Trocaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. Il a ouvert son bureau pays à Kinshasa – RDC en mars 2008. Le bureau de la RDC est dirigé par un directeur pays basé à Bunia. Une relocalisation d’une grande partie de son staff de Kinshasa a été faite ainsi qu’un recrutement de nouveaux staffs pour Bunia.
Officier de Liaison
Etendue du rôle :
Etant donné la restructuration du Bureau de Trocaire à Kinshasa et l’agrandissement du Bureau de Trocaire en Ituri, le l’Officier de Liaison jouera un rôle important assurant une bonne représentation de Trocaire auprès des autorités quand cela sera nécessaire, que cela soit les services des taxes et impôts, mais aussi des institutions gouvernementales.
Il assistera le Directeur Pays de Trocaire, voire le FAM (Finance et Administration Manager) pour garder le contact avec les autorités gouvernementales et assurer le respect de la conformité des lois et procédures. Il jouera aussi un rôle moindre au niveau de la gestion du bureau et du véhicule de Kinshasa et les deux personnels sous sa responsabilité.
Au fur et à mesure que les Bureaux et les Programmes de Trocaire évoluent, les paramètres de la description des tâches de l’Officier de Liaison pourraient évoluer.
Obligations & Responsabilités clés :
Représentation et liaison (70%)
En coordination avec le Directeur de pays, assurer la liaison avec le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC, le cas échéant, afin de s’assurer que Trocaire entretient de bonnes relations et une bonne réputation auprès du gouvernement
-Maintenir de bonnes relations avec le personnel concerné du gouvernement de la RDC, des bureaux de l’immigration et des impôts.
-S’assurer que tous les documents requis, par exemple les rapports annuels, les rapports d’audit, les documents de certification, les documents fiscaux et les paiements, sont soumis de manière appropriée et en temps opportun au gouvernement de la République démocratique du Congo.
-Veiller à ce que les permis de travail, visas et permis de séjour du personnel expatrié et des visiteurs soient renouvelés de manière systématique et en temps opportun.
-Assurer la liaison avec le bureau de l’immigration du gouvernement RDC pour obtenir des visas appropriés (c’est-à-dire des visas d’affaires) pour tous les visiteurs de Trocaire.
Approvisionnement (5 %):
Effectuer des achats rentables au nom du bureau, si besoin est, conformément aux politiques et procédures du bureau
S’assurer que toutes les marchandises et tous les biens sont entièrement inspectés à leur réception, et que la documentation appropriée est conservée.
Gestion et logistique du véhicule (10%)
-Développer et maintenir de bonnes pratiques de gestion du véhicule Trocaire à Kinshasa en maximisant l’efficacité, la disponibilité et en assurant un entretien régulier et la sécurité des véhicules.
-Coordonner pour Trocaire la disponibilité, l’attribution et le mouvement du véhicule et du transport.
-S’assurer que le personnel et/ou les visiteurs de Trocaire peuvent trouver un véhicule de remplacement et/ou un chauffeur approprié si nécessaire.
-Trouver des conducteurs de secours et des véhicules supplémentaires si Trocaire en avez besoin.
-En collaboration avec la FAM et le Directeur Pays, assurer l’approvisionnement électrique approprié (secteur, groupe électrogène, onduleur, etc.) au bureau de Kinshasa Trocaire, avec des mécanismes de contrôle et de maintenance appropriés mis en place
-S’assurer que le mobilier et l’équipement de bureau sont en bon état.
-Organiser le transport du personnel et des personnes voyageant à l’intérieur et à l’extérieur de Kinshasa au nom de Trocaire.
Soutien administratif habituel (5 %)
-Livrer et/ou collecter des messages au besoin, y compris la livraison et la collecte du courrier de bureau
-En collaboration avec FAM, régler les factures mensuelles de services publics, les frais de haut débit et d’Internet et d’autres factures, le cas échéant
-Superviser tous les besoins d’entretien au bureau et aux maisons du personnel expatrié
-Effectuer d’autres tâches, et demandes au besoin.
Gestion du personnel (10%)
Superviser 1 chauffeur et 1 personnel d’entretien.
-Coordonner les horaires et les tâches du conducteur et du personnel d’entretien.
-Fournir un soutien et des conseils au personnel géré, y compris des réunions régulières 1-2-1 et des examens de performance semestriels et annuels, et veiller à ce que des plans individuels de développement soient créés.
Autre : Effectuer d’autres tâches demandées par son superviseur immédiat ou d’autres membres de l’équipe de direction.
Qualification :
Licence en Administration des Affaires (Business Administration), Gestion (Management) ou équivalent.
Expérience :
– Une bonne compréhension de l’environnement et des conditions de travail légales en RDC
– Une expérience dans les contacts avec les autorités gouvernementales.
Compétences :
– Connaissance élargie dans les logiciels Word, Excel, Tableur, et Courriel.
– Excellente capacité de communication
– Ecrire et parler couramment le Français
– Une bonne maîtrise de l’Anglais serait un atout
– Une excellente facilité à mener des relations interpersonnelles, y compris le travail dans un contexte transculturel.
– Flexibilité et capacité à résoudre des problèmes
– Bien organisé avec un sens du détail.
(R) Qualités :
– Capacité de travail de façon indépendante et en équipe.
– Capacité de travail sous pression.
– Niveau élevé de fiabilité, objectivité et honnêteté.
(R) Autre :
-Bonne réputation et une conduite exemplaire ;
-S’assurer de bien défendre l’image de marque de Trocaire auprès des tierces personnes/organisations ;
-Avec une apparence propre et présentable.
-Spécification de la personne.
Conditions souhaitables (S)
-Licence en Administration des Affaires (Business Administration), Gestion (Management) ou équivalent.
-Au moins trois ans d’expérience de travail dans l’administration ou la gestion des bureaux au sein d’une organisation privée ou sans but lucratif.
-Compétences en IT.
Dossier de candidature :
Le dossier de candidature est à adresser au Directeur Pays et le Responsable de Finance et l’Administration (FAM), et doit comprendre un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page), 3 références, diplômes et attestations de services rendus.
L’offre est réservée aux candidats avec résidence dans la ville de Kinshasa.
Les candidatures doivent parvenir à Trócaire au plus tard le 28 Février 2025 aux adresses e-mail suivantes :
E-mail : [email protected] and [email protected]
N.B :
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seuls les candidats retenus seront contactés par téléphone ou par e-mail.
