Creative Associates International Inc. est une société de services professionnels dynamique et en pleine croissance, spécialisée dans le développement international dans les domaines de l’éducation, des transitions démocratiques et de la stabilisation dans les environnements post-conflit. Basée à Washington, DC, la société est présente sur le terrain dans 30 pays à travers le monde avec un portefeuille solide et diversifié qui comprend des contrats mondiaux avec l’Agence américaine pour le développement international (USAID) et d’autres clients, notamment le Département d’État américain et le Département de la défense américain. La société a acquis une solide réputation auprès de ses clients et de ses missions dans le monde entier et est bien considérée par ses concurrents et ses partenaires.
DESCRIPTION DU PROGRAMME
Le programme de l’Initiative régionale pour les littoraux (LRI) de l’OTI est en mesure de fournir un soutien aux homologues locaux dans certains États côtiers d’Afrique de l’Ouest pour résister aux pressions croissantes des OEV en s’attaquant aux facteurs d’instabilité, notamment : les conflits localisés, la marginalisation ethno-religieuse, le manque de compréhension de la menace des OEV, les griefs locaux contre les structures de gouvernance et la faible cohésion sociale. LRI complète la présence plus large de l’USAID dans la région en fournissant une programmation ciblée à court terme qui réduit les fenêtres d’expansion des OEV et aide les gouvernements nationaux et les communautés locales à renforcer leurs capacités de prévention.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le responsable des subventions assurera une gestion efficace et efficiente de l’administration des subventions et concevra des mécanismes flexibles, innovants et à réponse rapide pour cibler les zones clés. Il/elle veillera également à ce que la fonction de gestion et d’administration des subventions soit toujours conforme aux politiques et procédures de Creative et de l’USAID ; et travaillera au renforcement des capacités des bénéficiaires des subventions ainsi que des autres membres du personnel dans le domaine de la gestion des subventions.
Remarque sur le lieu : Ce poste est basé à Tamale, dans le nord du Ghana.
RAPPORTS ET SUPERVISION
Le responsable des subventions rend compte au chef de projet adjoint.
Responsabilités
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Les principales responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter, les suivantes :
Français Développement des activités
- Contribuer activement aux discussions internes sur la stratégie programmatique et les idées d’activités.
- Mener des recherches et des actions de sensibilisation pour identifier des partenaires, consultants et bénéficiaires potentiels pour le programme.
- Assister le responsable principal des subventions dans l’élaboration de périmètres de travail ciblés et de sollicitations (demandes de candidatures, relevés annuels de programme.).
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable principal du développement des programmes et les bénéficiaires sur l’élaboration des plans de mise en œuvre et des budgets des activités.
- Mener des évaluations des capacités des bénéficiaires sur place, y compris des examens des systèmes financiers et administratifs.
- Pour chaque activité en cours de développement, s’assurer que le contexte de l’activité, le plan de mise en œuvre, le budget et le plan de suivi et d’évaluation sont cohérents et uniformes.
Mise en œuvre des activités
- Assurer la conformité avec les politiques de subventions de Creative telles que détaillées dans le manuel de terrain et l’addenda au manuel d’activités du programme (manuel des subventions).
- Mettre à jour et maintenir les dossiers de subventions dans le système de gestion des subventions de Creative, SharePoint, ainsi que dans la base de données en ligne de l’USAID/OTI.
- Principalement des contacts réguliers avec les bénéficiaires de subventions LRI sous le portefeuille du responsable des subventions, au minimum par le biais d’un appel hebdomadaire.
- Travailler avec le Snr. Grants Manager à la rédaction d’accords de subvention et de documents de gestion de subvention connexes (mémorandum de négociation, formulaires de conformité environnementale, etc.) conformément aux politiques et procédures de Creative.
- Effectuer des visites ponctuelles sur le site des activités pour comprendre comment les bénéficiaires mettent en œuvre leur subvention. Rédiger des notes d’activité concises documentant ces visites.
- Collaborer avec l’équipe de suivi, d’évaluation et d’apprentissage et le Snr. Grants Manager pour s’assurer que les notes d’activité ont été téléchargées dans la base de données de l’USAID/OTI sur une base hebdomadaire.
- Animer les réunions de lancement des subventions, en coordination avec le personnel des finances, des achats et du programme.
- Assurer le contrôle de la qualité et l’intégrité des données dans les bases de données en ligne des subventions de Creative et de l’USAID/OTI et s’assurer que les données du système sont toujours à jour.
- Surveiller le budget et les échéanciers des activités, en coordination avec les départements des programmes, des achats et des finances, pour s’assurer que les dépenses au niveau des activités sont sur la bonne voie et assurer un contrôle de la qualité sur toutes les modifications requises.
- Tenir un suivi budgétaire pour chaque activité, en les mettant à jour toutes les deux semaines en étroite collaboration avec le personnel des finances.
- Participer à la réunion hebdomadaire du département régional des subventions et fournir des mises à jour pour le site.
Clôture de l’activité
- Procéder à un rapprochement financier du budget de l’activité en partenariat avec le personnel des achats et des finances et informer le responsable principal des subventions que les fonds doivent être désengagés.
- Procéder à un examen final des dossiers de subvention, y compris les fichiers multimédias (photos, vidéos), et s’assurer qu’ils ont été téléchargés sur le système de gestion des subventions de Creative (SMART), SharePoint ainsi que sur la base de données en ligne de l’USAID/OTI.
Travail d’équipe et gestion des relations
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable principal du développement des programmes, le responsable des achats et de la logistique et le responsable des finances.
• Fonctionner au sein d’une équipe de programme plus large et multilingue opérant au Bénin, au Togo et au Ghana, en partageant l’expérience et en apprenant de l’expérience des autres.
• Présenter les mises à jour des activités directement à l’USAID/OTI lors des réunions hebdomadaires ; préparer des diapositives PowerPoint documentant les dernières mises à jour des activités.
• Aider le SGM à fournir des conseils et une interprétation au personnel du programme ainsi qu’aux bénéficiaires des politiques et procédures de subventions de Creative et de la réglementation du gouvernement américain.
• Aider le SGM à fournir une formation et un soutien en matière de conformité des subventions au personnel de Creative.
• Autres tâches requises par le Senior Grants Manager (SGM).
Qualifications
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
- Baccalauréat dans un domaine pertinent ou qualification professionnelle en comptabilité/finance requise.
- Au moins 4 ans d’expérience professionnelle avec trois (3) ans d’expérience professionnelle dans des contextes opérationnels complexes et difficiles sur le terrain.
- Au moins un (1) an de travail sur un programme de donateurs internationaux avec un volet de subvention. Une expérience antérieure de subvention de l’USAID est fortement préférée.
- Compétence en informatique et en utilisation de logiciels financiers.
- Compréhension de la gestion du budget et du contrôle des coûts.
- Excellentes compétences en anglais, écrit et parlé.
- Doit être prêt à être basé à Tamale, dans le nord du Ghana.
- Maîtrise des langues parlées dans le nord du Ghana souhaitée.
- La maîtrise du français est souhaitée, mais pas obligatoire.
- Doit avoir une autorisation de travail existante pour le Ghana.
