tiers (TCN), travaillant à la mission américaine à Lomé, au Togo, peut recevoir une rémunération pouvant inclure des prestations de santé, de séparation et autres.
Pour les EFM, les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines.
Le plan de rémunération est attribué au moment de la lettre d’offre conditionnelle par le bureau des ressources humaines.
- Les autres informations:
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PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D’EMBAUCHE : Les candidats appartenant aux catégories de préférence d’embauche suivantes bénéficient d’une préférence d’embauche dans l’ordre indiqué ci-dessous. Par conséquent, il est essentiel que ces candidats décrivent avec précision leur statut sur la demande. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la décision selon laquelle le candidat n’est pas admissible à une préférence d’embauche.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE D’EMBAUCHE :
1. AEFM / USEFM qui est un vétéran américain éligible à la préférence*
2. AEFM / USEFM
3. FS en congé sans solde et CS avec droits de réemploi *** IMPORTANT : Les candidats qui revendiquent le statut de vétéran américain éligible à la préférence doivent soumettre une copie de leur DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de décharge du service actif »), une lettre des Affaires des anciens combattants indiquant l’existence actuelle d’un handicap lié au service datant de moins de six mois, une documentation équivalente ou une certification. Une « certification » est tout document écrit des forces armées qui certifie que le militaire devrait être libéré ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de la certification par le candidat. La lettre de certification doit être sur papier à en-tête de la branche militaire appropriée du service et contenir (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de libération ; et (2) la nature du service. Des documents acceptables doivent être soumis pour que la préférence soit accordée.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du service extérieur en congé sans solde et en service continu avec des droits de réemploi dans leur agence ou bureau.
Pour plus d’informations (c’est-à-dire, qu’est-ce qu’un EFM, USEFM, AEFM, MOH, etc. ?) et pour des considérations d’emploi supplémentaires, veuillez visiter le lien suivant .
Comment s’inscrire ?
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Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir une habilitation de sécurité publique.
Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre la candidature ». Pour plus d’informations sur la manière de postuler, visitez le site Internet de la Mission.
- Documents requis:
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Pour être admissible en fonction de votre formation, vous DEVEZ soumettre le diplôme et/ou les relevés de notes demandés comme preuve de vos exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées ou de ne pas disposer des informations nécessaires pour vérifier votre admissibilité peut entraîner votre disqualification pour ce poste.
Tous les candidats :
• Permis de conduire de catégorie B
• Preuve de citoyenneté togolaise (c’est-à-dire carte d’identité togolaise, attestation d’identité ou passeport) (le cas échéant)
• Permis de séjour et/ou de travail
• Diplôme
• Certificat ou licence
• Liste de références
Demandeurs admissibles en tant que membres de la famille :
• Copie des ordonnances/notifications de cession du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie 4 du membre, lettre des Affaires des anciens combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant) - Prochaines étapes:
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Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par courrier électronique.
Pour de plus amples renseignements, la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le bureau des ressources humaines.
Nous vous remercions pour votre candidature et votre intérêt à travailler à la Mission américaine à Lomé, au Togo.
Autres postes vacants :
Infirmière autorisée (Tous les candidats intéressés/Toutes les sources) – Ghana
Coordonnateur du programme de sécurité – Tous les candidats intéressés / Toutes les sources – Guinée
Cliquez sur les postes pour plus de détails.
