Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Description de la mission
Description du poste
L’assistant.e de projet administratif, financier et logistique sera basé(e) à Cotonou sous la supervision de la cheffe de projet. Ses missions, en appui de la mise en œuvre opérationnelle du projet, se déclineront autour de trois axes. En complément, l’assistant.e sera également mobilisé(e) dans le cadre des procédures administratives visant à consolider l’implantation administrative et financière des projets d’Expertise France au Bénin (ouverture d’un compte bancaire, conformité avec les obligations fiscales etc.).
1) Gestion administrative
- Appuie la passation des contrats de mise en œuvre dans le cadre de la mobilisation d’expertise et la réalisation d’événements (contrats d’expertise individuelle, prestations de services, marchés) selon les règles en vigueur dans l’agence ;
- Suit la consommation des contrats et met à jour des tableaux de bord existants ;
- Traite et suit les demandes de paiements des prestations (services, expertise individuelle, achat de matériel) ;
- Collecte les pièces justificatives à l’issue des missions et prépare les documents nécessaires pour le paiement des frais de mission ;
- Collecte, classe et archive les pièces administratives (contrat principal du projet, marchés, contrats de mise en œuvre,) en version papier (originale) et en version électronique ;
- Met en page les documents produits dans le cadre du projet (termes de référence, rapports, publications diverses etc.) ;
- Rédige les comptes rendus (CR) de réunions ;
- Aide à la recherche documentaire, indexation, classement et archive les documents.
2) Gestion budgétaire, financière et comptable
- Vérifie la comptabilité et la bonne tenue du suivi financier ;
- Collecte et vérifie la conformité et l’archivage des pièces justificatives et comptables de l’équipe projet et/ou Partenaires (feuilles de temps, attestations de bonne réalisation de services), des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise
- Suit les avances et leurs soldes ;
- Sous la supervision de la cheffe de projet adjointe, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
- Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires (rapprochement bancaire) ;
- Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires ;
- Tient à jour les tableaux de bord existants (suivi des avances, planification budgétaire mensuelle etc.) ;
- Vérifie la conformité des demandes de paiement avec les engagements (conventions de subventions, contrats et accords) ;
- Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien la cheffe de projet adjointe.
3) Gestion logistique
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions, voyages d’étude etc.) ;
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : réservation des déplacements, de l’hébergement, paiement des per diem, obtention des visas, transmission de la documentation liée au projet;
- Appuie la gestion du portefeuille de prestataires locaux : pré-identification, mise en concurrence, négociation des devis, suivi des prestations et traitement de la facturation ;
- Veille à l’application des procédures mises en place par le Département de la sûreté des opérations et des instructions associées le cas échéant.
Description du projet ou contexte
Le Plan d’Investissement Stratégique pour le Développement (PISD) vise à concrétiser les objectifs de la Stratégie interministérielle française d’appui à une meilleure mobilisation des ressources intérieures publiques (MRIP) dans les économies en développement, qui accorde une attention particulière à la modernisation des politiques et des administrations fiscales et douanières. La promotion des droits des femmes et de l’équité femme-homme étant un axe transversal de la politique de coopération française, rappelé lors du dernier CICID de 2023, la seconde phase du PISD doit également permettre de renforcer l’égalité de genre dans les systèmes fiscaux et douaniers des économies en développement pour permettre une croissance inclusive et durable.
Le projet GET Gender Equality in Taxation, financé par le PISD, a pour objectif de contribuer à réduire les inégalités de genre dans les systèmes fiscaux et douaniers africains en soutenant :
- Le renforcement des actions pour réduire les inégalités de genre dans les politiques, les structures et l’exercice des fonctions des administrations fiscales et douanières.
- La structuration et une meilleure visibilité du plaidoyer visant à réduire les inégalités de genre dans les systèmes fiscaux et douanier en Afrique ;
Le projet GET cible donc des inégalités de genre à trois niveaux, au sein des systèmes fiscaux et douaniers africains :
- Les politiques fiscales et douanières ;
- Les administrations fiscales et douanières ;
- Les services aux contribuables/usager.es.
L’équipe projet est composée des personnes suivantes :
- Cheffe de projet
- Adjointe à la cheffe de projet
- Assistant.e administratif, financier et logistique
- Expert.e chercheur.se
Le projet ambitionne de rayonner sur les pays de l’Afrique de l’Ouest et Centrale en priorité.
Avec une forte identité recherche, le projet souhaite mettre à profit la production de connaissances pour identifier, et ainsi contribuer à la réduction des inégalités de genre dans les systèmes fiscaux et douaniers africains au bénéfice des administrations des pays partenaires et de leurs contribuables.
Le projet GET vise également à créer un réseau de partenaires travaillant de manière coordonnée sur la question des inégalités de genre dans les systèmes fiscaux et douaniers africains. Ces liens seront tissés entre les administrations fiscales et douanières partenaires, les contribuables et les organisations de la société civile, le monde de la recherche, les organisations internationales, et tout autres partenaires techniques et financiers du développement.
Le projet GET se structure en deux composantes :
- Composante 1 : Des actions concrètes sont menées pour réduire les inégalités de genre dans les systèmes fiscaux.
- Composante 2 : Le plaidoyer visant la réduction des inégalités de genre dans les systèmes fiscaux se structure et gagne en visibilité.
L’année 2024 sera consacrée à la montée en puissance du projet incluant : le recrutement de l’équipe projet, la finalisation du dispositif SERA, la construction d’un plan de communication, l’identification de besoins d’appuis des partenaires du projet, la mise en place d’une facilité à destination des administrations bénéficiaires du projet, etc. Le projet est prévu pour une durée de trois ans et demi.
Profil souhaité
Qualifications et compétences techniques
- Formation supérieure de Bac+2/+3 en comptabilité, gestion administrative et financière, ou domaine équivalent assortie de deux à trois ans d’expérience en matière de gestion administrative et financière ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint ;
- Des compétences juridiques seraient un atout.
Compétences transverses
- Très bonnes capacités rédactionnelles ;
- Maitrise des méthodes de prise de notes et de rédaction des courriers, de documents administratifs simples et de compte-rendu de réunions ;
- Très bonnes capacités relationnelles, sens de la diplomatie et de la communication (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Capacité d’organisation sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
- Rigueur et méthode ;
- Sens des responsabilités ;
- Autonomie, dynamisme, et proactivité ;
- Réactivité et flexibilité.
Langues
– En plus d’une parfaite maitrise du français, une bonne connaissance de l’anglais est requise (B2).
Date limite de candidature : 09/08/2024 11:32
