LuxDev participe activement à la mise en œuvre de la politique de coopération au développement du gouvernement luxembourgeois qui vise pour l’essentiel l’éradication de la pauvreté ainsi que le développement durable, dans ses aspects sociaux, économiques et environnementaux.
Description
Le cabinet TALENTS PLUS CONSEILS Bénin recrute pour le compte de LuxDev, Agence luxembourgeoise pour la coopération au Développement :
UN (01) ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)(REF : TPC- 0325R01AAF)
Lieu de travail : Cotonou, Bénin
Missions et Responsabilités :
Le/la titulaire du poste est chargé. e de :
Volet Administration et Secrétariat
- Recevoir les visiteurs et les introduire chez les personnes concernées ;
- Gérer les appels téléphoniques à travers la centrale, prise de messages ;
- Gérer la communication, le courrier, le classement et l’archivage ;
- Traiter les courriers in et out suivant le système en vigueur ;
- Envoyer et réceptionner des fax et des courriers rapides ;
- Elaborer, diffuser traduire des courriers, courriels et notes ;
- Classer, archiver les documents (électronique et physique) suivant le système en vigueur ;
- Gérer et suivre les envois par courrier express (DHL) ;
- Faire la relecture et la correction de différents documents ainsi que la mise en page au style LuxDev ;
- Appuyer l’organisation et la logistique des réunions ;
- Contribuer à la réalisation des inventaires ;
- Encadrer le chauffeur et en assurer la gestion du planning ;
- Assurer la gestion des fournitures et consommables de bureau ;
- informer les collaborateurs du Bureau pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, du courrier et des mails ;
- Cogérer le planning des collaborateurs du Bureau notamment de la RR et de la chargée de programmes ;
- Organiser les missions et les ateliers ;
- Exécuter toute autre tâche confiée par le CAF en relation avec sa fonction et ses compétences ;
Volet Comptabilité et finances du bureau
- Suivre la trésorerie et établir les demandes d’approvisionnement des comptes banques des programmes ;
- Appuyer le cas échéant les équipes programme, le chargé de programmes et le RAF dans l’élaboration des programmations ;
- Traiter et préparer les factures aux visas et paiements ;
- Enregistrer et mettre les demandes de paiement dans le circuit des autorisations et validation conformément à la procédure de comptabilisation ;
- Préparer les moyens de paiement bancaires à la signature et tenir un état de suivi séquentiel des chèques ;
- Préparer les états nécessaires aux reportings financiers ;
- Préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des déclarations fiscales et sociales ;
- Préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des avances et des refacturations ;
- Soumettre le cas échéant les courriers et demandes relatifs aux exonérations et assurer le suivi ;
- Assurer les paiements en hors taxe conformément à l’Accord Général de Coopération entre le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg et le Gouvernement du Benin signé le 19.12.2022 et à l’éventuelle attestation d’exonération du programme ;
- Assurer les prélèvements à la source et notamment sur les paiements des prestations de service conformément à la règlementation en vigueur ;
- Tenir la caisse conformément à la procédure en vigueur ;
- Proposer les alimentations de caisse et tenir le livre de caisse ;
- Gérer les avances pour les frais de mission, perdiems et autres frais, selon le référentiel en vigueur ;
Profil :
- Être titulaire au moins d’un BAC+3 en Finances, comptabilité ou équivalent ;
- Disposer d’une expérience de cinq (05) ans à un poste similaire ;
- Avoir une bonne capacité de communication et gestion des contacts ;
- Avoir une bonne capacité de gestion de courrier, de classement et d’archivage ;
- Avoir une bonne compétence en traitement de textes ;
- Savoir appuyer la gestion administrative du Bureau ;
- Savoir assurer le secrétariat ;
- Savoir organiser les missions et les ateliers ;
- Savoir gérer la caisse de menues dépenses ;
- Avoir une bonne maitrise de la comptabilité et des finances ;
- Avoir une bonne connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luxembourgeoise ;
- Avoir une bonne maitrise de traitement de texte et de comptabilité ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Avoir une bonne connaissance et compréhension de la procédure Courrier ;
- Avoir une bonne stratégie de communication et un style LuxDev ;
- Avoir une bonne connaissance et compréhension de la procédure de classement et d’archivage ;
- Avoir une bonne connaissance et compréhension du processus finances ;
- Avoir une bonne connaissance et compréhension du processus PCA (catégorie C) ;
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de la discrétion ;
- Avoir un esprit de synthèse ;
- Avoir une bonne capacité de gestion d’équipe (si supervision Chauffeur/Assistant Logistique) ;
- Avoir le sens de l’Organisation et de la Planification ;
- Avoir la rigueur-qualité et le sens du détail-Contrôle ;
- Avoir une bonne maitrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), et des logiciels spécifiques (Human IT, e-mail ; Alphabase ; Qbase) ;
- Avoir une bonne expression orale et écrite de la langue française ;
Ce profil est-il le vôtre ?
Envoyez OBLIGATOIREMENT votre dossier par mail, en précisant en objet l’intitulé du poste ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F) (REF : TPC-0325R01AAF) à l’adresse: [email protected]
