L’Ambassade Britannique recrute pour ces 02 postes (07 janvier 2023)

But principal de l’emploi:

Nous recherchons un gestionnaire de domaines organisé et proactif pour diriger l’exploitation et l’entretien du domaine du haut-commissariat adjoint britannique à Lagos.

Le candidat retenu sera responsable de la gestion de toutes les opérations de la succession, y compris le personnel et les entrepreneurs. Ils dirigeront également les projets immobiliers, les opérations et la gestion des fournisseurs afin d’assurer une plate-forme sûre et conforme pour tout le personnel, avec le soutien des superviseurs des travaux techniques.

C’est un travail passionnant et rapide qui offre une réelle responsabilité. Le titulaire du poste joue un rôle crucial :

• Gérer le domaine du haut-commissariat à Lagos, au Nigéria (y compris les bureaux et les propriétés résidentielles) afin de fournir des espaces de bureaux et des logements de haute qualité au personnel, conformément à des politiques détaillées et en obtenant un bon rapport qualité-prix conformément à la politique du gouvernement britannique
• Gérer toutes les installations – y compris la tenue de registres, d’inventaires et de documents détaillés pertinents, la liaison avec une équipe de travaux techniques pour s’assurer que l’ensemble du domaine répond aux normes de conformité, y compris les exigences en matière de santé et de sécurité, la mise en œuvre et la supervision d’un calendrier complet de maintenance préventive et la garantie d’un système hautement efficace pour répondre aux besoins de maintenance réactive.
• Gestion hiérarchique : contremaître des successions, superviseur des successions et agent des biens des successions, créant un environnement de travail favorable, inclusif et axé sur le développement personnel pour tous les membres du personnel des successions et du GTT;
• Participer à l’élaboration des documents d’appel d’offres et des contrats liés aux successions
• Assurer une gestion rigoureuse des contrats pour tous les contrats successoraux actuels
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour réaliser un important projet de rénovation de bureaux.

Rôles et responsabilités :

Estates

• Assurer la mise en œuvre des directives et de la politique de logement du FCDO, y compris la participation au Comité post-logement du Haut-commissariat adjoint britannique
• Superviser la recherche de logements pour tous les agents du Royaume-Uni en collaboration avec le TWS, le HCS et le Post Housing Committee
• Superviser la gestion des baux au besoin (avec des conseils juridiques fournis au besoin), les relations avec les propriétaires et la tenue de dossiers centraux sur les logiciels de gestion immobilière);
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des travaux techniques pour s’assurer que tous les bureaux et locaux résidentiels répondent à toutes les exigences conformément aux politiques, aux réglementations, aux normes de conformité et que tous les travaux d’entretien et autres travaux sont planifiés, surveillés et livrés selon des normes techniques élevées
• Gestion du budget des domaines (y compris les prévisions fondées sur des données probantes, le suivi, l’évaluation des dépenses, la fourniture de l’entretien et des travaux dans les budgets) et la supervision de l’approvisionnement, de la mise en service et du paiement de tous les travaux, de l’entretien et d’autres projets liés aux domaines, en particulier l’optimisation des ressources, le respect des procédures financières et le respect des exigences d’audit
• S’assurer, par l’intermédiaire de l’agent des biens, que le registre des biens de toutes les propriétés de la succession est tenu à jour et que les inventaires à jour des stocks, des biens et des accessoires fixes dans l’ensemble de la succession sont exacts et que des contrôles et des processus efficaces sont en place
• Veiller à ce que les dossiers Plannon soient mis à jour régulièrement
• Gestion hiérarchique de 3 employés des successions (contremaître des successions, superviseur des successions et agent des biens des successions)
• Élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des domaines et des biens pour Lagos qui met en évidence les principales priorités en matière d’entretien, de remise à neuf et de développement.
• Gérer la carte de crédit officielle pour l’approvisionnement en biens et services pour les successions, et tenir des registres et des documents justificatifs à des fins de vérification.
• Gestion de l’énergie; Mettre en place des systèmes pour mesurer la post-consommation énergétique et s’assurer que les infrastructures énergétiques sont utilisées de manière optimale.

Procurement

• Managing Estates procurement for all transactions below the value of £25000 (following the purchasing, payment and financial management processes and ensuring all documentation in retained for audit purposes) in line with FCDO policy;
• Work with post Procurement team on any Estates related tenders or contracts
• Implementing new contracts identified by the British Deputy High Commission’s strategic procurement plan
• Source from approved suppliers meeting relevant Health and Safety requirements complying with the relevant purchasing guidelines.
• Maintain full up to date inventories of all properties and submit quarterly reports to CSM.

Health and Safety

• Ensure the BDHC residential estate and offices meet all Health and Safety requirements in line with FCDO  guidance including: compliance with fire alarm standards, gas installation compliancy, electrical installations compliancy, provision of safe drinking water, asbestos management, amenities guidance etc.

Resources managed (staff and expenditure):

• Day to day Line Management of 1 x B3 (L) Estates Foreman, 1 x B3 (L) Estates Supervisor, and 1 X A2 (L) Property Asset/ Compliance Manager.
• Estates budget approx. £500,000

• Degree or Higher Diploma in Facilities management or related fields
• Minimum 3 years management of estates management, budgets and procurement of the scale set out above
• Contracts and quality assurance management experience
• Excellent IT skills including at least all Windows applications and bespoke financial management software
• Minimum 3 years’ experience of delivering a high standard of customer service in a challenging environment
• Fluent written and spoken English.