L’Alliance pour l’Action Médicale Internationale (ALIMA) recrute (08 Mars 2023)

Mission et activités principales

• Le Superviseur Administratif est responsable de la gestion des dossiers administratifs du personnel national et de la gestion administrative et comptable du projet où il travaille.

Fonction & Responsabilités
Gestion administrative du personnel :

• Attribue le travail, fournit des directives au personnel et s’assure que les tâches assignées sont terminées. Assure une couverture efficace et appropriée du personnel.
• Surveille les performances du personnel. Fournit des commentaires sur leurs performances et procède à une évaluation des performances.
• Participe au recrutement et à la sélection du personnel en exécutant des tâches telles que la publicité des postes vacants localement, la sélection des CV, les entretiens avec les candidats et la contribution à la sélection.
• Évalue, élabore et recommande les procédures et pratiques de bureau à la haute direction. S’assure que les politiques, pratiques et procédures approuvées du bureau sont comprises et suivies.
• Effectue diverses tâches de secrétariat telles que la rédaction et la dactylographie de la correspondance courante, l’organisation de réunions et la rédaction de procès-verbaux.
• Maintient une variété de dossiers financiers tels que la petite caisse, les bons de commande et les demandes de chèques. Contribue à l’élaboration du budget.
• Tient à jour les informations sur le personnel et les programmes à l’aide d’un tableur et/ou d’un logiciel de base de données.
• Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.

Gestion de la paie :

• Il capte les éléments variables de la masse salariale dans Homer
• Il valide les demandes d’acomptes et les enregistre sur Homer,
• Il collecte les feuilles de présence et note les différentes absences, collecte les cartes d’heures supplémentaires et vérifie leur validité, et les saisit dans le logiciel de paie Homer il établit les bulletins de paie mensuels
• Il publie les bulletins et vérifie que chaque bulletin est correctement établi,
• Il fait vérifier et cibler les fiches de salaire par le logisticien-administratif ou le responsable administratif terrain,
• Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois. En fin de contrat, il établit les soldes de tous les comptes
• Il vérifie les droits aux congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie,
• Il/elle imprime les fiches de paie et remet aux personnels et aux dossiers une copie reconnue
• Il fait cibler et transmettre ces éléments au salarié.

Gestion administrative et comptable :

• Il/elle est en charge de la gestion comptable sous la supervision du responsable logistique et administratif et sous la responsabilité du Comptable, dans le strict respect des procédures internes ALIMA
• Il signale les incohérences au Coordonnateur comptable ou au Coordonnateur administratif terrain.

Gestion de l’argent :

• Il est responsable des sommes qui lui sont confiées dans son coffre-fort et les gère avec discrétion
• Tient à jour des cahiers de suivi (pour les avances opérationnelles, la paie, les avances fournisseurs) et s’assure que les avances sont livrées à temps, justifiées par des factures et ne s’accumulent pas,
• S’assure au moins hebdomadairement que son inventaire physique correspond au solde de son cahier de travail en présence de son superviseur,
• Vérifie le solde des relevés bancaires,
• Signe toute différence en espèces sur son carnet et son manager dès qu’il la trouve.
• Planifie les demandes de trésorerie en fonction des besoins quotidiens au cours du mois (avances sur salaire, paie de fin de mois, besoins quotidiens – avances opérationnelles et paiement direct
• Fournit la trésorerie mensuelle avec son superviseur et la communique au coordinateur financier,
• Signale à son superviseur tout changement opérationnel pouvant nécessiter des fonds supplémentaires. Il doit payer les fournisseurs à temps (paiement direct / avances opérationnelles),
• Reçoit les factures et quittances, s’assure de leur cohérence et de leur conformité, de leur validation par le responsable des achats et conformément à la procédure d’achat en vigueur,
• Informe son superviseur de toute différence de prix et de quantité détectée afin de la résoudre ou de la valider,
• Payez par les moyens les plus appropriés (espèces, chèques, virements) et assurez-vous qu’ils sont bien reçus par le destinataire (cachet, signature…).
• Mise en place de mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
• S’assure que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté connaissent la politique d’ALIMA et ont accès aux informations (mécanisme d’escalade des plaintes, point focal…).
• Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation
• Met en œuvre les normes relatives à la prévention des abus de pouvoir, des violences basées sur le genre et des violences sexuelles.
• S’assure que les membres de l’équipe et les partenaires impliqués dans le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent des sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
• Contribue à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires du projet.

Qualifications

• Éducation: Diplôme / HND en comptabilité, administration des affaires ou autre domaine connexe.
• Expérience : 2 ans d’expérience. L’expérience des ONGI est un atout supplémentaire.

Langue:                        

• Langue locale indispensable. Langue de la mission souhaitable.

Connaissance:

• Mathématiques de base essentielles et utilisation d’équipements de mesure.
• Connaissances informatiques souhaitables (word, excel)
• Capacité souhaitable d’effectuer des réparations de base.

Compétences :

• Résultats.
• Travail en équipe.
• La flexibilité.
• Engagement.
• La gestion du stress.