La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
ACTIVITES PRINCIPALES
L’Administrateur.trice Terrain doit avant tout:
- Agir en lien avec le mandat d’ALIMA, les principes humanitaires et le principe de “do no harm / ne pas nuire” ;
- Respecter la stratégie opérationnelle définie avec les autres coordinateurs (collaborer avec les autres acteurs humanitaires, internationaux et gouvernementaux présents dans la zone d’intervention.
- Comptabilité
- Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers) ;
- Mise en œuvre du guide d’imputation pays (codes comptables, projets et axes analytiques, codes bailleurs ;
- Gestion des caisses et banques de son projet ;
- Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, checker/comparer les écritures comptables par rapport au tableau d’affectation et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale ;
- Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
- Gestion de la trésorerie
- Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet ;
- Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques ;
- Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle ;
- Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
- Gestion générale des moyens
- Gestion adéquate des structures (choix, organisation, contrats, intendance, assurance,) ;
- Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour ses terrains ;
- Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.) ;
- En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources ;
- Tenue à jour de l’archivage administratif de la mission.
- Gestion budgétaire
- Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources ;
- Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources ;
- Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH ;
- Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, alerter le Coordinateur en cas de Gap.
- Gestion administrative du personnel national
- Suivi et mise à jour de la paie et des dossiers du personnel (Homère) ;
- Veille, sous la responsabilité du coordinateur Finances et RH à la diffusion des documents, de référence RH au personnel et en assure le respect des principes, (règlement intérieur, procédure de gestion des abus…).
- Gestion qualitative du personnel
Composition des équipes
- Mise à jour des organigrammes ;
- Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour.
Bilans individuels
- Planification des bilans ;
- Mise à disposition des équipes des documents nécessaires pour la réalisation des bilans ;
- Elaborer un planning de congé annuel de son projet ;
- Elaborer un plan de formation de son projet.
Communication interne et représentation du personnel
- Diffusion de l’information du personnel sur l’association et la mission ;
- Organisation des réunions du personnel.
Recrutement
- Soutien aux coordinateurs concernant le recrutement (processus, entretien, etc.).
La liste des taches n’est pas exhaustive. Il/elle pourra être amené·e à exercer d’autres tâches en fonction des besoins du projet
EXPERIENCES et COMPETENCES
- Expériences :● Expérience préalable dans contextes d’urgence ;● Expérience préalable en gestion d’équipe multiculturelle.● Capacité d’écoute et empathie ; ● Animation et motivation d’équipes ;● Esprit orienté vers la résolution de problèmes ;● Capacité à définir des priorités ;● Autonomie ;● Capacité de prise d’initiative et de décision ;● Flexibilité ;Langues :
- ● La maîtrise orale et écrite du français est indispensable.
- ● Maîtrise de l’outil informatique (GSuite et pack office).
- ● Bonne gestion du stress ;
- ● Sens des responsabilités ;
- ● Établissement de réseaux de contacts et capacité à maintenir une posture neutre face à des acteurs opposés dans le cadre d’un même conflit armé ;
- ● Organisation des rôles et délégation de tâches au sein d’une équipe ;
- ● Capacité à identifier et anticiper les problèmes et les risques ;
- ● Communication facile ;
- Compétences :
- ● Une qualification dans la gestion RH et administrative est un atout ;
- ● Expérience préalable à un poste équivalent en ONG Internationale ;
CONDITIONS
- Durée et type de contrat : CDD de droit français de 6 mois, avec possibilité de renouvellement selon la disponibilité des fondsSalaire : Selon grille salariale ALIMA + valorisation de l’expérience + PerdiemALIMA prend en charge : ● Les frais d’hébergement● L’évacuation pour l’employé et ses ayants droits
- ● La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
- ● Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
- Prise de poste : Février 2023
DOCUMENTS A ENVOYER
- Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 07/02/2023
Les candidatures féminines sont fortement encouragées. - Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV au format PDF + Lettre de Motivation au format PDF) seront étudiées.
