Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et respectueux de la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et combattons la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité de genre, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexibles et adaptées aux familles, là où les besoins opérationnels et de sécurité le permettent.
POSTE : Agent des successions (02/24 KSH)
Catégorie d’emploi
Bureau des Affaires étrangères, du Commonwealth et du Développement (Opérations et Services généraux)
Sous-catégorie d’emploi
Domaines
Description du poste (rôles et responsabilités)
Il s’agit d’un poste intéressant et stimulant au sein de l’équipe principale de gestion des successions de l’ambassade britannique de Kinshasa (BEK). Le poste se concentrera sur la fourniture d’un soutien administratif rapide et efficace à l’équipe des successions, avec un accent particulier sur le soutien à la gestion immobilière directe des logements de notre personnel. Cela comprend également la gestion de l’entrepôt de BEK.
Rôles et responsabilités
vous serez responsable des domaines de travail suivants :
Gestion des successions
Surveiller les dossiers de baux immobiliers – en particulier ceux pour lesquels le paiement des loyers est dû, en attirant à l’avance l’attention du chef des domaines, ceux qui ont besoin d’être renouvelés et en laissant le temps pour les négociations qui doivent être achevées avant la signature.
Agir en tant que premier point de contact pour toutes les questions et demandes des successions liées au logement résidentiel dont il a la garde et pour la gestion des actifs BEK dans notre entrepôt.
Effectuer les inspections des propriétés libérées avec le directeur adjoint du domaine et le responsable de la maintenance pour convenir des responsabilités en matière de travaux (propriétaire / maintenance BEK) et des éléments qui doivent/doivent être retirés ou échangés, et s’assurer que toutes les propriétés sont prêtes à accueillir de nouveaux occupants et que tous les problèmes connus sont résolus. avant que le logement ne leur soit remis. Comprend également les inventaires des propriétés avec occupants au début et à la fin de l’affichage (entrée/sortie).
S’assurer que les directives sont suivies pour déterminer si les demandes d’entretien reçues du personnel doivent être référées au propriétaire de la propriété ou à l’équipe d’entretien de l’ambassade et leur communiquer la demande ; assurer le suivi pour s’assurer que les travaux sont bien terminés et tenir le personnel informé du début des travaux d’entretien et des dates prévues d’achèvement.
Référer au Gestionnaire du Domaine, toute demande inhabituelle ou tout travail susceptible d’être important et coûteux, pour obtenir son accord sur la ou les actions à entreprendre.
Veiller à ce qu’un logement résidentiel approprié soit fourni aux nouveaux employés basés au Royaume-Uni dans les 2 semaines suivant leur arrivée en poste ou immédiatement après leur arrivée, à condition qu’un préavis de 6 mois ait été fourni. Y compris les inventaires avec les occupants en début et en fin de détachement
Organiser et assister aux réunions trimestrielles avec l’équipe de direction du propriétaire, notamment recueillir les commentaires des locataires avant les réunions et rédiger une note de réunion par la suite.
Gestion de l’entrepôt comprenant la réalisation de l’inventaire avec enregistrement de chaque contrôle au moins 2 fois par an et la garantie du bon maintien de la sécurité de nos actifs (sauf informatique).
Mise à jour des dossiers immobiliers dans Planon, le système de gestion intégré du lieu de travail.
Direction financière
Assurer des enregistrements précis des dépôts payés par BEK pour tous les logements et gérer les négociations lorsque les dépôts doivent être restitués à BEK à la fin de l’occupation de la location.
S’assurer que les copies de tous les baux signés sont correctement classées, à des fins de vérification.
Autre soutien administratif
Organiser l’achat de biens/services avec l’autorisation de notre responsable des domaines ou de la haute direction, conformément aux politiques du FCDO, et en mettant un accent particulier sur la garantie et la fourniture d’un bon rapport qualité-prix.
Agir en tant que demandeur/récepteur dans le système (soumission de demande, réception de biens/services, etc.)
Titulaire de la carte des marchés publics.
Soutien général à l’équipe des successions et tâches administratives supplémentaires ; cela peut inclure la gestion de projet, les finances et la budgétisation, la gestion des contrats et les achats.
Vous devrez faire preuve de flexibilité pour aider dans des domaines de travail spécifiques et discrets lorsque cela est nécessaire (par exemple, soutenir l’ambassade en cas de crise, ou planifier des visiteurs importants, etc.).
Qualifications, compétences et expérience essentielles
Expérience de l’établissement de bonnes relations internes et externes et de la bonne collaboration au sein des équipes.
Une capacité à être proactif et à bien gérer votre propre charge de travail, même en cas de pression.
Une approche flexible de votre travail en général, avec une expérience d’adaptation rapide à l’évolution des priorités.
Exigences linguistiques : Parler couramment (à l’écrit et à l’oral) l’anglais et le français
Bonnes compétences organisationnelles et capacité à terminer vos tâches à temps.
Une connaissance pratique de tous les programmes Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, etc.).
Conduire (permis valide) car l’agent devra visiter différents sites.
Qualifications, compétences et expérience souhaitables
Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
Familier avec HERA ou des systèmes similaires.
Comportements requis
Gérer un service de qualité, livrer au rythme, communiquer et influencer, travailler ensemble
Date limite d’inscription : 10 mars 2024
Grade : Agent administratif (AO)
Type de poste : Temps plein, permanent
Heures de travail par semaine : 36
Région : Afrique
Pays/Territoire : République Démocratique du Congo
Localisation (Ville) : Kinshasa
Type de message : Ambassade britannique
Nombre de chambres vacantes : 1
Devise du salaire : USD
Salaire : 1 204,57 USD par mois
Date de début : 1 avril 2024
Autres avantages et conditions d’emploi
L’horaire de travail standard est de 5 jours par semaine, du lundi au jeudi de 8h00 à 16h00 et le vendredi de 8h00 à 14h00.
Une présence régulière au bureau et des visites de propriétés résidentielles sont requises dans le cadre de ce rôle. Nous essaierons d’être aussi accommodants que possible, mais la nature de ce rôle signifie que certains
Informations Complémentaires
Veuillez remplir le formulaire de candidature dans son intégralité , car les informations fournies sont utilisées lors de la sélection.
Veuillez vérifier attentivement votre candidature avant de la soumettre, car aucune modification ne peut être apportée une fois soumise.
L’ambassade britannique ne demandera jamais de paiement ou de frais pour postuler à un poste.
Les employés recrutés localement par l’ambassade britannique sont soumis aux conditions générales de service conformément au droit du travail local.
Tous les candidats doivent être légalement capables de travailler et de résider dans le pays du poste vacant avec le statut de visa/permis de travail correct ou de démontrer leur éligibilité pour obtenir le permis correspondant.
La responsabilité incombe au candidat retenu de :
L’ambassade britannique ne sponsorise pas les visas/permis de travail, sauf lorsque cela est une pratique locale de le faire.
Les employés qui ne sont pas redevables de l’impôt local sur le revenu sur leur salaire de mission peuvent voir leur salaire réduit du montant équivalent de l’impôt local sur le revenu.
Des informations sur les profils de réussite de la fonction publique sont disponibles sur ce lien : https://www.gov.uk/government/publications/success-profiles
Une vérification des références et des autorisations de sécurité seront effectuées sur les candidats retenus.
Les candidats nominables qui n’ont pas été retenus peuvent être inscrits sur une « liste de réserve ». Si, au cours de la période de réserve de 12 mois, un rôle identique ou largement similaire devient disponible, ce rôle peut être proposé au deuxième candidat ou au candidat suivant.
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