Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Poste 1 : Adjointe administrative principale – Niger
Cadre organisationnel et relations de travail
L’assistant administratif principal fournira un soutien administratif au bureau où le poste est situé.
L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directes, bien qu’il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions spécifiques en fonction d’une situation donnée. Le titulaire travaille normalement sous la supervision directe du personnel local ou international plus expérimenté, qui est tenu de suivre la performance du titulaire et de lui fournir des conseils réguliers. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et/ou les responsables locaux et/ou les partenaires d’exécution (IP) sur des questions de routine sous la direction du superviseur.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles que reflétées dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière cohérente avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
– Aider à interpréter et traiter les droits, à établir les contrats et à tenir à jour les divers dossiers et fichiers du personnel.
– Participer aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; gérer les mouvements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs dossiers de présence, leurs plans de congés, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visas.
– Rechercher des informations et des références dans les dossiers et les registres du bureau relatifs à divers sujets. Sélectionner des informations et des dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projets ou de programmes et des documents de référence généraux.
– Aider à la demande de fournitures et d’équipements de bureau et organiser leur distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
– Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement de visas, de licences, de préparatifs de voyage et d’autres documents similaires.
– Rédiger de la correspondance et des rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; Taper de la correspondance, des documents et des rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
– Organiser des rendez-vous et tenir à jour l’agenda du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ; Tenir des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone des ministres, des fonctionnaires du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux et les résidences du HCR (le cas échéant).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature d’un fonctionnaire supérieur.
– Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine fonctionnel de travail. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou équivalent ou supérieur
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel
Non spécifié.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
*IT-Alphabétisation informatique
Règles, règlements et procédures administratives de l’ONU/HCR
IT-Applications PeopleSoft
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur international et d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Pour les postes d’administrateur national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à s’acquitter de ses fonctions. Cela comprend le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité des sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Ceci est une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications supplémentaires essentielles et/ou souhaitables liées à l’opération et/ou au poste en question. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte lors de la présélection, de la présélection et de la sélection des candidats.
Qualifications supplémentaires
Compétences
Informatique – Connaissances en informatique, Informatique – Planification des ressources d’entreprise (ERP), Règles, règlements et procédures administratives de l’ONU-ONU/HCR
Certifications
Administration des affaires – Autre, Finances – Autre, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre
Expérience professionnelle
Compétences
Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sens de l’organisation, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration
