Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
Titre du poste :Assistant consulaire (Tous les candidats intéressés/Toutes les sources) (Assistant visa)
Devoirs
L’assistant de visa (NIV/IV) exécute un large éventail de tâches consulaires associées à la fourniture de services de visa de non-immigrant (NIV) et de visa d’immigrant (IV), conformément aux procédures opérationnelles standard de l’unité des visas et aux directives établies en matière de traitement des visas. Le titulaire effectue la saisie des données, l’examen des documents, la correspondance, la présentation des passeports, l’impression des visas et d’autres travaux de bureau généraux. L’accent mis sur le service client est essentiel dans une unité des visas qui s’adresse quotidiennement à un large éventail de demandeurs en personne et par correspondance. Le poste nécessite une grande attention aux détails pour garantir que le dossier répond aux exigences documentaires, ainsi que pour repérer les tendances ou les problèmes potentiels et les faire remonter si nécessaire. Le titulaire du poste bénéficie d’une formation polyvalente pour occuper n’importe quel rôle requis par la demande de visa et le calendrier.
Gestion des cas (60 %)
Le titulaire du poste exécute une gamme de fonctions liées à la gestion des cas NIV/IV, notamment : • Gère le processus de planification des entretiens, de l’impression et de la délivrance des visas pour les candidats postulant à diverses classes NIV/IV, y compris les rares et cours de visas complexes.
• Appliquer la connaissance des différentes classes de visa et de leurs exigences de traitement exactes pour garantir que les annotations et les exigences de documentation appropriées sont respectées.
• Effectue des examens approfondis des documents des candidats pour certaines classes de visa et prépare des résumés clairs et concis du contenu des documents, le cas échéant.
•Soutenir la préparation de demandes complexes d’avis consultatif de sécurité (SAO) à soumettre au Ministère.
• Surveille la réception des réponses du Département pour le SAO et les demandes de dérogation et prépare les passeports pour un traitement ultérieur.
• Classer, suivre et assurer la livraison des cartes d’embarquement et des permis de réentrée urgents pour les résidents permanents légaux (LPR).
• S’assure que les candidats sont programmés pour le jour et l’heure appropriés et qu’ils saisissent les données préliminaires dans le calendrier pour un traitement efficace.
•Télécharge les informations d’application dans les systèmes NIV/IVO.
• Regroupe les cas en fonction des relations familiales et/ou des objectifs de voyage par voie électronique dans le système NIV.
•Entre la nationalité appropriée et informe le demandeur des frais de réciprocité pertinents, le cas échéant.
•Informe l’agent arbitre des étapes de traitement spéciales et des frais de réciprocité, le cas échéant.
• Capture des photos selon les besoins des demandeurs de visa pour les feuilles de visa.
Services d’accueil (05%)
Le titulaire du poste agit à titre d’accueil dans la salle d’attente consulaire et effectue les tâches suivantes :
•Donner des instructions aux candidats et/ou faire des annonces de groupe liées au processus de nomination consulaire.
•Fournir des instructions aux candidats concernant la bonne organisation des documents requis pour la classe de visa dans laquelle le demandeur postule afin de garantir des entretiens efficaces.
•Gérer les files d’attente et diriger les candidats de manière appropriée pour le traitement de la caisse consulaire, de l’admission et des entretiens de visa.
Communication (15 %)
Le titulaire du poste communique avec des publics internes et externes de diverses manières, notamment :
• Fournit des informations spécifiques et complexes sur les visas aux demandeurs de visa, aux pétitionnaires citoyens américains et aux représentants légaux en répondant aux demandes de visa reçues en personne et par voie électronique. , tout en respectant les lois sur la confidentialité des visas.
•Communique clairement et courtoisement avec tous les demandeurs de visa, gérant occasionnellement des discussions avec des clients en colère ou bouleversés.
• Conserve toutes les informations consulaires publiques sur le site Web de l’ambassade, les enregistrements téléphoniques, les tableaux d’affichage et les avis d’information.
•Contacte directement les candidats pour demander des informations supplémentaires si nécessaire afin de faciliter l’évaluation des agents.
• Initier et maintenir le contact avec le Centre national des visas (NVC), le Centre consulaire du Kentucky (KCC) et le Service de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) pour recueillir des informations sur des cas spécifiques afin de résoudre des problèmes techniques et de déterminer si les candidats inéligibles sont les bénéficiaires de dérogations.
Responsabilité (10 %)
Le titulaire du poste est responsable du traitement approprié des éléments et informations contrôlés, notamment :
• Gère et protège quotidiennement les informations personnellement identifiables (PII) des citoyens américains et des demandeurs de visa.
•Partage la responsabilité avec d’autres assistants et superviseurs des visas lorsqu’il s’agit de feuilles de visa. Le titulaire est personnellement responsable de la réception et de la sauvegarde des articles numérotés.
• Conserve et sécurise les dossiers physiques et électroniques et/ou les dossiers chronologiques conformément aux règlements du département.
Autres tâches (10%)
Le titulaire du poste agit également à titre de superviseur suppléant ou de chef d’équipe; Caissier consulaire ; diriger/membre d’un portefeuille spécialisé ou aider dans d’autres unités de travail selon les tâches assignées.
