Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, joue un rôle de premier plan dans la protection des personnes contraintes de fuir les guerres et les persécutions dans le monde entier, en leur fournissant une aide vitale, notamment un abri, de la nourriture et de l’eau, pour garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité. Avec 18 879 femmes et hommes travaillant dans 137 pays, nous travaillons sans relâche pour améliorer la vie de 89,3 millions de personnes déplacées de force dans le monde.
Description de poste standard
Assistant exécutif principal
Cadre organisationnel et relations de travail
Le poste d’assistant exécutif principal est situé au sein d’une division/bureau ou d’un bureau de la représentation/du chef de bureau. Le rôle de ce poste est de fournir des services d’appui administratif et de secrétariat au chef de bureau ou au superviseur immédiat, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et sa circulation et sa gestion des informations administratives et courantes. Cela impliquerait un contact direct avec d’autres membres du personnel et des contacts avec les équipes de hauts fonctionnaires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du HCR.
Sous réserve de la nature de la tâche/affectation, le titulaire travaillera de manière indépendante sur des tâches de routine, tout en suivant les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles que reflétées dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. Français En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière cohérente avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
– Fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du HCR afin qu’il soit mieux à même d’atteindre ses objectifs.
– Organiser les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du superviseur. Recevoir les visiteurs ; placer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion.
– Organiser les réunions, internes et externes, certaines impliquant des fonctionnaires de haut rang, et prendre des notes et/ou des notes lors des réunions.
– Préparer des traductions informelles et peut faire office d’interprète.
– Rédiger la correspondance, les documents et les rapports, dont certains sont hautement confidentiels.
– Recevoir, filtrer, enregistrer et acheminer la correspondance, joindre les informations de base nécessaires et maintenir un système de suivi.
– Rédiger la correspondance officielle, les documents et les rapports sur des questions courantes et/ou pour approbation par le superviseur et assurer le suivi. Tenir à jour le système de classement des documents électroniques et papier.
– Peut être amené à participer aux tâches de ressources humaines (fiche de présence, organisation des déplacements, préparation des autorisations de déplacement, réclamations, etc.) pour le personnel de l’unité.
– Participer à la préparation des programmes de visite, aux séances d’information sur les questions traitées par l’unité, à la collecte de documents pour les kits d’information, aux points de discussion et autres supports pour les missions, réunions et visites.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine fonctionnel de travail. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou équivalent ou supérieur
Domaine(s) d’études
Sans objet
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, secrétariat, gestion de bureau,
ressources humaines ou autre domaine connexe
(les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont indispensables)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel
Non spécifié
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
* IT – Connaissances en informatique
Règles, règlements et procédures administratives ONU-ONU/HCR
CO-Rédaction et documentation
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur international et d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Pour les postes d’administrateur national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
