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Assistante Logistique
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant logistique fournit un soutien quotidien aux besoins logistiques du projet, qui comprend, sans s’y limiter, les processus de transport des marchandises achetées, en assurant le mouvement coordonné du personnel et en aidant le responsable principal du bureau à gérer les fournisseurs.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Avec le soutien du directeur principal du bureau, aider à coordonner les besoins en matière de voyages et d’activités des équipes de projet avec les fournisseurs, les agences de voyages, les sociétés de location de voitures, les hôtels et autres fournisseurs.
- Soutien à l’organisation logistique des réunions et des ateliers. Cela comprend, sans s’y limiter, la préparation du matériel de formation, la demande de fournitures pour les ateliers, l’organisation du voyage et de l’hébergement des participants, selon le cas et les besoins.
- Avec le soutien du responsable principal du bureau, aider au traitement et au paiement en temps opportun de toutes les demandes de voyage du personnel, des paiements des fournisseurs et des vendeurs et d’autres transactions avec l’unité financière.
- Organisez la prise en charge et le retour à l’aéroport pour le personnel local et international, les STTA, le consultant, en vous assurant que le voyageur dispose des coordonnées du chauffeur qui viendra le chercher, et que le personnel international reçoit un téléphone local fonctionnel, préchargé avec les principaux numéros de contact d’urgence à l’arrivée.
- Aider le responsable principal du bureau à gérer les mouvements des véhicules dans le bureau d’Abuja en coordonnant les mouvements des véhicules en fonction de l’horaire de travail de l’équipe basée à Abuja et des membres de l’équipe en visite pour garantir que toutes les dispositions de transport requises sont efficaces et organisées de manière efficiente.
- Aider le directeur principal du bureau à gérer les véhicules du bureau et à superviser les journaux et l’entretien des véhicules, le cas échéant.
- Aider à surveiller la consommation de diesel du générateur et s’assurer que le diesel du générateur est dans le niveau du stock tampon.
- Aider à surveiller et à signaler les heures de maintenance préventive et opérationnelle du générateur en vue d’alerter l’entreprise de service.
- Aider à l’entretien des fournitures de bureau et à leur réapprovisionnement.
- Prise en charge de la collecte et du téléchargement des rapports de véhicules (fiches d’entretien, dérogations, coupons de carburant et liste de contrôle quotidienne des véhicules), sur SharePoint.
- Soutenir la conduite d’un contrôle mensuel ponctuel des actifs et établir un rapport mensuel.
- Soutenir les contrôles réguliers des stocks et résoudre les écarts.
- Aider à optimiser les niveaux de stocks pour répondre à la demande tout en minimisant les excédents.
- Assister le directeur principal du bureau dans l’étiquetage des actifs et la mise à jour des registres d’inventaire des actifs.
- Toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Niveau minimum d’études et d’expérience, compétences et aptitudes requises
Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Au moins 1,5 an d’expérience professionnelle préalable (+1 an d’expérience professionnelle généralisée et incluant au moins 6 mois d’expérience spécifique relative au poste recherché).
- Connaissance des règles et réglementations de l’USAID, une expérience préalable de travail sur des projets financés par l’USAID est préférable.
- Connaissance des règles et réglementations en matière d’approvisionnement du gouvernement américain.
- Capacité à utiliser et à gérer des systèmes de suivi.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Excellentes compétences en tenue de dossiers et en documentation.
- Maîtrise de la suite MS Office, notamment Excel et Word ;
- Connaissance avancée de l’anglais parlé et écrit requise.
- Solides compétences organisationnelles et multitâches.
- Soucieux du détail et mettant l’accent sur la précision.
Seuls les finalistes seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.
Creative Associates International Inc. est un employeur pratiquant l’égalité des chances et l’action positive (sexe/race/handicap/ancien combattant) et offre des chances égales à tous les individus, indépendamment de leur race, couleur, croyance, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, origine nationale, handicap, statut d’ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par la loi nationale, fédérale ou locale.