*Remarque : Cette description de poste n’indique ni n’implique en aucun cas que ce soient les seules tâches à accomplir par le titulaire du poste. Le titulaire du poste devra effectuer d’autres tâches assignées par l’agence.
Qualifications et évaluations
- Exigences:
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EXPÉRIENCE : Un minimum de deux ans d’expérience impliquant l’application de la réglementation et de la loi, des contacts approfondis avec le public, le service client ou une expérience en résolution de problèmes est requis.
CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES : Bonne compréhension des organisations gouvernementales locales, du droit et des pratiques en matière d’immigration, ainsi que des pratiques culturelles et sociales.
- Exigences de formation :
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Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Évaluations :
- LANGUE : Français Niveau 4 (maîtrise), lire, écrire, parler est requis. « Cela peut être testé ».
Anglais niveau 3 (bonne connaissance pratique), lire, écrire et parler est requis. « Cela peut être testé ».
COMPÉTENCES ET APTITUDES : Doit posséder des compétences en saisie au clavier et en saisie de données, des compétences mécaniques de base liées à l’équipement de bureau spécialisé utilisé dans la délivrance des visas, à l’équipement biométrique, à l’équipement de prise d’empreintes digitales et/ou à l’équipement photographique.
ÉGALITÉ DES CHANCES D’EMPLOI (EEO) : La mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état civil ou d’orientation sexuelle. .
Qualifications:Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.
Avantages et autres informations
- Avantages:
- Avantages de l’agence :
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Le personnel employé localement, y compris les membres du ménage (MOH) et les ressortissants de pays tiers (TCN), travaillant à l’ambassade des États-Unis à Abidjan, en Côte d’Ivoire, peut recevoir une indemnisation pouvant inclure des avantages en matière de santé, de séparation et autres.
Pour les EFM, les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines.
Le plan salarial est attribué au moment de la lettre d’offre conditionnelle par le service RH.
- Les autres informations:
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Pour connaître les exigences actuelles liées au COVID-19, veuillez visiter le lien suivant .
PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D’EMBAUCHE : Les candidats appartenant aux catégories de préférences d’embauche suivantes se voient accorder une préférence d’embauche dans l’ordre indiqué ci-dessous. Il est donc essentiel que ces candidats décrivent avec précision leur statut sur la demande. Dans le cas contraire, il pourrait être déterminé que le candidat n’est pas éligible à une préférence d’embauche.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE D’EMBAUCHE :
1. AEFM / USEFM qui est un vétéran américain éligible à la préférence*
2. AEFM / USEFM
3. FS en CNP et CS avec droits de réemploi *** IMPORTANT : Les candidats qui revendiquent le statut de vétéran américain éligible à la préférence doivent soumettre une copie de leur plus récent DD-214 (« Certificat de libération ou de décharge du service actif »), lettre des Anciens Combattants qui indique l’existence actuelle d’un handicap lié au service datant de moins de six mois, documentation ou certification équivalente. Une « certification » est tout document écrit des forces armées qui certifie que le militaire est censé être démobilisé ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de la certification par le demandeur. La lettre de certification doit être rédigée sur papier à en-tête de la branche militaire appropriée du service et contenir (1) les dates du service militaire, y compris la date prévue de libération ou de libération ; et (2) la nature du service. Une documentation acceptable doit être soumise pour que la préférence soit accordée.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du service extérieur en CNP et CS ayant des droits de réemploi dans leur agence ou bureau.
Pour plus d’informations (c’est-à-dire qu’est-ce qu’un EFM, une USEFM, une AEFM, un MOH, etc. ?) et pour des considérations supplémentaires en matière d’emploi, veuillez visiter le lien suivant .
Comment s’inscrire
- Comment s’inscrire:
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Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir une autorisation d’enquête sur les antécédents de la confiance publique.
Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre votre candidature ». Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de la Mission.
- Documents requis:
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Pour vous qualifier sur la base de vos études, vous DEVEZ soumettre le diplôme demandé et/ou les relevés de notes comme vérification des exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées, ou les informations sont insuffisantes pour vérifier l’éligibilité, peut entraîner la disqualification pour ce poste.
Tous les candidats :
• Permis de résidence et/ou de travail (obligatoire)
• Diplôme d’études secondaires (obligatoire)
• Preuve de citoyenneté ivoirienne (le cas échéant) (CNI, Attestation d’identité, passeport, certificat de nationalité, etc.) (obligatoire).
• Les employés actuels de la mission qui ne sont pas ivoiriens sont exceptionnellement éligibles pour postuler et doivent fournir une copie de leur « carte consulaire » ou autre pièce d’identité (le cas échéant)
•Candidats membres de la famille éligibles :
• Copie des ordonnances/notifications de cession du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie du membre 4, lettre des Anciens Combattants ou autre pièce justificative (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant) ) - Prochaines étapes:
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Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par e-mail.
Pour plus d’informations – la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le Bureau des ressources humaines.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler à l’ambassade des États-Unis à Abidjan, en Côte d’Ivoire.
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