L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme nationaux au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en Éthiopie, au Niger, en République du Congo, au Soudan du Sud, en Tanzanie et en Ouganda. L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) recrute un Responsable de bureau extérieur (avec formation en mécanique).
L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien technique opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter : la chaîne d’approvisionnement, la logistique et les infrastructures en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones touchées par les catastrophes, infestées par la pauvreté et orientées vers le développement.
L’AIRD fournit des services pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
L’AIRD cherche désormais à recruter un Responsable de Bureau de Terrain basé à Maradi, au Niger.
Résumé du poste
Fournir des services globaux de gestion, de logistique, de finances et d’administration pour soutenir les opérations au niveau du bureau extérieur.
Tâche spécifique
En ce qui concerne la gestion opérationnelle
- Veiller à ce que les opérations bénéficient de services de gestion, de soutien administratif, financier et logistique opportuns, efficaces et efficients afin d’atteindre les objectifs du projet
- Veiller à ce que les systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique soient respectés
- Mettre en œuvre des systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique appropriés en coordination avec le responsable des opérations
- Gérer l’équipe de support et d’administration
- Superviser les écritures de caisse et le codage financier au bureau extérieur et sur le terrain
- Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle
- Mettre en œuvre les procédures opérationnelles standard en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et de finances dans l’ensemble des programmes AIRD
- Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinents et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
- Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant
- Restez informé des activités de l’AIRD.
En ce qui concerne l’atelier et la flotte, le responsable terrain sera responsable de :
- Diriger, médiatiser, soutenir et conduire toutes les questions relatives au garage
- Mettre à jour, organiser et définir les objectifs du personnel du garage en définissant les responsabilités selon le niveau d’activité du garage
- Prendre les mesures appropriées pour améliorer la performance de l’atelier en fonction des résultats attendus et des moyens disponibles
- Mettre en œuvre et suivre les activités de réparation et de maintenance de l’atelier
- Lors des opérations de réparation, veillez à ce qu’un carnet de bord soit mis à jour à chaque trajet, soit conservé dans chaque véhicule et soit régulièrement contrôlé pour en vérifier l’exactitude et la lisibilité. Cela comprend la vérification que toutes les périodes d’entretien sont reflétées dans le carnet de bord
- Organiser efficacement et être transparent dans l’approvisionnement en pièces détachées dans la sous-délégation
- S’assurer que les procédures de gestion du garage et celles de gestion des pièces détachées sont correctement mises en œuvre à tous les niveaux
- Superviser la distribution et la gestion du carburant pour les véhicules et les générateurs
- Recommandation d’intervalles d’entretien pour chaque véhicule
- Assurer que la maintenance est effectuée dans les délais, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client
- S’assurer que tous les coûts d’exploitation du garage liés aux véhicules sont correctement et en temps opportun budgétisés, comptabilisés et signalés de manière appropriée conformément aux directives du projet.
- Veiller à ce que les véhicules gérés dans le garage ne se déplacent qu’avec l’autorisation officielle et uniquement avec des personnes autorisées par la direction. Le mouvement des véhicules est contrôlé pour assurer une prestation efficace et rapide des services au client et aux bénéficiaires.
- Veiller à ce que le permis de conduire de tous les véhicules soit renouvelé en temps opportun et à ce que les documents mis à jour soient transportés dans chaque véhicule
- S’assurer que l’assurance au tiers est souscrite en temps opportun et que les documents sont conservés dans chaque véhicule
- Veiller à ce que les conducteurs se conforment en permanence aux lois du pays dans lequel ils circulent et agissent à tout moment avec courtoisie, bonnes manières et respect approprié
- S’assurer que le carburant de chaque véhicule est surveillé, enregistré et que des rapports précis sont soumis en temps opportun, comme requis
- Assurez-vous que les conducteurs sont correctement informés de toute nouvelle législation, des règlements locaux, des directives de projet et d’autres informations pertinentes pour leurs fonctions, en temps opportun et de manière efficace.
- Veiller à ce que les conducteurs et les assistants de conduite soient régulièrement évalués et encadrés dans leurs tâches, leur santé et leur comportement et que des recommandations soient faites à la direction sans délai
En ce qui concerne la gestion des entrepôts
- Superviser, contrôler et coordonner les mouvements de fournitures
- Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches de bacs
- Assurer le bon stockage des articles en fonction des exigences de chaque référence
- Préparer et soumettre un rapport consolidé sur les mouvements de stock sur une base mensuelle.
