Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.
Contexte
Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, Enabel cherche un.e Responsable Administratif et Financier (RAF), afin d’accompagner les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.
Description de la fonction
Le/La Responsable Administratif et Financier national est chargé(e) de la gestion financière et administrative des interventions mise en œuvre par Enabel.
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier International ou du Country Finance Manager, il ou elle travaille avec l’Expert Contractualisation et Administration pour assurer l’excellence de la prestation de services des interventions.
Si le Responsable Administratif et Financier International ou Country Finance Manager est absent, le RAF assumera la gestion du centre de services au niveau financier.
À ce titre, le/la RAF national assure le coaching et le mentorat du personnel financier, supervise l’identification des besoins et la réalisation des objectifs, et encourage la coopération et le travail d’équipe.
Le/La RAF prend des mesures pour garantir l’efficacité et l’efficience de la structure organisationnelle afin de fournir un service d’excellence orienté vers le client qui comprend les résultats suivants :
Domaine de résultat 1 : Préparer le budget et assurer le suivi budgétaire, afin d’assurer l’utilisation efficiente des fonds et un rapportage financier fiable.
- Assurer le suivi budgétaire du programme afin de respecter le cadre budgétaire Rapporter la situation budgétaire aux parties prenantes afin de faciliter la prise de décision
- Assurer un rapportage conformément aux dispositions contractuelles
- Veiller à l’utilisation efficiente de fonds
- Élaborer des propositions de changement budgétaire et des programmations financières
- Réaliser des analyses de coûts
- Superviser et valider les états financiers
- Suivre la position de trésorerie et approuver les paiements
- Gérer les relations bancaires
Domaine de résultat 2 : Superviser et valider le rapportage des conventions de subsides/ASC, afin d’assurer la conformité des dépenses des conventions de subsides.
- Planifier et élaborer les termes de références des exercices d’évaluation organisationnelle
- Valider l’analyse de risques découlant des conclusions de l’évaluation organisationnelle ainsi que les propositions de mesures de maîtrise à introduire dans les modalités des conventions
- Valider les demandes de paiements relatives aux tranches des subsides Superviser les missions de contrôle des bénéficiaires contractants.
- Superviser les éventuels audits externes (administratifs et financiers) des partenaires bénéficiaires.
Domaine de résultat 3 : Veiller à la bonne gestion des petits achats, veiller au suivi des contrats et de la bonne tenue de la logistique en étroite collaboration avec l’expert Marché Public présent, afin de contribuer au bon déroulement des interventions dans le respect des procédures d’achat et des obligations contractuelles.
- Suivre le plan de passation des marchés publics dans l’ERP ;
- Veiller au suivi du processus d’achat ;
- Contribuer à l’élaboration, gérer et contrôler les contrats de subsides ; Veiller à la supervision de la gestion du matériel, des véhicules et des infrastructures.
Domaine de résultat 4 : Gérer les risques fiduciaires, les plans d’action du contrôle interne et de l’audit, afin de gérer les risques et de ne pas mettre l’atteinte des objectifs en danger. Identifier et évaluer les risques fiduciaires ;
- Mettre en place un système adéquat de contrôle interne ;
- Suivre l’évolution des risques et l’impact des mesures de maîtrise de risques ; Réaliser des plans d’action suite aux audits et assurer le suivi de leur mise en œuvre.
Domaine de résultat 5 : Renforcer les capacités des structures partenaires, afin de contribuer à l’amélioration de leur organisation, de leurs processus et systèmes ainsi que des compétences de leur staff.
- Évaluer la maturité de la gestion financière et administrative des structures partenaires Conseiller les structures partenaires sur les actions à prendre pour améliorer leur gestion ainsi que sur la façon de mettre en œuvre ces actions
- Faciliter le processus de changement
- Ensemble avec les partenaires, adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus, améliorer les systèmes et renforcer les compétences du staff
Domaine de résultat 6 : Gérer l’équipe dont on est le responsable hiérarchique, afin de disposer de personnel qualifié et motivé.
- Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et de responsabilités Assurer la disponibilité de financement des ressources mutualisées
- Garantir le respect des règles et procédures définies par le siège
- Fixer les objectifs et les priorités des collaborateurs
- Contribuer au recrutement des collaborateurs
- Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs
- Créer un climat de confiance et de responsabilisation
- Développer les compétences des collaborateurs
- Favoriser l’ambiance interne et gérer les conflits au sein de l’unité
Domaine de résultat 7 : Appuyer la Représentation et les projets/programmes par la mise à disposition de son expertise technique, afin de maximiser l’opérationnalité de la REP/des projets/des programmes et de minimiser les risques inhérents à la gestion dans son domaine d’expertise.
- Participer activement à la définition de la stratégie opérationnelle et formulations Enabel dans son domaine d’expertise
- Développer, diffuser et veiller au respect des outils et documents-cadres concernant son domaine d’expertise.
- Conseiller les responsables pour toute démarche administrative « hors cadre » Établir et exploiter un réseau de contacts dans son domaine d’expertise auprès des organisations similaires à la Enabel actives dans le pays d’intervention
- Assurer de manière optimale le flux d’information dans son domaine d’expertise entre les programmes, la Représentation, les services centraux.
- Représenter Enabel dans les aspects relevant de son domaine d’expertise vis-à-vis des instances externes
Domaine de résultat 8 : Coordonner le centre de service au niveau des finances des projets qu’il gère, organiser au mieux le set-up et la mutualisation des ressources humaines et financières disponibles, afin de proposer un niveau de service excellent aux interventions, à la représentation tout en maintenant l’efficience et l’efficacité du contrôle interne
- Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et de responsabilités au niveau de ses équipes
- Organiser des réunions de coordination entre les contrôleurs de gestion Effectuer une veille permanente sur la maturité du contrôle interne au sein du pays (le cas échéant)
- Implémenter au sein du pays tout changement de nature à améliorer la maturité du contrôle interne et la qualité du service rendu
- Participer aux groupes de travail au niveau terrain ou siège en fonction de ces domaines d’expertise pour l’amélioration des processus
- Ensemble avec le RAFI Organisateur ou le Country Finance Manager et en respectant le cadre de gestion et les règles de l’organisation, adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus, améliorer les systèmes et renforcer les compétences du staff (le cas échéant)
- Les déplacements entre Kaolack, Dakar, Banjul et Bissau seront fréquents dans cette fonction ainsi que la gestion des équipes directes sur plusieurs localités.
- Une grande flexibilité est demandée en termes de mobilité dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.
Votre profil
- Niveau de formation requis
- Master 2 (BAC + 5) en finance ou tout diplôme équivalent dans le domaine
Expériences requises
- Au minimum 5 années d’expérience professionnelle en gestion financière Expérience de la direction d’une équipe
- Connaissances et compétences requises
- Organisation de son travail de manière rigoureuse et autonome
- Actions proactives pour gérer les problèmes et risques quotidiens
- Capacité d’assumer sa prise de décision devant les collaborateurs, en tant que leader d’équipe
- Capacité de traitement simultané de nombreux dossiers
- Toute expérience dans un contexte international ou sous régional sera un atout.
Langues
- Français, Wolof
- L’anglais et le portugais seront des atouts
Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel)
Nous vous offrons
- Un contrat de travail à durée déterminée de 24 mois ;
- Un package de rémunération comprenant le salaire mensuel brut valorisant l’expérience et correspondant à nos barèmes (classe 6), et en plus un 13ème mois et une assurance santé pour la famille ;
Envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) par courrier électronique à l’adresse [email protected] au plus tard le vendredi 17 février 2023 à 17h, en précisant au niveau de l’objet la référence « Responsable Administratif et Financier ». Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés.
