L’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) recrute (19 Décembre 2023)

USAID est le principal organisme gouvernemental américain qui œuvre pour mettre fin à l’extrême pauvreté dans le monde et permettre aux sociétés démocratiques résilientes de réaliser leur potentiel.

Numéro de REF :                    72068824R10005 (doit être inséré dans la ligne d’objet de l’e-mail).

 

NIVEAU SCOLAIRE :       11 704 089 – 18 141 345 FCFA équivalent à FSN-8. Conformément à l’Annexe J de l’AIDAR et au Plan de compensation local de l’USAID/Mali. La compensation finale sera négociée dans les limites de la valeur marchande indiquée.

OFFRANTS ÉLIGIBLES : Ressortissant d’un pays coopérant (NCC) – une personne physique qui est un citoyen d’un pays coopérant ou un citoyen d’un pays non coopérant légalement admis pour la résidence permanente dans le pays coopérant.< /span>.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

FONCTIONS DE BASE : Le titulaire du poste agit en tant qu’assistant de gestion de projet, gérant le bureau du bureau de santé de 22 personnes, qui gère environ 20 activités. . Le titulaire du poste prendra la direction de toutes les questions de gestion administrative et de soutien programmatique. Le titulaire du poste soutiendra la planification des activités, la préparation des documents de programme/projet, les extensions de processus et le suivi des produits. Le titulaire du poste devra fournir un soutien et des services efficaces de haute qualité en matière de gestion de bureau, traiter les documents et communications internes et externes, tenir les registres du bureau, tenir à jour une liste officielle de contacts au sein du gouvernement du Mali et des organisations de la société civile, demander le transport et la logistique de l’ambassade pour le personnel de bureau. et le personnel de service temporaire venant d’ailleurs, demandant l’accès à l’ambassade pour les visiteurs.

Le titulaire utilisera de solides compétences en gestion et en organisation pour garantir que les besoins programmatiques et administratifs sont pris en compte avec précision et immédiatement réalisés de manière qualifiée. L’assistant de gestion de projet devra exercer ses responsabilités en tant que membre de l’équipe des opérations et des programmes sous la supervision directe et en étroite coordination avec le chef d’équipe des opérations et des programmes (ou le directeur adjoint du bureau de santé, car le poste de chef d’équipe des opérations et des programmes est actuellement occupé). vacant).

Le titulaire du poste servira également d’assistant principal du directeur du bureau de santé et du directeur adjoint.

MAJEURS DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

 

Soutien au programme                                                                                                               (60 %)

• Aider le personnel du COR/AOR/AM dans les aspects administratifs et programmatiques de la mise en œuvre de systèmes complets de suivi, d’évaluation et de reporting qui incluent le suivi des progrès vers la réalisation des objectifs et la gestion des activités du projet, y compris la rédaction de rapports d’activité. Le budget du Bureau de la santé est estimé à 69 millions de dollars par an.
• Rédiger des documents de rapport et aider à traduire certains documents de base en matière de gouvernance du français vers l’anglais ou de l’anglais vers le français, en coordination et sous l’orientation du Bureau de la santé ;
• Coordonner la préparation de la collecte de données de base. Compile et regroupe périodiquement les données des activités de l’ensemble du portefeuille pour examen par le personnel du portefeuille de la santé ;
• Sur demande, assister à des réunions de niveau technique au sein de l’USAID ou avec des partenaires, prendre des notes pour les partager avec le reste du bureau ;
• Contrôler la correspondance écrite, y compris l’envoi de documents pour autorisation, la communication avec les partenaires sur les événements à l’échelle du bureau et le suivi des lettres et invitations externes ;
• Assiste et prépare les données et les rapports du bureau sur toutes les activités du personnel humanitaire ;
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant/créant et en mettant en œuvre des systèmes à l’échelle du bureau pour maintenir les listes de contacts des parties prenantes du projet et le suivi du budget.
• Préparer des dossiers d’information standard qui seront utilisés pour informer les responsables du gouvernement américain, en utilisant les informations incluses dans la base de données sur les activités humanitaires ;
• Préparer les documents standard de gestion de projet, la correspondance et les documents d’approvisionnement, et aider à maintenir les dossiers de programme sur les projets et les activités.
• Préparer et générer des MAARD, des GLASS et d’autres demandes d’approvisionnement à l’appui de la mise en œuvre et de la gestion du programme. Agir en tant qu’agent de liaison entre l’USAID, les ministères maliens, les entrepreneurs et les bénéficiaires pour les questions administratives et d’exonération de TVA.
• Mettre à jour et maintenir les listes de contacts avec les partenaires, les bénéficiaires, la société civile, le gouvernement hôte, etc.
• Aider à la coordination et au suivi des évaluations du programme et des visites de sites ; ainsi que l’organisation d’autres visites selon les besoins.

