Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Description de poste standard : Adjoint(e) administratif(ve) principal(e)
Milieu organisationnel et relations de travail
L’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) fournira un soutien administratif au bureau où se trouve le poste.
L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directes, bien qu’il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions précises en fonction de la situation. Le (la) titulaire travaille normalement sous la supervision directe d’un personnel local ou international plus expérimenté, qui est tenu de surveiller la performance du titulaire et de fournir des conseils réguliers. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et/ou les fonctionnaires locaux et/ou les partenaires de mise en œuvre (PI) sur des sujets courants sous la direction du superviseur.
Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles sont décrites dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, transversales et managériales et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Tâches
– Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission des contrats et à la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
– Assister aux réunions sur les questions administratives courantes ; administrer les déplacements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congés, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
– Effectuer des recherches dans les dossiers et les dossiers de bureau portant sur divers sujets à des fins d’information et de référence. Sélectionner des informations et des documents dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres personnes pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
– Aider à la réquisition des fournitures et de l’équipement de bureau et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
– Aider dans les formalités administratives liées à l’organisation du voyage et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, arrangements de voyage et autres documents similaires.
– Rédiger de la correspondance et des rapports, selon que de besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité qui lui est confié ; Dactylographier de la correspondance, des documents et des rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
– Organiser les rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ; Conservez des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone des ministres, des représentants du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux et les complexes résidentiels du HCR (le cas échéant).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
– Aider au traitement des demandes de MIP et de diverses autres demandes présentées par le personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risque dans le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Nombre d’années d’expérience / niveau de diplôme
Pour le G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou un domaine d’études
supérieur.
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, Finance, Gestion de bureau, Ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et les licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente essentielle : Non précisé.
Avoir suivi des programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
IT-Informatique
Règles administratives, règlements et procédures
ONU-ONU/HCR Applications IT-PeopleSoft (
les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les emplois d’administrateur international et de service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
Pour les emplois d’agent des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à s’acquitter de ses tâches. Cela inclut le fait de ne pas tolérer l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications supplémentaires essentielles et/ou souhaitables relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. De telles exigences sont incorporées par renvoi dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat recherché
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2) :
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Conditions de vie et de travail :
Qualifications supplémentaires
Compétences
Maîtrise de l’informatique, planification des ressources de l’entreprise (ERP), règles administratives, règlements et procédures de l’ONU-ONU/HCR
Éducation
Certifications
Administration des affaires – Autre, Finance – Autre, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre
Expérience professionnelle
Compétences
Responsabilisation, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Informations complémentaires
Dégagement fonctionnel
Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle.
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