L’Ambassade Britannique recrute pour ce poste (04 Mai 2023)

Il s’agit d’un poste passionnant et stimulant au sein de l’équipe qui opère au cœur des opérations de l’ambassade britannique. Ce poste se concentre sur le travail en tant qu’agent de conformité au sein de l’équipe de stratégie et de livraison.

Vous devrez :

1. Fournir un soutien administratif au Chef du Centre de l’efficacité des programmes et de la gestion des risques (PERM), qui est également le gestionnaire des risques de l’ambassade, pour :

• Faire progresser les normes de conformité dans la gestion des programmes et le programme d’assurance dans l’ensemble du bureau, en utilisant nos technologies et outils existants, ainsi que pour développer des outils supplémentaires à utiliser le cas échéant.
• organiser et fournir les points principaux / enregistrement des actions des réunions du Conseil du programme, mettre à jour le suivi des actions et assurer le suivi avec les équipes pour assurer l’achèvement – en partageant les meilleures pratiques au besoin.
• gérer et tenir à jour l’aperçu prospectif de l’équipe des dates clés, des problèmes et des éléments que l’équipe doit livrer. Identifier les risques à l’achèvement tôt et discuter des mesures d’atténuation avec les collègues concernés.

2. Fournir un soutien flexible dans l’ensemble de l’ambassade et contribuer à la réalisation plus large des objectifs de l’ambassade, par exemple en aidant à effectuer des visites de haut niveau en RDC depuis le Royaume-Uni.

Pour bien faire ce travail, vous devrez établir des contacts avec nos équipes internes qui mettent en œuvre le programme britannique de soutien à la RDC. Vous travaillerez également en étroite collaboration avec nos autres membres du personnel interne à l’ambassade britannique et au siège de notre FCDO pour assurer les bonnes pratiques et l’apprentissage des leçons. Vous veillerez à ce que le Centre d’efficacité des programmes et de gestion des risques reste aussi flexible que possible pour répondre aux besoins du bureau et des partenaires, et pour que l’ambassade maintienne ses normes élevées de conformité.

Nous avons tous la responsabilité d’adopter les changements du FCDO à mesure qu’il se transforme, de construire la culture que nous voulons voir et de transmettre notre déclaration culturelle dans la façon dont nous dirigeons et nous comportons envers les autres; La façon dont nous prenons les décisions et dont nous faisons le travail est la responsabilité de tous.

Dans votre rôle de responsable de la conformité, vous devrez :

• Aider le chef de notre centre d’efficacité des programmes et de gestion des risques (PERM) à coordonner les processus inter-ambassades. Il s’agira notamment de :
• Assurer la liaison avec les adjoints exécutifs de notre ambassadeur, de notre directeur du développement et de notre personnel au sens large pour organiser les dates dans les agendas électroniques des réunions trimestrielles du conseil de programme de l’ambassade; et diriger la finalisation des ordres du jour des réunions du Conseil du programme avec le responsable du hub PERM.
• Discuter de manière proactive avec le responsable du hub PERM des actions clés et des risques liés à l’exécution des tâches clés de l’entreprise, en s’assurant que les actions prioritaires sont comprises et que les tâches quotidiennes sont gérées en conséquence.
• Rédiger les procès-verbaux du Conseil de programme et d’autres réunions au besoin, partager les comptes rendus et les notes de discussion pour assurer une piste d’audit pour les décisions.
• Travailler avec le responsable du hub PERM pour:
• Suivre les progrès réalisés en matière de conformité à nos programmes, y compris la gestion des risques, et veiller à ce que les lacunes soient comblées ;
• Partager des informations et informer régulièrement tous les collègues des nouvelles règles et orientations du cadre opérationnel du programme du FCDO. Vous devrez également rester flexible pour aider dans des domaines de travail spécifiques et discrets lorsque les équipes de politiques et de programmes inter-bureaux ou le bureau du siège l’exigent (par exemple, capacité de pointe interne en cas de crise, planification des visites, etc.).

Vous devrez également rester flexible pour aider dans des domaines de travail spécifiques et discrets lorsque les équipes de politiques et de programmes inter-bureaux ou le bureau du siège l’exigent (par exemple, capacité de pointe interne en cas de crise, planification des visites, etc.).

• Est un joueur d’équipe solide et qui a de l’expérience dans l’établissement de relations internes et externes efficaces et le travail efficace entre les équipes.
• Est un communicateur clair et confiant (écrit et oral), tant interne qu’externe – en français et en anglais. Cela sera testé dans le cadre du processus de recrutement.
• Avoir une approche flexible de votre travail en général, avec une expérience de l’adaptation rapide pour répondre à l’évolution des priorités, des structures et des processus et être ouvert à offrir votre soutien dans tout le bureau en cas de besoin.
• Est capable de prendre l’initiative proactive et positive de faire avancer les choses, en gérant bien sa propre charge de travail dans un environnement de travail en évolution rapide.
• Bonne capacité d’organisation, est méthodique et minutieux et avec la capacité de s’assurer que votre travail est terminé dans des délais serrés.
• Une connaissance pratique de tous les programmes de la suite Microsoft Office.