L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme nationaux au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en République démocratique du Congo, en Éthiopie, au Libéria, au Niger, au Sud, en Tanzanie et en Ouganda. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter, la chaîne d’approvisionnement, la logistique, la construction, les infrastructures, l’environnement, les moyens de subsistance et l’EAH en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones touchées par les catastrophes et axées sur le développement. L’AIRD fournit des services pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
L’AIRD cherche maintenant à embaucher un responsable de sous-bureau (M&E).
Résumé du poste
Ce poste offre un régime de travail hybride et implique la supervision d’un sous-bureau tout en comblant le déficit de suivi et d’évaluation (S&E) à l’échelle nationale. Le rôle implique de fournir un soutien complet en matière de gestion, de logistique, de finances et d’administration pour assurer le bon fonctionnement des opérations au niveau du bureau. Dans le même temps, le titulaire assumera un rôle de leadership en collaboration avec la haute direction, en guidant tous les aspects du suivi, de l’évaluation et de l’apprentissage (MEL) et en respectant les normes du programme au niveau national.
Principales responsabilités
Leadership stratégique en matière de suivi et d’évaluation
- Assurer un leadership, en collaboration avec la haute direction, dans tous les aspects de la MEL et des normes du programme.
- Participer à l’animation des séances de planification stratégique au niveau national et sectoriel, en aidant les gestionnaires de programme, les directeurs et dans l’élaboration des plans annuels.
- Coordonner la collecte et la compilation des données MEL à l’échelle nationale (par exemple, le comptage du nombre de bénéficiaires) dans le cadre des rapports réguliers au siège et aux représentations du HCR.
- Soutenir l’élaboration de stratégies et de cadres sectoriels conformément à la stratégie globale du pays
- Soutenir le développement de processus pour aider l’équipe des programmes à intégrer l’apprentissage entre subventions et s’assurer que les leçons apprises sont utilisées pour éclairer l’adaptation des activités et la conception future des programmes.
- Contribuer aux efforts de l’AIRD sur le développement de la stratégie de partenariat, assurer une approche cohérente et uniforme du partenariat et de la prise de décision
- Participer activement aux réunions de direction et aux sessions de stratégie à l’échelle nationale.
- Représenter l’AIRD au Tchad, selon les besoins, lors de réunions et de discussions sur les questions de MEL avec le HCR, d’autres partenaires de mise en œuvre et d’autres donateurs.
Gestion opérationnelle
- Veiller à ce que les opérations bénéficient de services de gestion, d’administration, de finances et de soutien logistique opportuns, efficaces et efficients pour atteindre les objectifs du projet.
- Veiller à ce que les systèmes et procédures de gestion, de support administratif et logistique soient respectés
- Mettre en œuvre des systèmes et procédures de gestion, d’administration et de soutien logistique appropriés en coordination avec le responsable des opérations
- Gérer l’équipe de support et d’administration
- Superviser les écritures de caisse et le codage financier au bureau auxiliaire
- Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle
- Mettre en œuvre les procédures opérationnelles standards en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et de finances dans l’ensemble des programmes AIRD
- Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinentes et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
- Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant.
Gestion d’entrepôt
- Superviser, surveiller et coordonner les mouvements de fournitures
- Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches de bacs
- Assurer le bon stockage des articles en fonction des exigences de chaque référence
- Préparer et soumettre des rapports consolidés sur les mouvements de stock chaque mois.
Gestion d’atelier
- Superviser, contrôler et coordonner l’activité de l’atelier au sein du sous-bureau
- Assurez-vous que la liste d’inventaire de l’atelier pour tous les équipements et pièces de rechange est mise à jour chaque mois.
- Assurer que la maintenance est effectuée dans les délais, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client/partenaires.
Gestion de flotte et de carburant
- Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec l’officier logistique du bureau auxiliaire
- Surveiller les déplacements des véhicules pour assurer une prestation rapide des services au client et aux bénéficiaires
- Veiller à ce que les conducteurs respectent les lois des pays et agissent à tout moment avec courtoisie et professionnalisme.
Ressources humaines
- Participer à l’intégration du nouveau personnel du sous-bureau
- Effectuer des évaluations du personnel hiérarchique conformément aux systèmes AIRD
- Soutenir les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel du sous-bureau
- Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien de mentorat, le cas échéant.
Rapports et communications
- Assurer la communication et la coordination quotidiennes, participer aux réunions du CMT et coordonner les réunions et briefings de gestion du sous-bureau.
- Assurer la production ponctuelle et détaillée des rapports internes du programme AIRD.
Représentation
- Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du sous-bureau
- Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
- Soutien dans le domaine des relations publiques/communications.
Activité liée aux donateurs et aux partenaires
- Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets
- Identifier et collecter des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
- Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties.
Gestion de l’information
- Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
- Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias en accord avec le profil d’entreprise, l’identité et le message d’AIRD
- Développer des formats de reporting internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces.
Gestion financière
- Mettre en œuvre le manuel des politiques et procédures financières conformément aux exigences de l’AIRD
- Mettre à jour le CPD avec des informations précises concernant les soldes budgétaires du ou des projets sur une base mensuelle
- Soumettre les rapports financiers au HCR et aux autres donateurs après approbation par le CPD conformément aux règles et réglementations du HCR et de l’AIRD
- Surveiller les flux de trésorerie et l’utilisation du budget du programme national
- Assurer le paiement ponctuel des salaires du personnel et de toutes les autres obligations du personnel conformément aux lois du travail du pays.
- Assurer un codage budgétaire précis de tous les documents financiers au dossier
- Effectuer un bilan mensuel pour les appareils locaux et étrangers sur une base mensuelle.
Planification d’ entreprise
- Contributeur aux plans d’affaires et aux budgets des programmes
- Appui à la planification et à la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme
- Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
- Entreprendre toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être requis.
Qualifications et exigences en matière d’éducation :
- Diplôme minimum de baccalauréat et/ou de troisième cycle dans des domaines pertinents à l’approvisionnement.
Expérience professionnelle générale :
- Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
- Au moins 10 ans d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins 7 ans de travail en matière de MEL pour des organisations non gouvernementales travaillant dans le domaine de l’aide internationale et du développement.
- A démontrer une expertise et une expérience en matière de MEL, y compris l’élaboration et l’utilisation de cadres logiques, d’indicateurs, de plans et de systèmes de MEL.
- Posséder des compétences en méthodologies et techniques MEL qualitatives et quantitatives.
- Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre d’études de base et d’évaluations.
- Expérience significative en formation et renforcement des capacités.
- Expérience/connaissance des normes minimales de gestion de programme, y compris MEL, gestion de projet et responsabilisation des participants.
- Expérience avec les systèmes MEL de divers donateurs, notamment l’USAID, le FCDO, l’UE, l’ONU, etc.
- Une connaissance des principes humanitaires est préférable.
- Une expérience en leadership dans les programmes d’intervention d’urgence est préférable.
- Solide connaissance des applications logicielles généralement utilisées pour la gestion, la collecte, l’analyse et la création de rapports de données (par exemple, Excel, Access, SPSS/STATA, ODK, Kobo, Enketo, Ona, CommCare, TolaData, PowerBI, Visual Studio, MAXQDA ou autres).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français
- A démontré une attention aux détails, a respecté les délais, a pris des initiatives, a anticipé et a résolu les problèmes.
- Compétences en multitâche, coordination, organisation et priorisation essentielles.
- Volonté de se déplacer régulièrement sur les sites du programme sur le terrain.
Langues :
- Doit maîtriser l’anglais et le français (écrit et parlé)
