L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) recrute pour ce poste (15 Avril 2023)

L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme pays au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en République démocratique du Congo, au Libéria, Niger, Tanzanie et Ouganda. L’enregistrement de l’AIRD en Éthiopie et au Soudan du Sud a été récemment finalisé. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien technique opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter : la chaîne d’approvisionnement, la logistique et les infrastructures en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones sinistrées, infestées de pauvreté et axées sur le développement. AIRD fournit pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements. L’AIRD cherche à recruter un Responsable des Opérations pour son programme au Niger

Les responsabilités globales du directeur des opérations sont divisées en 2 domaines principaux :

1. Gérer, superviser, assurer la qualité des opérations logistiques (carburant, flotte, entrepôt, atelier) et de la chaîne d’approvisionnement du bureau du programme de pays, y compris toute construction pouvant avoir lieu dans le cadre du programme. Il créera et supervisera la mise en œuvre des outils utilisés sur le terrain dans le but d’améliorer l’efficacité opérationnelle. L’identification de solutions opérationnelles sur le terrain qui permettront d’améliorer la productivité fait également partie de ses responsabilités. Il supervise également la mise en œuvre des meilleures pratiques sur le terrain susceptibles de rendre plus efficace la chaîne d’approvisionnement globale de l’organisation.
2. Soutenir le CPD dans l’élargissement de la gamme d’activités de l’AIRD au-delà de la logistique. Il/elle contribuera activement à la définition et à la réalisation des objectifs du programme tout en veillant à ce que la programmation de l’AIRD reste adaptée, en fonction de la situation, du contexte et des objectifs globaux du Programme Pays. Un élément clé du rôle consiste également à s’assurer que l’organisation dispose de ressources adéquates pour la croissance en identifiant les opportunités de financement et en rédigeant des propositions de qualité, mais également en développant des contacts clés au niveau national pour comprendre les priorités des donateurs. Il / elle jouera également un rôle clé dans la gestion appropriée de toutes les ressources de manière transparente tout en garantissant un «rapport qualité-prix». Il / elle assurera également la rapidité et l’exactitude des rapports narratifs et financiers aux donateurs et au siège.

Tâches générales

• Veiller à ce que tout le personnel comprenne les SOP d’approvisionnement et de logistique et s’assurer que les deux sont pleinement mises en œuvre au sein de l’opération
• Participation à l’élaboration du budget programme
• Développer et maintenir de bonnes relations avec tous les partenaires et donateurs potentiels dans la zone d’opération
• Prendre toutes les mesures nécessaires pour motiver le personnel et créer un fort esprit d’équipe à tous les niveaux
• Superviser le personnel de soutien pour améliorer la qualité et l’efficacité des questions administratives
• Faire un rapport de suivi mensuel pour contribuer activement aux rapports narratifs contractuels, financiers et autres rapports spécifiques
• S’efforce de s’assurer qu’un système de gestion participative solide et fonctionnel est en place et que l’image de l’AIRD dans le pays est conforme à la mission, à la vision et aux valeurs de l’AIRD et protège les intérêts et les actifs de l’AIRD
• Maintient une communication régulière et transparente avec CPD et CMT dans un esprit de succès partagés et de résolution conjointe de problèmes

En ce qui concerne l’atelier et la flotte, le responsable des opérations est responsable de :

• Diriger, servir de médiateur, soutenir et diriger toutes les questions relatives au garage
• Mettre à jour, organiser et définir les objectifs du personnel du garage en définissant les responsabilités selon le niveau d’activité du garage
• Prendre les actions appropriées pour améliorer la performance de l’atelier en fonction des résultats attendus et des moyens disponibles
• Mettre en œuvre et surveiller les activités de réparation et d’entretien de l’atelier
• Assurez-vous, pendant le service de réparation, qu’un journal de bord est mis à jour à chaque trajet, qu’il est conservé dans chaque véhicule et qu’il est régulièrement contrôlé pour en vérifier l’exactitude et la lisibilité. Cela comprend la vérification si toutes les périodes de service sont reflétées sur le journal de bord
• Organiser efficacement et être transparent dans l’approvisionnement des pièces de rechange dans la sous-délégation
• Veiller à ce que les procédures de gestion du garage et celles de la gestion des pièces de rechange soient correctement mises en œuvre à tous les niveaux
• Superviser la distribution et la gestion du carburant pour les véhicules et les groupes électrogènes
• Recommander des intervalles d’entretien pour chaque véhicule
• Veiller à ce que la maintenance soit effectuée dans les délais, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client
• Veiller à ce que tous les coûts d’exploitation du garage liés aux véhicules soient budgétés correctement et en temps opportun, comptabilisés et signalés de manière appropriée conformément aux directives du projet.
• Veiller à ce que les véhicules gérés dans le garage ne se déplacent qu’avec une autorisation officielle et uniquement avec des personnes autorisées par la direction. Ce mouvement de véhicule est contrôlé pour produire une prestation efficace et opportune des services au client et aux bénéficiaires
• S’assurer que le permis de conduire de tous les véhicules est renouvelé en temps opportun et que des documents mis à jour sont transportés dans chaque véhicule
• S’assurer que l’assurance responsabilité civile est affectée en temps opportun et que les documents sont conservés dans chaque véhicule
• Veiller à ce que les conducteurs respectent à tout moment les lois du pays dans lequel ils opèrent et agissent à tout moment avec courtoisie, bonnes manières et respect approprié
• Veiller à ce que le carburant de chaque véhicule soit surveillé, enregistré et que des rapports précis soient soumis en temps opportun, au besoin
• Assurez-vous que les conducteurs sont correctement informés de toute nouvelle législation, des règlements locaux, des directives du projet et d’autres informations pertinentes pour leurs fonctions en temps opportun et efficacement
• Veiller à ce que les chauffeurs et les aides-chauffeurs soient régulièrement évalués et encadrés dans leurs fonctions, leur santé et leur comportement et que des recommandations soient faites sans délai à la direction

