« Bénin Tourisme » est l’agence de l’État Béninois pour le développement de l’industrie touristique et la promotion de la destination Bénin sur tous les marchés.
Elle a été créée en octobre 2022 par le décret N° 2022 – 558 du 12 Octobre 2022.
REFERENCE DE L’OFFRE: N° 041/25/PR/BT/DG/DAF/MICE/COO
Modalités générales
Employeur : Agence Béninoise pour le Développement du Tourisme (Bénin Tourisme).
Relation fonctionnelle : Chargé(e) de coordination opérationnelle MICE.
Type de contrat
CDD de 2 ans renouvelable sur la base d’une évaluation satisfaisante des performances et par accord des parties assortis d’une période d’essai de trois (03) mois.
Disponibilité : Immédiate
Lieu d’affectation : Cotonou
Contexte et portée de la mission
Le Bénin ambitionne de se positionner comme une destination incontournable du tourisme d’affaires (MICE : Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) en Afrique de l’Ouest.
Au sein du département MICE de Bénin Tourisme, vous serez en charge de la coordination logistique et opérationnelle des événements d’affaires accueillis ou co-organisés par Bénin Tourisme. Véritable chef d’orchestre terrain, vous garantirez le bon déroulement des événements, la qualité de l’accueil des participants et la fluidité des dispositifs techniques et organisationnels.
Principales responsabilités
- Gérer les relations avec les prestataires logistiques (transport, hôtellerie, restauration, technique, etc.)
- Identifier, sélectionner et contractualiser les prestataires adaptés à chaque type d’événement, en garantissant le meilleur rapport qualité-prix,
- Assurer la coordination des différents fournisseurs tout au long du processus événementiel, en veillant au respect des délais, engagements et normes
- Mettre en place des fiches prestataires et des outils de suivi pour garantir la qualité de l’expérience offerte aux participants.
Élaborer les rétroplannings, plans d’implantation et fiches techniques des événements
- Définir les grandes étapes de production des événements (avant, pendant, après) et anticiper les besoins en ressources humaines, matérielles et techniques,
- Concevoir des outils de pilotage opérationnels (checklists, fiches rôles, grilles de coordination, etc.) pour faciliter la mise en oeuvre terrain,
- Collaborer avec les services de sécurité, de régie et d’accueil pour garantir une implantation fluide et conforme aux exigences de chaque Lieu.
Coordonner l’installation, le montage et le déroulé des événements
- Être présent sur site lors des phases critiques (montage, exploitation, démontage) pour superviser l’installation des équipements, stands, signalétique, etc,
- Encadrer les équipes terrain (techniciens, hôtes•sses, manutentionnaires, prestataires) et s’assurer de la fluidité des opérations,
- Veiller au respect des horaires, de l’enchaînement des séquences et des conditions de confort pour les intervenants et participants.
Assurer la satisfaction des participants et la réactivité face aux imprévus
- Être l’interlocuteur•rice principale pour répondre aux besoins des délégations, conférenciers, invités, sponsors ou exposants pendant l’événement,
- Prévoir des dispositifs de gestion de crise, de plan B ou de médiation rapide en cas d’imprévus techniques ou humains,
- Mener des micro-enquêtes de satisfaction (sur place ou en ligne) pour mesurer la qualité perçue des services fournis.
Documenter les événements et produire les bilans opérationnels
- Rédiger des rapports de fin d’événement incluant les KPIs logistiques (délais, incidents, satisfaction, coûts) et les leçons apprises,
- Centraliser les supports produits avec la Direction de ta communication (photos, vidéos, plans, fiches) pour capitalisation et partage avec les autres services,
- Proposer des axes d’amélioration pour les prochaines éditions en lien avec les prestataires et les équipes internes.
Diplôme/formation, expériences et compétences requises
Diplôme/formation, expériences :
- Bac+3/4 en gestion de projet, logistique événementielle, tourisme ou tout autre domaine pertinent,
- Expérience d’au moins trois (03) ans dans l’organisation d’événements professionnels ou culturels d’envergure.
Compétences requises :
- Bonne maîtrise de la coordination terrain et de la gestion de prestataires,
- Excellente organisation, rigueur, sens du détail et réactivité,
- Maîtrise de l’anglais professionnel à l’écrit comme à l’oral.
Capacité à gérer les imprévus sur le terrain.
Éthique, Management et Leadership
- Leadership et capacité à fédérer autour de projets ambitieux,
- Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome et proactif pour l’atteinte des objectifs,
- Forte capacité d’adaptation, d’analyse et de synthèse,
- Sens aigu de l’éthique, de la transparence et de l’intégrité.
N.B : Les dossiers de candidature doivent comporter les pièces suivantes :
- Une lettre de motivation indiquant le délai de disponibilité et la prétention salariale annuelle ;
- Un Curriculum Vitae (CV) détaillé comportant les adresses de trois (03) personnes à contacter pour avoir une confirmation des références ;
- Copie(s) du ou des diplômes ;
- Preuve des expériences requises ;
- Copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité.
Les pièces requises pour la candidature doivent être déposés en version physique au Secrétariat de la Direction Générale ou en version électronique, dans un seul fichier sous format PDF avec la mention : » Candidature au poste de Chargé(e) de coordination opérationnelle MICE » à l’adresse électronique suivante : [email protected] au plus tard le 20 septembre 2025 à 17h30.
