Le gouvernement des États-Unis, représenté par l’Agence américaine pour le développement international (USAID), recherche des offres de personnes qualifiées pour fournir des services personnels sous contrat comme décrit dans cette sollicitation.
La Mission du PAM recrute pour ces 03 postes (06 Novembre 2023)
01Annonce de poste vacant : USAID/Mali Bureau du Directeur de Mission – Assistant Administratif (Directeur de Mission)
Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/
N° REF : 72068824R10002 (doit être inséré dans la ligne d’objet de l’e-mail)
NIVEAU SCOLAIRE : 11 704 089 – 18 141 345 FCFA équivalent à FSN-8 . Conformément à l’Annexe J de l’AIDAR et au Plan de compensation local de l’USAID/Mali . La compensation finale sera négociée dans la limite de la valeur marchande indiquée.
OFFRANTS ÉLIGIBLES : Ressortissant d’un pays coopérant (CCN) – une personne physique qui est un citoyen d’un pays coopérant ou un citoyen d’un pays non coopérant légalement admis pour la résidence permanente dans le pays coopérant.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
FONCTIONS DE BASE : L’Assistant Administratif est situé au sein du Bureau du Directeur de Mission. L’assistant administratif sert d’assistant personnel au directeur de mission, opérant indépendamment de tout autre poste dans l’exécution de toute la gamme des fonctions de secrétariat, de protocole et d’administration essentielles au fonctionnement efficace du front office de la mission.
L’assistant administratif est la principale personne de contact responsable du service client du front office de la mission auprès des partenaires internes et externes et d’autres parties prenantes, y compris le personnel de la mission, les sous-traitants et les bénéficiaires et les sous-traitants et bénéficiaires potentiels, les partenaires de mise en œuvre (IP), les responsables du gouvernement hôte, le Ambassade, USAID/Washington et autres clients. À ce titre, l’assistant administratif est chargé de coordonner les informations sur la mission de l’USAID et de veiller à ce que les informations parviennent aux clients en temps opportun et de manière professionnelle.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Sert d’assistant administratif et d’assistant personnel pour le directeur de mission de l’USAID, fournissant les services de soutien administratif représentatifs suivants : tient à jour le(s) calendrier(s) du Front Office ; organise les réunions comme indiqué, s’assure que les bureaux planifiant des réunions pour le directeur fournissent suffisamment de contexte et d’autres informations nécessaires pour les réunions, et envoie les convocations aux réunions ; prend les dispositions de voyage régulières, prépare les demandes de voyage, les demandes de véhicules et les bons de voyage ; rédiger une correspondance non technique complexe, notamment examiner et préparer les réponses officielles aux propositions non sollicitées, selon les besoins ; recherche et rassemble des informations pour divers rapports, briefings et conférences ; prépare des rapports de routine, des briefings, des présentations et des analyses ; effectuer un suivi auprès des membres du personnel de la mission pour s’assurer que les divers engagements sont respectés ; édite les produits écrits préparés par ou fournis au Front Office ; et, à l’occasion, participe à des sorties sur le terrain et à des réunions en dehors du bureau. 60%
Effectuer diverses tâches administratives et procédurales, notamment fournir des services téléphoniques, de réceptionniste et de protocole pour le Front Office ; commande des fournitures consommables pour le Bureau ; classe le matériel et maintient le système de classement du Front Office ; reçoit et contrôle la correspondance et les communications entrantes ; prépare les demandes de réparation des équipements et systèmes de bureau ; et planifie l’utilisation des salles de conférence en coordination avec les autres membres du personnel administratif de la mission. 20%
Gère les arrangements pour les réceptions officielles de l’USAID (suivi des fonds de représentation officielle). Rapports et comptes de toutes les dépenses ; développe des modèles d’invitations et veille à ce que les invitations soient distribuées ; tient un registre des acceptations sur une liste principale d’invités ; et supervise les fournisseurs de services, au besoin. Prépare les autorisations électroniques de pays (eCC) et les autorisations/bons de voyage pour le personnel de la réception et les invités TDY du directeur, et effectue ou assure le suivi des réservations d’hôtel et d’autres arrangements, selon les besoins. 20%
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Éducation : Deux années ou plus d’études postsecondaires en sciences de secrétariat ou en administration des affaires, ou dans un autre domaine connexe équivalent à un diplôme d’un collège junior ou d’un collège communautaire américain, sont requises.
- Expérience professionnelle antérieure : Au moins cinq années d’expérience professionnelle en administration ou en secrétariat, y compris une expérience acquise dans un travail connexe auprès d’une agence gouvernementale américaine, d’organisations non gouvernementales (ONG), d’autres organisations donatrices, d’organisations gouvernementales hôtes ou d’institutions du secteur privé. est requis.
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Compétence linguistique : niveau 4 (compétence professionnelle avancée), l’anglais et le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, sont requis.
- Connaissance du poste : L’assistant administratif doit avoir une connaissance générale, ou la capacité d’acquérir rapidement une telle connaissance générale, des réglementations et procédures de l’USAID, ainsi que des bonnes pratiques de gestion de bureau ; et être informé, ou capable d’acquérir rapidement des connaissances, sur les responsabilités et activités globales du Front Office de l’USAID, ainsi que posséder une très bonne connaissance des procédures et pratiques de bureau standard. L’assistant administratif du directeur de mission doit avoir une excellente compréhension des procédures de gestion des dossiers du gouvernement américain, de traitement du courrier et de formatage de la correspondance.
- Compétences et aptitudes : L’adjoint administratif doit maîtriser la saisie au clavier, y compris au moins une capacité de dactylographie de niveau II (40 mots par minute), ainsi que l’utilisation d’ordinateurs dotés de logiciels standard, notamment Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et d’autres logiciels. nécessaire. L’adjoint administratif doit maîtriser l’utilisation d’Internet et des programmes de courrier électronique désignés. L’adjoint administratif doit maîtriser l’utilisation d’Internet et du courrier électronique.
L’énoncé complet des fonctions et des exigences de qualification est disponible sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/
FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :
Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent posséder les qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par un jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.
- Expérience professionnelle antérieure 30 points
- Connaissance du travail 30 points
- Compétences et capacités 40 points
Les candidats peuvent aborder chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.
Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/
POUR POSTULER : Tous les CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.
Les candidats intéressés pour ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :
- Les offrants éligibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (Informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels avec des particuliers) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2
- CV ou curriculum vitae (CV) pertinent au poste pour lequel le candidat postule.
- Lettre d’accompagnement d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent aux facteurs d’évaluation définis dans la présente demande de soumissions.
- Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse électronique et leur(s) numéro(s) de téléphone. Les références doivent connaître la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans la demande de soumissions et ne doivent pas être des membres de la famille ou des proches.
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Copie des diplômes ou de tout certificat pertinent ou lettre de recommandation soumise dans un simple fichier PDF consultable.
- Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec leurs numéros de téléphone et leur adresse électronique et doivent conserver dans leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs candidatures.
- Les offres doivent être reçues avant la date et l’heure de clôture spécifiées dans la section I, point 3, et soumises au point de contact dans la section I, point 4 de la sollicitation.
- Les soumissions des candidats doivent clairement faire référence au numéro de sollicitation sur tous les documents pour garantir la prise en compte du dossier de candidature. L’objet de l’e-mail doit être : [Numéro de sollicitation 72068824R10002 ] – [ NOM DU CANDIDAT ]
DÉPÔT D’UNE CANDIDATURE : Indiquez le numéro de référence du poste vacant : 72068824R10002 dans l’objet de votre email. Si cela n’est pas correctement indiqué, votre soumission NE sera PAS récupérée.
Envoyez un e-mail à la Section de gestion des ressources humaines : [email protected] avec la référence ci-dessus dans la ligne d’objet.
