L’Agence publique des USA (USAID) recrute pour ce poste (07 Novembre 2023)

01Annonce de poste vacant : Bureau Exécutif USAID/Mali – Assistant Administratif (Roving)

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/

N° REF :                     72068824R10003 (doit être inséré dans la ligne d’objet de l’e-mail)

NIVEAU GRADE :          9 013 183 – 13 970 431 FCFA équivalent à FSN-7 . Conformément à l’Annexe J de l’AIDAR et au Plan de compensation local de l’USAID/Mali . La compensation finale sera négociée dans la limite de la valeur marchande indiquée.

OFFRANTS ÉLIGIBLES : Ressortissant d’un pays coopérant (CCN) – une personne physique qui est un citoyen d’un pays coopérant ou un citoyen d’un pays non coopérant légalement admis pour la résidence permanente dans le pays coopérant.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

FONCTIONS DE BASE : Ce poste est à situer au sein de la Direction de la Gestion des Ressources Humaines (GRH). L’objectif principal de ce poste est de servir d’assistant administratif itinérant (RAA) fournissant un soutien à l’échelle de la mission aux différents bureaux/équipes selon les besoins et, à ce titre, d’effectuer une gamme complète de fonctions procédurales, administratives et de secrétariat. La fonction principale est d’assurer la couverture des programmes, de l’administration et du secrétariat pour les adjoints administratifs qui sont en congé ou absents de leur poste. De plus, l’adjoint administratif itinérant soutiendra les bureaux/équipes avec des tâches de bureau et administratives occasionnelles selon les besoins et le calendrier le permet. Les tâches de bureau et administratives à l’échelle de la mission seront coordonnées par le Bureau de gestion des ressources humaines. L’adjoint administratif itinérant doit être polyvalent et capable de contribuer à diverses tâches administratives.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif et programmatique (70 %)

Classement : RAA établit et maintient les dossiers conformément aux normes établies par le superviseur de la gestion des dossiers de mission et de la correspondance au sein du bureau exécutif et par l’USAID/Washington et marque la correspondance et les autres documents à classer, et classe en conséquence en fonction des besoins du personnel et de l’ADS.

Correspondance : RAA aide à examiner la correspondance entrante , à acheminer et à enregistrer la correspondance, à rédiger, éditer et finaliser la correspondance sortante et à faire des copies de la correspondance si nécessaire. Le RAA maintient le contrôle de l’organisation, établit et maintient des systèmes de suivi informatisés pour suivre les actions, reçoit et filtre les courriers, rédigeant des réponses non techniques aux correspondances et lettres de routine.

Gestion de l’information : RAA suit les enregistrements, fichiers et autres documents pour assurer une gestion efficace des informations au sein du bureau. Responsable des petites tâches de copie ou d’acheminement des tâches vers le centre d’affaires, le cas échéant. Responsable de garantir que les rapports et autres informations et documents sont acheminés et distribués de manière appropriée.

Gestion des documents : RAA suit tous les documents en cours de dédouanement au sein de la mission et avec les partenaires extérieurs. Aide l’assistant de programme à suivre les MAARDS et autres documents contractuels.

Téléphone et réception : RAA s’assure que les téléphones reçoivent une réponse et qu’ils répondent, acheminent et rédigent des messages pour tous les appels entrants. Aide à passer des appels internationaux. Reçoit les accompagnateurs et oriente les visiteurs.

Temps et présence : RAA garantit la soumission en temps opportun des rapports de temps et de présence pour les embauches directes aux États-Unis (USDH), les ressortissants de pays tiers et les entrepreneurs de services personnels (PSC). Coordonne les évaluations du personnel, la formation et les plans de congés.

Propriété et entretien : RAA entretient et suit le matériel et les fournitures de bureau. Réquisitionner des biens durables et des fournitures de bureau selon les besoins ; soumet les demandes d’entretien et de réparation.

Support logiciel et informatique : RAA est l’un des dépanneurs logiciels résidents des bureaux/équipes et assure la liaison avec le bureau des systèmes d’information. Fournit une assistance dans les logiciels de base, le formatage, la préparation des documents, les fonctions d’imprimante et de copieur, la maintenance du matériel, la disponibilité des pièces de rechange et des consommables. Il/elle assistera les entrepreneurs et les bénéficiaires dans leurs demandes de visa pour les formations aux États-Unis.

Support programmatique : RAA fournit un support de sauvegarde programmatique, notamment en fournissant aux partenaires et aux clients des informations sur des sujets et des problèmes qui n’impliquent pas de sujets de questions spécialisées ou de fond. Peut aider au besoin en fournissant une assistance au programme une fois que la compétence adéquate est développée. Développe une relation de travail avec les partenaires et les responsables appropriés pour faciliter la circulation de la documentation et de l’information et pour aider à la coordination du programme.

Voyage et soutien logistique (30%)

Aide aux voyages : RAA organise et veille à ce que les voyages de tous les membres du bureau/de l’équipe et des partenaires de mise en œuvre suivent les procédures officielles de l’USAID. Effectuer les arrangements de voyage, d’hôtel et de pool automobile. S’assure que tous les documents de voyage requis (par exemple, les visas) sont préparés. Prépare les autorisations de pays pour le personnel officiel. Prépare les demandes de voyage et les bons de voyage conformément aux politiques officielles.

Soutien logistique : RAA fournit un soutien logistique aux membres du bureau/de l’équipe, aux entrepreneurs et aux TDYers à la demande du superviseur. Organise le soutien logistique, administratif ou de gestion tel que la planification et l’aide à l’organisation des réunions, le traitement et le soutien des visiteurs, ainsi que la coordination des arrangements et des horaires. Coordonne et aide à l’organisation de réunions, de conférences et d’ateliers. 

QUALIFICATIONS MINIMALES

1. Éducation : Un diplôme d’études secondaires est requis. La possession d’un certificat après avoir terminé une école de commerce ou de secrétaire est requise.
2. Expérience professionnelle antérieure : Au moins trois années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines du secrétariat, de l’administration ou du travail de bureau auprès d’une agence du gouvernement américain, d’organisations non gouvernementales (ONG), d’autres organisations donatrices, d’organisations gouvernementales hôtes ou d’institutions du secteur privé sont requises.
3. Compétence linguistique : une maîtrise de l’anglais de niveau IV (courant) et une maîtrise du français de niveau IV (courant) sont requises.
4. Connaissance du poste : Une bonne connaissance pratique de la nature et des objectifs du programme auquel il est affecté est requise. Une bonne connaissance des principes, techniques et pratiques du gouvernement américain dans le domaine de spécialisation professionnelle est requise. Une certaine connaissance des caractéristiques du pays hôte et de l’histoire du développement est requise. Une connaissance générale des méthodes et procédures de programmation du gouvernement américain est nécessaire, notamment dans le domaine de la diffusion et du traitement des documents. Doit avoir la capacité de déposer des documents électroniquement en utilisant le système d’information disponible. Il/elle doit avoir la capacité de surveiller la base de données du bureau/de l’équipe où les informations entrantes et sortantes sont conservées.
5. Compétences et aptitudes : Doit avoir la capacité d’établir et d’entretenir des contacts avec des homologues dans les agences d’exécution du gouvernement hôte et les organisations connexes du secteur privé. Capacité à obtenir, organiser, analyser, évaluer et présenter des informations et à organiser et rédiger des rapports clairs et concis qui sont principalement basés sur des faits mais parfois méthodiques. Capacité à coordonner le travail des employés de niveau inférieur, lorsque la mission l’exige. Il/elle doit être capable de communiquer efficacement tant oralement que par écrit. Il/elle devra préparer les documents de correspondance en anglais et/ou en français. La maîtrise des applications de traitement de texte et de feuilles de calcul, y compris la dactylographie en anglais et en français, est requise. Le titulaire du poste doit avoir une confiance en soi professionnelle et une maturité pour porter des jugements terre-à-terre.

L’énoncé complet des fonctions et des exigences de qualification est disponible sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent posséder les qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par un jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.

1. Expérience professionnelle antérieure 30 points
2. Connaissance du travail 30 points
3. Compétences et capacités 40 points

Les candidats peuvent aborder chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/

POUR POSTULER : Tous les CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.

Les candidats intéressés pour ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :

1. Les offrants éligibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (Informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels avec des particuliers) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2
2. CV ou curriculum vitae (CV) pertinent au poste pour lequel le candidat postule.
3. Lettre d’accompagnement d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent aux facteurs d’évaluation définis dans la présente demande de soumissions.
4. Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse électronique et leur(s) numéro(s) de téléphone. Les références doivent connaître la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans la demande de soumissions et ne doivent pas être des membres de la famille ou des proches.
5. Copie des diplômes ou de tout certificat pertinent ou lettre de recommandation soumise dans un simple fichier PDF consultable.
6. Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec leurs numéros de téléphone et leur adresse électronique et doivent conserver dans leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs candidatures.
7. Les offres doivent être reçues avant la date et l’heure de clôture spécifiées dans la section I, point 3, et soumises au point de contact dans la section I, point 4 de la sollicitation.
8. Les soumissions des candidats doivent clairement faire référence au numéro de sollicitation sur tous les documents pour garantir la prise en compte du dossier de candidature. L’objet de l’e-mail doit être : [Numéro de sollicitation 72068824R10003 ] – [ NOM DU CANDIDAT ]

DÉPÔT D’UNE CANDIDATURE : Indiquez le numéro de référence du poste vacant : 72068824R10003 dans l’objet de votre email. Si cela n’est pas correctement indiqué, votre soumission NE sera PAS récupérée.

Envoyez un e-mail à la Section de gestion des ressources humaines : [email protected] avec la référence ci-dessus dans la ligne d’objet.