En ce qui concerne la gestion des entrepôts et du carburant, le responsable des opérations doit :

• Veiller à ce que la gestion de l’entrepôt et de ses articles soit surveillée et correctement distribuée
• Veiller à ce que la gestion du carburant soit surveillée et correctement comptabilisée
• Veiller à ce que la direction soit informée de tout problème que le partenaire peut avoir communiqué concernant le fonctionnement de l’AIRD dans le pays, afin que des mesures puissent être prises en temps opportun
• Veiller à ce que le directeur du programme de pays et / ou l’OCI disposent d’informations opportunes et précises concernant l’opération
• Superviser les opérations du garage, du carburant et des entrepôts

En ce qui concerne l’élargissement de la gamme d’activités de l’AIRD au-delà de la logistique, le responsable des opérations doit :

• Soutenir la rédaction de la stratégie du pays, y compris la stratégie de croissance et les domaines ciblés d’expansion des activités
• Développer et maintenir un solide réseau de contacts avec la communauté des donateurs (par exemple USAID, UK FCDO, AFD, Banque mondiale, Union européenne) pour être au courant des dernières opportunités de financement et avoir une relation de confiance avec les donateurs et les donateurs potentiels
• Identifier les opportunités clés et produire des notes conceptuelles et des propositions de haute qualité, avec le soutien du CPD, du département des finances et du siège de l’AIRD. Cela inclut l’identification des activités où l’AIRD pourrait apporter une réelle « valeur ajoutée » au donateur ou au consortium le cas échéant.
• Une fois l’étape de la proposition réussie, gérer les ressources du projet sous la supervision du CPD conformément à l’accord de subvention convenu, y compris, mais sans s’y limiter : les ressources humaines, l’approvisionnement en actifs, la gestion des activités, la conformité, l’audit interne et externe, les relations avec les donateurs et les évaluations .

Langues requises

Doit être à l’aise en français et en anglais (écrit et parlé)

Qualifications minimales

· Un baccalauréat en planification et gestion de projets, en développement international, en relations internationales ou dans un domaine technique

• Un diplôme universitaire supérieur dans un domaine pertinent est un avantage
• Au moins 5 ans d’expérience en gestion ou supervision
• Une bonne connaissance pratique des entrepôts et des systèmes de carburant est un avantage
• Maîtrise des ordinateurs, y compris Microsoft Word, Excel et Power Point requis
• Volonté de voyager au besoin, de travailler selon l’horaire requis, de travailler à différents endroits au besoin
• De solides compétences en analyse, en communication et en résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de fournir des solutions possibles de manière concise et claire.
• Une expérience de travail avec des partenaires de développement internationaux, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout

Connaissances, compétences et capacités

• Connaissance de la gestion de programme, de l’évaluation et de la rédaction de propositions
• Connaissance des groupes de donateurs et/ou des problèmes liés au domaine du programme
• Expérience en conduite du changement hautement souhaitable

Caractéristiques personnelles

Le directeur des opérations doit démontrer sa compétence dans tout ou partie des éléments suivants :

• Se comporter de manière éthique : comprendre les comportements et les pratiques éthiques et s’assurer que son propre comportement et celui des autres est conforme à ces normes et aux valeurs de l’organisation
• Établir des relations : Établir et maintenir des relations de travail positives avec les autres, tant à l’interne qu’à l’externe, pour atteindre les objectifs de l’organisation
• Communiquer efficacement : Parler, écouter et écrire de manière claire, approfondie et opportune en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces
• Créativité/Innovation : Développer des moyens nouveaux et uniques d’améliorer les opérations de l’organisation et de créer de nouvelles opportunités
• Se concentrer sur les besoins internes et externes : anticiper, comprendre et répondre aux besoins des donateurs internes et externes pour atteindre ou dépasser leurs attentes dans les paramètres organisationnels
• Favoriser le travail d’équipe : Travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs et constituer des équipes, et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle
• Diriger : influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation
• Prendre des décisions : Évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires, opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation sous la supervision du CPD
• Organiser : définir des priorités, élaborer un calendrier de travail, suivre les progrès vers les objectifs et suivre les détails, les données, les informations et les activités
• Planifier : déterminer des stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action et évaluer le processus et les résultats
• Résoudre les problèmes : évaluer les situations problématiques pour identifier les causes, recueillir et traiter les informations pertinentes, générer des solutions possibles et faire des recommandations et/ou résoudre le problème
• Garantir l’optimisation des ressources, c’est-à-dire le suivi du programme/projet
• Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision