L’Ambassade britannique recrute pour ce poste (21 Septembre 2022)

Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et respectueux de la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et défions la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne discriminons pas sur la base du handicap, de la race, de la couleur, de l’origine ethnique, du sexe, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, du statut d’ancien combattant ou de toute autre catégorie protégée par la loi. Nous encourageons les opportunités de travail flexibles et favorables à la famille, là où les besoins opérationnels et de sécurité le permettent.

Description du poste (rôles et responsabilités) Objectif
principal du poste :

• Nous recherchons un superviseur immobilier méticuleux pour diriger le fonctionnement et l’entretien des domaines du haut-commissariat adjoint britannique à Lagos – Logement et ameublement (composés x7, bureaux x2).
• S’assurer que tous sont bien entretenus conformément aux directives du gouvernement britannique en matière d’exigences de santé et de sécurité (locales et britanniques).
• Le candidat retenu soutiendra le gestionnaire des successions dans la réalisation des objectifs de l’équipe des successions et des autres équipes de services d’entreprise. Ce rôle dirige une équipe d’ameublement et d’hébergement de 4 personnes et contrôle la documentation et les dossiers des successions : tels que les budgets et les contrats.
• S’assurer que la norme FCDO attendue est respectée, avec une tenue de registres et des rapports précis. Le candidat retenu devra démontrer qu’il est capable de diriger une équipe pour maintenir des normes élevées des domaines ; posséder d’excellentes compétences organisationnelles, y compris la gestion du temps et la capacité d’établir efficacement des priorités.

Rôles et responsabilités
Leadership et gestion :

• Gestion de l’équipe Ameublement/Hébergement pour s’assurer que l’équipe fournit un service de haute qualité conformément à l’accord de niveau de service convenu en suivant et en surveillant les indicateurs de performance clés conformément aux politiques et directives du FCDO sur la gestion immobilière.
• La ligne gère et complète les évaluations de performance du personnel ; et soutenir l’apprentissage et le perfectionnement du personnel afin de développer les capacités au sein de l’équipe. Veiller à ce que le personnel suive toutes les formations obligatoires, y compris la santé et la sécurité.
• Assurer la liaison avec toutes les parties prenantes des services d’entreprise (TWG, H&S, IT, sécurité, etc.) pour s’assurer que les problèmes liés à l’ameublement sont rapidement traités

Gestion des successions (Résidentiel/Bureau):

• Superviser l’exercice de fumigation du poste et déléguer à d’autres membres appropriés de l’équipe d’ameublement, s’assurer que les rapports mensuels sont soumis avant la 1ère semaine du mois et que les points d’action soulevés sont traités dans un délai approprié
• Tenir des inventaires complets de tous les meubles de la résidence (meubles durs et mous) et s’assurer que la copie électronique est mise à jour lors de la préparation de la nouvelle arrivée au poste et du départ du poste.
• Assister le gestionnaire des biens immobiliers lors des ventes aux enchères d’équipement et d’élimination des biens selon les besoins.
• Veiller à ce que la réunion contractuelle mensuelle se tienne avec le sous-traitant de l’ameublement/de l’hébergement et que les rapports soient stockés sur le site Estates Microsoft Teams
• Superviser le nettoyage quotidien de tous les complexes et bureaux du BHC et s’assurer que les maisons vacantes sont préparées et meublées avec le mobilier / flotteur nécessaire dans un délai raisonnable avant les nouvelles arrivées et le retrait des flotteurs domestiques une fois que les occupants quittent le poste
• Effectuez des inventaires d’entrée / de sortie pour tous les nouveaux arrivants, mettez à jour l’inventaire de la maison avec des copies papier et électroniques de l’inventaire de la maison. S’assurer que les officiers/occupants signent les formulaires d’inventaire et remettent les copies signées à l’administrateur des successions pour classement.
• Assurez-vous que les documents liés à l’ameublement / à l’hébergement sont conservés dans un dossier par l’administrateur du domaine.
• Superviser le fonctionnement du magasin de nettoyage d’hébergement au WCC en s’assurant que les cartes de poubelle sont correctement enregistrées et que tous les articles sont signés avant de quitter le magasin par l’assistant d’ameublement.
• Veiller à ce que la livraison hebdomadaire d’eau en bouteille soit effectuée par l’assistant à l’ameublement ou l’équipe de transport en l’absence de l’assistant à l’ameublement
• Effectuer au moins une fois par mois des vérifications des logements du personnel de maison (DSQ) et des vérifications ponctuelles régulières des occupants et des utilisateurs du DSQ
• Contrôler la qualité et signer tous les travaux attribués à l’équipe d’ameublement / hébergement, en veillant à ce que les travaux soient effectués conformément à la norme FCDO

Santé et sécurité:

• Organiser une boîte à outils hebdomadaire pour les assistants à l’ameublement et planifier la formation nécessaire en matière de santé et de sécurité pour l’équipe d’ameublement, en assurant la liaison avec le gestionnaire des domaines et le TLO
• Gérer tous les dossiers et activités PCA liés aux successions en veillant à ce que les dossiers soient des fichiers, documentés et travailler en étroite collaboration avec l’agent de santé et de sécurité
• Veiller au respect de toutes les règles et réglementations du FCO Estates and Assets. Travailler avec le responsable des domaines, les superviseurs des travaux techniques (TWS), le responsable de la santé et de la sécurité pour s’assurer que toutes les recommandations du rapport d’audit de conformité pour Lagos sont mises en œuvre.

Gestion financière et budgétaire :

• Gérer la carte GPC officielle pour acheter des biens et des services pour les successions, et conserver des dossiers et des pièces justificatives à des fins d’audit.
• Approuver le GPC dépensé pour l’administrateur des successions sur HERA

La gestion d’actifs:

• Veiller à ce que les inventaires de l’équipe d’ameublement pour les équipements de bureau et résidentiels soient tenus à jour en tout temps
• Assister le responsable des successions lors de l’élimination par les successions de l’équipement officiel, du mobilier et des objets de rebut conformément aux directives du FCO.
• Effectuer des vérifications ponctuelles trimestrielles sur le magasin de meubles.
• Veiller à ce que l’équipe des successions fournisse un inventaire de la maison mis à jour dans le cadre de la vérification de l’arrivée à la maison de poste
• Moniteur de budget pour les lignes budgétaires affectées aux successions
• Effectuer au moins une fois par mois une vérification ponctuelle du magasin du domaine ou aussi fréquemment que possible

Ressources gérées (personnel et dépenses) :

• Gestion quotidienne de 1 x A1 (L) Estates Administrator, 1 x A1 (L) Estates Stores Man, et 1 X S3 Furnishing assistant and Counter sign for the 1 X S3 Assistant Store-Man

Qualifications, compétences et expérience essentielles

• Diplôme universitaire en gestion des installations ou tout autre cours connexe en sciences sociales.
• Expérience et connaissance de la gestion des installations, avec un accent particulier sur.
• Expérience dans la gestion de contrats de nettoyage, de jardinage, de déchets et de fumigation.
• Gérer une équipe et travailler à travers les cultures.
• Certificat Santé & Sécurité (IOSH Managing Safely ou NEBOSH IGC).
• Capable de rédiger et d’interpréter tous les documents d’évaluation des risques et d’énoncé des méthodes liés à la gestion des propriétés et des installations.
• Possède un permis de conduire valide avec la capacité de conduire une camionnette et une fourgonnette à engrenage manuel
• Bon anglais écrit et parlé.

Qualifications, compétences et expérience souhaitées :

• Connaissance et familiarité avec les normes de construction et de santé et de sécurité au Royaume-Uni, ainsi qu’avec l’ameublement et les équipements britanniques des domaines conformément aux normes et aux attentes du FCO
• Bonne compréhension des politiques et directives du FCO Estates
• Bonnes compétences en communication et en gestion du temps
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à superviser des travaux sur plusieurs sites en même temps.

Comportements requis :

• Changer et améliorer, Prendre des décisions efficaces, Gérer un service de qualité, Livrer au rythme, Communiquer et influencer, Travailler ensemble

Salaire
1 827,80 USD par mois.

Autres avantages et conditions d’emploi 
Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement :

• Suivez les cours d’apprentissage en ligne obligatoires à votre arrivée et développez les connaissances nécessaires en suivant le cours d’apprentissage en ligne disponible. Utilisation de logiciels de gestion des installations pertinents