AVIS A MANIFESTATION D’INTERET
(SERVICES DE CONSULTANT – SELECTION DE CONSULTANT INDIVIDUEL)
AVIS DE RECRUTEMENT DE PERSONNEL COMPLEMENTAIRE POUR L’UNITE D’EXECUTION DU PROJET RESPITE-TOGO
AMI N° N° 006/AT2ER-RESPITE/PRMP/2024
N° du Prêt : crédit IDA N° 7265 – TG
AVIS DE RECRUTEMENT
Postes à pourvoir :
• Un (e) assistant (e) administratif (ve) ;
• Deux (02) chauffeurs.
Le gouvernement de la République togolaise a obtenu un financement de l’Association Internationale de Développement (IDA), pour financer le Projet Régional d’Intervention d’Urgence dans le Secteur de l’Energie Solaire (RESPITE) et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce prêt pour effectuer des paiements au titre des contrats relatifs au renforcement de l’Unité d’Exécution du Projet (UEP) RESPITE au Togo.
L’Agence Togolaise d’Electrification Rurale et des Energies Renouvelables (AT2ER) en charge de la mise en œuvre du projet se propose d’utiliser une partie du financement pour effectuer les paiements autorisés au titre des contrats qui résulteront du présent avis de recrutement dont les postes à pourvoir sont ci-dessus cités.
Les TDR sont disponibles à l’AT2ER et peuvent être obtenus par mail à l’adresse ci-après :
[email protected] avec copie à [email protected]. Les missions et les profils pour chaque poste sont détaillés ci-après :
A. L’ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)
1. Mission
Placé sous l’autorité du Coordonnateur du Projet, l’Assistant (e) Administratif (ve) assure la tenue du secrétariat, la réception, l’envoi et le classement des courriers.
Plus spécifiquement les principales tâches à exécuter sont :
– Assurer le traitement des documents du Projet (correspondances administratives, télécopies, messages et courriers électroniques, notes de service, rapports, procès-verbaux, comptes- rendus, etc.) ;
– Soumettre les documents au Coordonnateur de Projet pour signature ;
– Tenir les registres pour le suivi du courrier « départ » et courrier « arrivée » ;
– S’assurer de l’enregistrement et de la ventilation du courrier en provenance ou à destination des autres services et acteurs de la mise en œuvre du projet ;
– Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;
– S’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par l’agent habilité ;
– Expédier, recevoir, distribuer, classer et archiver les courriers électroniques ;
– Rédiger des rapports et/ou procès-verbaux des réunions périodiques internes ;
– Procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, etc…) ;
– Gérer le système de classement et de suivi des dossiers et veiller à leur confidentialité ;
– Tenir le dossier de chacun des différents acteurs du Projet de façon à sauvegarder les échanges entre l’Unité d’Exécution du Projet et les différents acteurs ;
– Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs en tenant compte de l’agenda du Coordonnateur du Projet ou des autres cadres de l’équipe ;
– Assurer un accueil de qualité en veillant à la prise en charge des visiteurs ;
– Assurer la tenue de l’agenda du Coordonnateur du Projet (rappel des réunions et obligations prévues/programmées) ;
– Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs ;
– Assurer le standard du Projet et cordonner les contacts extérieurs
– Tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités du Projet ;
– Préparer les ordres de mission et prendre les dispositions relatives aux déplacements des équipes de mission en assurant la liaison avec les autres services ;
– Gérer les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien (stock, entrées, sorties et approvisionnement) ;
– Participer aux inventaires ;
– Exécuter toute tâche ou mission liée à au secrétariat assignée par le Coordonnateur du Projet et toutes autres tâches jugées nécessaires au poste.
2. Qualification et expérience requises
– Avoir, en plus du BAC G1, A4 ou équivalent, au minimum un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat et bureautique ou dans un domaine connexe ;
– Avoir au moins cinq (05) ans d’expériences professionnelles, dont au moins deux (02) ans à un poste similaire (Secrétaire Particulier ou Assistant) dans une organisation ;
– Avoir une bonne connaissance du français ;
– Maîtriser parfaitement l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et l’internet.
Les aptitudes particulières exigées sont les suivantes :
– Etre apte à travailler en équipe ;
– Etre dynamique, loyal (e) et engagé (e) ;
– Etre capable de produire des résultats sous pression ;
– Avoir d’excellentes qualités humaines et morales ;
– Etre discret et pragmatique.
3. Durée et lieu de travail
Le poste est basé à Lomé. Le contrat de l’Assistant Administratif est d’un (01) an renouvelable sous réserve d’une évaluation annuelle concluante des performances.
B. LES CHAUFFEURS
1. Mission
Placés sous l’autorité du Coordonnateur du Projet, la principale mission des chauffeurs sera de conduire les véhicules du projet qui leur seront affectés pour les activités du projet nécessitant un déplacement (rendez-vous officiels, courses, missions à l’intérieur et distribution du courrier, etc.) avec toute la discrétion requise et conformément au code de la route et autres dispositions règlementaires applicables, notamment en ce qui concerne le port de la ceinture de sécurité, l’usage du téléphone au volant, etc…).
Plus spécifiquement, les chauffeurs sont chargés de :
– Se tenir à la disposition du personnel du projet pour les déplacements occasionnés par le service ;
– Conduire les véhicules du Projet pour transporter le personnel autorisé ;
– Anticiper toutes difficultés techniques et les signaler rapidement en cas de survenance ;
– S’assurer que les véhicules disposent de pièces prévues par la réglementation ;
– Réaliser les actions appropriées en cas d’accident, notamment informer le supérieur hiérarchique, prendre des photographies des dommages et participer au processus de constat de police ou de gendarmerie ;
– Conduire le véhicule du projet et tout autre véhicule qui leur sera confié sur la ville de Lomé, vers les grandes villes et les zones rurales et hors des frontières du pays ;
– Assurer d’une manière sûre et responsable tous les déplacements professionnels des membres et collaborateurs du projet, les hôtes et les visiteurs officiels ;
– Veiller à la planification et à la préparation des déplacements (itinéraires, temps de déplacement, respect des horaires, etc.) ;
– Accueillir les visiteurs du projet à l’aéroport et leur faciliter les formalités de voyage ;
– Assurer le suivi technique et l’entretien quotidien du véhicule (vérification de l’huile, de l’eau, de la batterie, des freins, des pneus, etc.), les révisions et réparations éventuelles et les visites techniques nécessaires ;
– Assurer la propreté (intérieure et extérieure) des véhicules ;
– Aider à la logistique en cas de manifestations (séminaires, ateliers, foires, etc.) ;
– Veiller à ce que les réparations soient portées à la connaissance du coordonnateur du projet et suivre leur exécution ;
– Distribuer et aller chercher du courrier, des documents et d’autres objets à des heures régulières ;
– Effectuer des courses de la coordination et faire des petits achats ;
– Tenir de manière précise et consciencieuse le carnet de bord, le registre de consommation d’essence, des vidanges, des graissages, des réparations, etc. ;
– Exécuter toutes autres tâches qui leur seront confiées par le Coordonnateur du projet ;
– Accomplir toutes tâches qui peuvent leur être confiées en rapport avec leur fonction.
2. Profil recherché
Le chauffeur doit :
– Disposer au moins du diplôme de Brevet d’Etudes du Premier Cycle (BEPC) ;
– Disposer d’un permis de conduire de catégorie B ;
– Avoir des connaissances minimales en mécanique / électricité automobile afin d’être apte à effectuer des réparations mineures sur les véhicules le cas échéant ;
– Disposer d’au minimum trois (03) ans d’expérience générale en qualité de chauffeur dans une structure publique ou privée et dans l’utilisation de véhicules de type berline et 4 x 4 ;
– Avoir exercé comme chauffeur sur un projet financé par les partenaires techniques et financiers pendant au moins deux (02) ans ;
– Justifier d’une expérience de missions effectuées dans les zones rurales du pays ;
– Avoir une bonne connaissance des règles de conduite et de sécurité routière ;
– Avoir une aptitude à travailler en équipe ;
– Etre disponible pour le travail selon les exigences de la coordination du projet ;
– Avoir de l’intégrité professionnelle et justifier d’une bonne moralité : loyauté, discrétion, discipline, flexibilité, ponctualité ;
– Avoir une bonne capacité de relations interpersonnelles, d’adaptation, de priorisation, une ouverture d’esprit, du dynamisme et de la patience ;
– Respecter la diversité culturelle, le sexe, la religion, la race, la nationalité, l’âge.
– Maîtriser la langue française (parlé et écrit) ;
– Accepter de travailler en dehors des heures de service.
C. PIECES A FOURNIR POUR CHAQUE POSTE
– Une lettre de motivation précisant le poste souhaité ;
– Une déclaration de disponibilité ;
– Un curriculum vitae daté et signé avec la mention « je certifie en toute conscience que les informations données sont exactes et rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience professionnelle » ;
– Mentionner sur le CV deux (02) noms et contacts de référence pouvant attester de la bonne moralité ;
– Une copie légalisée des diplômes ;
– Une copie des attestations de travail ;
– Un casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
– Une copie légalisée de la nationalité (pour ceux disposant de l’ancienne nationalité et un duplicata pour ceux qui ont la nouvelle nationalité) ;
– Un certificat médical signé par un médecin du travail attestant que le candidat est physiquement apte à occuper le poste pour lequel il postule ;
– Les résultats d’un test d’acuité visuelle datant de moins de trois (03) mois, effectué par un médecin spécialiste habileté (uniquement pour la candidature au poste de chauffeur).
N.B. : Les candidats aux différents postes ci-dessus énumérés doivent être âgés d’au moins vingt-cinq (25) ans et de quarante-cinq (45) ans au plus à la date de soumission. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Les dossiers de candidatures peuvent être envoyés par mail ou déposés sous plis fermés avec en objet ou sur l’enveloppe la mention « Recrutement du personnel complémentaire de l’UEP RESPITE- TOGO- Poste……… (préciser le poste souhaité) ».
Les dossiers seront reçus tous les jours de 08 h à 12 h et de 14 h 30 à 17 h à partir de la date de publication du présent avis. La clôture des dépôts de candidature est fixée au 17 mai 2024 à 10 h 00 à l’adresse indiquée ci-dessous.
Agence Togolaise d’Electrification Rurale et des Energies Renouvelables (AT2ER) A l’attention de la Personne Responsable des Marchés Publics Bureau du Secrétariat,
503 rue de la Binah, Tokoin Gbonvié, non loin de la clinique ATBEF Lomé-TOGO
Tél. : (+228) 22 21 21 44
[email protected] avec copie à [email protected].
Lomé, le 18 Avril 2024 Le Directeur Général Dr. Tchapo A. SINGO
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