 

Soutien administratif, de gestion des dossiers         et soutien logistique                                                           (40 %)

Le titulaire du poste est chargé de fournir un soutien administratif et logistique à tout le personnel du Bureau de santé :

1. Gestion de bureau

L’adjoint à la gestion de projet est responsable de diverses fonctions de soutien administratif. Il/elle gère les communications avec les partenaires et d’autres bureaux au sein de l’USAID et de l’ambassade et travaille de manière proactive avec les membres de l’équipe pour maintenir une liste régulièrement mise à jour des principaux points de contact des bureaux. Le titulaire du poste gère les demandes d’accès et de véhicules à l’aide des systèmes désignés de l’ambassade, en s’assurant que les sous-traitants, les bénéficiaires et autres contacts de l’USAID peuvent entrer dans le bureau de l’USAID à temps et que les membres de l’équipe arrivent à l’heure aux réunions et aux événements. Il/elle maintiendra les services de bureau en organisant les opérations et les procédures de bureau ; préparer les feuilles de temps ; contrôler la correspondance; concevoir des systèmes de classement, organiser des réunions de bureau, réserver des salles de réunion, envoyer des invitations et travailler avec les agents de santé pour créer des ordres du jour des réunions. Il/elle prend des notes de réunion et partage des lectures claires et concises avec le reste du personnel. Il/elle gère l’emploi du temps du directeur de la santé et du directeur adjoint et facilite les réunions sur place ou hors site, selon les besoins. Les tâches exercées par le titulaire du poste comprendront :

• Organiser et rationaliser les procédures de tenue de dossiers.
• Organiser les opérations du bureau.
• Préparer les feuilles de temps du personnel.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Mettre à jour et maintenir les horaires du personnel.
• Planifier et mettre en œuvre les systèmes de bureau, l’aménagement et l’approvisionnement en équipements en coordination avec EXO.
• Maintenir et réapprovisionner l’inventaire des fournitures de bureau.
• Anticiper les fournitures et les stocks nécessaires.

2. La gestion des dossiers

Il / elle sera responsable de la gestion du système de contrôle de la correspondance (papier et électronique) et de s’assurer que les dossiers du Bureau de santé sont conformes aux directives de l’USAID en matière de communications et d’enregistrement (C&R). A ce titre, il/elle :

• Aider les COR/AOR/AM à conserver et à gérer les dossiers papier et électroniques conformément aux règles et réglementations en vigueur de la mission.
• Aider à la gestion des rapports et des documents d’activités du programme en conservant les dossiers dans le système de gestion des dossiers USAID Vital, qui est un élément essentiel d’une gestion efficace du programme.
• Assurez-vous que les fichiers sont à jour et correctement classés pour une récupération facile.
• Examiner la correspondance sortante pour en vérifier l’exactitude typographique et grammaticale et sa conformité aux procédures de formatage et aux instructions spéciales de l’agence. Effectuer un suivi pour garantir que la correspondance reçoit une réponse en temps opportun et que les réponses sont classées de manière appropriée.
• Déterminez « à qui » la correspondance entrante est destinée afin de fournir des réponses en temps opportun.

3. Logistique

Il/elle sera chargé d’assister et de préparer le personnel sur place, aux déplacements régionaux et internationaux. Il/elle agit en tant que principale personne de contact (POC) pour toutes les questions logistiques et programmatiques. Les responsabilités sont :

• Fournir un soutien logistique pour la préparation et la tenue de réunions, de retraites, de réunions de groupes de travail de donateurs et de réunions périodiques de synergie.
• Coordonner avec le bureau exécutif et assurer les réservations d’hôtel ; les hôtels pour les espaces de réunion et les réservations sont correctement mis en place. Fournissez toute information logistique supplémentaire (transport, matériel de briefing, etc.) si nécessaire.
• Préparer la correspondance avec les partenaires, y compris les ministères, agences et partenaires de mise en œuvre concernés, la société civile et préparer des copies des documents à partager lors des réunions.
• Participer en tant que POC à l’organisation, en fournissant un soutien logistique aux retraites de l’USAID, aux agents de service temporaire, y compris la préparation de la documentation de base, les réservations d’hôtel, la mise en place des salles de réunion et de l’équipement, la préparation des listes d’invités, les invitations.
• Gérer tout le soutien logistique et veiller à ce que les autorisations de voyage soient préparées conformément à l’itinéraire demandé. Assurez-vous que le personnel connaît l’itinéraire du plan de voyage, la date d’échéance de livraison des billets et que tous les rendez-vous sont pris et confirmés en conséquence.
• Aide les employés à remplir les bons de voyage et assure leur soumission en temps opportun aux bureaux de direction et de gestion financière.
• Aide au suivi des marchandises.

