L’Ambassade Britannique recrute pour ce poste (06 février 2023)

BHC Accra est un poste important et est chargé de mettre en œuvre des politiques, des programmes et des campagnes complexes et à fort impact sur toute l’étendue de la Stratégie pour l’Afrique. Tout le personnel incarne l’approche du nouveau Bureau des affaires étrangères, du Commonwealth et du développement en matière de méthodes de travail interdépartementales et le haut-commissariat vise à être un lieu de travail hautement inclusif, célébrant une main-d’œuvre avec à la fois une diversité de pensée et d’antécédents.

L’objectif principal de ce poste est de gérer le Bureau des comptes du haut-commissariat britannique et d’assumer la responsabilité quotidienne de la gestion du budget complexe de la Commission. Cela implique d’établir des relations efficaces dans l’ensemble de la mission et de fournir régulièrement des services de comptabilité technique, ainsi que d’exiger le respect total des procédures et une gestion efficace des comptes. Établir et maintenir de solides partenariats de travail avec le Centre financier de Pretoria et le Centre mondial de traitement des transactions de Manille afin de réaliser les principales priorités opérationnelles.

Stratégie financière : Contribuer à la formulation du processus de planification financière du haut-commissariat en traduisant le plan d’activités en exigences fonctionnelles en finances : équilibrer les intérêts du haut-commissariat, la réglementation pertinente et les normes d’entreprise

Conseils de gestion et financiers : Fournir des conseils stratégiques sur la gestion financière et les indicateurs de rendement et les questions opérationnelles connexes afin d’appuyer les décisions opérationnelles et d’agir en tant que partenaire commercial efficace au sein de la mission. Fournir des données et des analyses financières aux parties internes et externes concernées en vue d’une prise de décision ultérieure

Cycle de planification et de contrôle financiers: Préparer et communiquer sur les budgets, formuler, communiquer et surveiller les procédures, les directives et les instructions de travail pour l’administration financière conformément aux directives de la Charte des services corporatifs de la mission et du 1HMG

Administration financière et comptabilité: Consolider les données financières pour les fonds de la Commission, assurer le traitement des comptes créditeurs et débiteurs; exigences fiscales, gérer les comptes comptables ainsi que gérer et maintenir les niveaux de trésorerie et de liquidité alignés sur les règlements financiers du FCDO.

Rapports de gestion: Collecter, examiner, analyser et interpréter (les tendances dans) les données financières et non financières conformément aux directives du FCDO et engager des discussions avec la haute direction et d’autres ministères du gouvernement britannique.

Management d’équipe: Développer et innover des méthodes et des procédures de travail, gérer le budget et diriger et / ou participer à des projets pertinents ainsi qu’organiser, recruter, développer et motiver le personnel de l’équipe.

Contrôle interne: Effectuer des évaluations internes de conformité et de contrôle, identifier et traiter les zones de risque et mettre en œuvre des mesures pour minimiser le risque d’irrégularités, coordonner les audits, sur la base des procédures de conformité et d’audit de l’entreprise; protéger les immobilisations.

Rôles et responsabilités :

• Prévision et suivi des dépenses budgétaires mensuelles pour assurer un contrôle budgétaire efficace et l’exactitude des prévisions
• Gérer la section des comptes du haut-commissariat et collaborer avec les clients, les détenteurs de budget et les intervenants dans l’ensemble du haut-commissariat, ainsi qu’à Londres et au centre financier régional de Pretoria : les services de comptabilité sont en fait une opération conjointe entre Accra, Manille, Londres et Pretoria.
• Fournir une gestion quotidienne robuste du budget du BHC afin d’assurer des rapports prévisionnels mensuels précis au Haut-Commissaire / Haut-Commissaire adjoint
• Surveiller les niveaux de liquidité et demander le transfert de fonds le cas échéant, ainsi que profiler les besoins de financement pour l’ensemble de l’exercice
• Fournir un soutien au travail de tous les ministères du gouvernement britannique présents à l’étranger, comme décrit dans le plan d’affaires, afin de s’assurer qu’ils se conforment tous aux procédures génériques sur les activités financières de base
• Traitement et soumission des déclarations comptables à l’étranger et des profils de financement de trésorerie au centre financier de Pretoria
• S’assurer que les dépenses sont correctement comptabilisées dans le grand livre et préparer les journaux appropriés pour rapprocher les entrées erronées
• Veiller à ce que les procédures de fin de mois soient mises en œuvre à pour maintenir d’excellents scores d’indicateurs de performance financière et de conformité et d’entretien ménager
• Rapports périodiques de gestion – Préparer des rapports de gestion mensuels rapides et exacts pour appuyer la prise de décisions de gestion efficaces, en veillant à ce que les politiques et les procédures soient maintenues pour assurer l’intégrité et la rapidité des rapports.
• Maintenir les actifs de manière responsable et utiliser des systèmes de renvoi aux échelons supérieurs, le cas échéant, pour assurer la production de rapports rapides et efficaces sur les risques, les problèmes et la fraude.
• Effectuer un exercice de vérification des actifs physiques au moins une fois par an, rapprocher le résultat de l’exercice du registre des immobilisations
• Fournir les spécifications/exigences pour tous les achats requis par la poste
• Veiller à ce que les contrôles financiers et les plus hauts niveaux de propriété financière soient appliqués conformément au processus d’assurance de la gestion
• Fournir un appui en matière d’établissement de rapports budgétaires et d’analyse des dépenses du budget-programme
• Conduire des réunions d’examen mensuelles des titulaires principaux de budget
• Veiller à ce que les rapprochements du bilan soient effectués et que les éléments soient compensés en temps opportun

SALAIRES ET QUESTIONS D’EMPLOI

· Superviser la paye mensuelle exécutée pour les EC

• Préparation des déclarations de fin d’année
• Assurer la liaison avec la Banque sur les questions de paie via la plateforme Straight to Bank
• Répondre aux questions de l’administration fiscale-Ghana Revenue Authority
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de régimes de retraite tels que SSNIT et Enterprise Insurance en ce qui concerne les cotisations de retraite des parties prenantes.

SURVEILLER LES COMPTES BANCAIRES, ASSURER LA LIAISON AVEC LA BANQUE

· S’assurer que les exigences de la banque sont respectées, y compris les facilités, les signataires

· S’assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour les besoins de trésorerie.

· S’occuper de la correspondance courante et des engagements trimestriels avec la banque

· Surveillez régulièrement les comptes bancaires et rapprochez les relevés bancaires tous les mois.

· Mettre à jour régulièrement les prévisions de trésorerie

TRÉSOR

· Superviser le processus des comptes débiteurs et les opérations de petite caisse

· Responsabilités en matière de gestion de trésorerie

· Gestion des cartes de crédit à la Poste

RAPPORTS

· Rapport mensuel de comptabilité de publication réseau

· Répondre aux demandes mensuelles de prévisions budgétaires du hub Finance

· 1 membre du personnel

· Un budget complexe

• Compétences en communication, maîtrise de l’anglais écrit et parlé.
• Compétences informatiques (y compris la maîtrise des progiciels MS Office, c’est-à-dire Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Compétences organisationnelles et bonne attention aux détails
• Bonnes compétences en service à la clientèle
• Bonne relation interpersonnelle – capable de traiter avec tout le personnel et les équipes au sein du haut-commissariat
• Des compétences de communication excellentes/fluides en anglais (écrit et parlé) sont essentielles. Capable d’exprimer des idées et des messages de manière claire et concise.
• Un diplôme en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe et avec trois (3) ans d’expérience dans un rôle de gestion financière.
• Expérience antérieure en gestion hiérarchique.
• Bonne compréhension de la budgétisation, des prévisions et du suivi budgétaire.
• Aptitude à travailler sous pression de sa propre initiative et en suivant les règles et procédures obligatoires. Capacité de comprendre et d’interpréter les politiques, règlements et règles.
• Expérience éprouvée dans la livraison de résultats à un niveau élevé dans des délais serrés. Solides compétences multitâches, organisationnelles et de gestion du temps, avec une excellente attention aux détails.
• Solides compétences en analyse, avec d’excellentes compétences en résolution de problèmes et en prise de décision.
• Engagé dans l’apprentissage et le développement pour soi-même et l’équipe.