En ce qui concerne la gestion de la flotte et du carburant
- Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec le responsable logistique sur le terrain
- Surveiller les mouvements des véhicules pour assurer une prestation rapide des services au client et aux bénéficiaires.
Veiller à ce que les conducteurs respectent les lois des pays et agissent à tout moment avec courtoisie et professionnalisme.
En ce qui concerne les ressources humaines
- Participer à l’intégration du nouveau personnel du bureau extérieur
- Effectuer des évaluations du personnel hiérarchique conformément aux systèmes AIRD
- Soutenir les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel des bureaux extérieurs
- Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien de mentorat, le cas échéant.
En ce qui concerne les rapports et les communications
- Assurer la communication et la coordination quotidiennes avec l’équipe de gestion du pays, participer aux réunions du CMT et coordonner les réunions et les briefings de gestion du bureau extérieur.
- Assurer la production ponctuelle et détaillée des rapports internes du programme AIRD conformément aux directives du CPD
Représentation
- Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du bureau extérieur
- Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
- Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques/communications dans le pays.
Activité liée aux donateurs et partenaires
- Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets à soumettre au siège social pour approbation
- Identifier et recueillir des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
- Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties
Gestion de l’information
- Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
- Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias en accord avec le profil d’entreprise, l’identité et le message d’AIRD, comme indiqué par le CPD et le service des communications du siège social
- Développer des formats de reporting internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces.
Planification d’entreprise
- Contribuer aux plans d’affaires et aux budgets des programmes, selon les directives du directeur des opérations.
- Assister le responsable des opérations, au besoin, dans la planification et la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme.
- Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
- Entreprendre toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être requise.
Renforcement des capacités
- Proposer des plans de renforcement des capacités, d’apprentissage et de collaboration utilisant les nouvelles technologies de l’information ;
- Faciliter le développement de modules d’apprentissage adaptés aux activités d’atelier et liés à la conduite de véhicules et de camions
- Organiser des événements d’apprentissage structurés pour l’AIRD et d’autres parties prenantes ;
- Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre d’activités liées à la formation et au renforcement des capacités ;
- Développer et mettre en œuvre des outils pour réaliser des évaluations des capacités ; prendre le leadership dans la mise en œuvre des plans d’évaluation des capacités du personnel et sélectionner ces outils en utilisant les meilleures méthodes.
Langues requises
Doit maîtriser l’anglais et le français (écrit et parlé)
Qualifications minimales
- Au moins 4 à 7 ans d’expérience pratique en réponse humanitaire
- Diplôme d’ingénieur en mécanique
- Diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent
- Connaissance du processus de réforme humanitaire
- Compétences avérées en matière de réseautage et d’établissement de relations
- Solides compétences d’analyse et de collecte d’informations
- Sensibilité culturelle
- Expérience de travail significative dans un secteur à but non lucratif
- Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en anglais/français
- Maîtrise de l’utilisation de la suite d’applications MS Office et d’autres systèmes informatiques
- Capacité à rédiger des propositions, des rapports et de la correspondance clairement articulés
- De solides compétences d’analyse, de communication et de résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de proposer des solutions possibles de manière concise et claire.
- Une expérience de travail avec des partenaires internationaux de développement, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout.
- Prêt à voyager pour les exigences du programme.
Caractéristiques personnelles
- Comportement éthique : comprendre le comportement et les pratiques éthiques et s’assurer que son propre comportement et celui des autres sont conformes à ces normes et s’alignent sur les valeurs de l’organisation.
- Établir des relations : Établir et entretenir des relations de travail positives, tant en interne qu’en externe, pour atteindre les objectifs de l’organisation
- Communiquer efficacement : Parlez, écoutez et écrivez clairement en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces
- Créativité/Innovation : Développer des moyens nouveaux et uniques pour améliorer les opérations de l’organisation et créer de nouvelles opportunités
- Favoriser le travail d’équipe : travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité de l’organisation
- Leadership Influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation
- Prise de décision : Évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires qui sont opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation, comme autorisé
- Organisation : Établir des priorités, élaborer un calendrier de travail, déployer les bonnes ressources et suivre les progrès vers les objectifs
- Planifier : Déterminer les stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action et évaluer le processus et les résultats
- Assurer un bon rapport qualité-prix, c’est-à-dire un suivi de programme/projet
- Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision.