QUALIFICATIONS MINIMALES

 

1. Éducation : Au moins deux années d’études postsecondaires à temps plein dans un collège ou une université en aide au développement, en administration des affaires ou en gestion.
2. Expérience professionnelle antérieure : Au moins 3 années d’expérience dans des fonctions à responsabilité croissante dans l’administration et la gestion de projet. Expérience préalable de travail pour une organisation internationale, une institution gouvernementale malienne ou travail juridique dans une institution du secteur privé requise.

1. Maîtrise linguistique : Parle couramment l’anglais et le français, niveau IV requis. Il/elle doit être capable de rédiger sans erreur une correspondance courante et des traductions de base en anglais et en français.   
2. Connaissance du poste : Une solide capacité en administration générale, en gestion de projet, en gestion de bases de données, en gestion des communications et des dossiers, ainsi qu’en budgétisation. Une connaissance générale des méthodes et procédures de programmation du gouvernement américain.
3. Compétences et aptitudes : Doit être capable d’entretenir des relations de travail efficaces avec le personnel de la mission à l’USAID/Mali et à l’ambassade ainsi qu’avec le gouvernement hôte, les partenaires de mise en œuvre et d’autres agences donatrices. . Capacité à obtenir, organiser, analyser, évaluer et présenter des informations dans des rapports clairs et concis. Il/elle doit être capable de communiquer efficacement tant oralement que par écrit. La maîtrise du traitement de texte, des tableurs et de PowerPoint, y compris la maîtrise de la dactylographie en français et en anglais, est requise. Le titulaire du poste doit être proactif, flexible et dévoué, avec la volonté d’assumer des tâches et des responsabilités nouvelles et diverses.

L’énoncé complet des fonctions et des qualifications requises est disponible sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :

 

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent posséder les qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par un jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.

1. Expérience professionnelle et formation antérieures           20 points
2. Connaissances professionnelles                             35 points
3. Compétences et capacités                             45 points

Les candidats peuvent aborder chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with- us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

POUR POSTULER : Tous les CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.

Les candidats intéressés pour ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :

1. Les offrants éligibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels avec des particuliers). ) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2
2. CV ou curriculum vitae (CV) pertinent au poste pour lequel le candidat postule.
3. Lettre d’accompagnement d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent les facteurs d’évaluation définis dans cette sollicitation.
4. Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse e-mail et leur(s) numéro(s) de téléphone. Les références doivent avoir connaissance de la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans la sollicitation et ne doivent pas être des membres de la famille ou des proches.
5. Copie des diplômes, ou de tout certificat pertinent, ou lettre de recommandation, soumise dans un simple fichier PDF consultable.
6. Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec numéros de téléphone et adresse e-mail et doivent conserver pour leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs candidatures. .
7. Les offres doivent être reçues avant la date et l’heure de clôture spécifiées dans la Section I, point 3, et soumises au point de contact dans < /span>de la sollicitation.Section I, article 4
8. Les candidatures doivent clairement faire référence au numéro de sollicitation sur tous les documents afin de garantir la prise en compte du dossier de candidature. La ligne d’objet de l’e-mail doit être : [Numéro de sollicitation 72068824R10005] – [NOM DU CANDIDAT]

 

SOUMETTRE UNE CANDIDATURE : Indiquez le numéro de référence du poste vacant : 72068824R10005 dans la ligne d’objet de votre email. Si cela n’est pas correctement indiqué, votre soumission NE sera PAS récupérée.

 

Envoyez un e-mail à la Section de gestion des ressources humaines : [email protected] avec la référence ci-dessus dans la ligne d’objet.

  

DATE ET HEURE DE CLÔTURE POUR CE POSTE : 18 JANVIER 2024, À 17 H. HEURE DE BAMAKO

Retrouvez d’autres offres sur notre chaîne Telegram en cliquant ici.

Source: site de l’Ambassade des Etats-Unis