L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à mais non lucrative avec des bureaux de programme nationaux au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en République démocratique du Congo, en Éthiopie, au Libéria, au Niger, au Sud, en Tanzanie et en Ouganda. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter, la chaîne d’approvisionnement, la logistique, la construction, les infrastructures, l’environnement, les moyens de subsistance et l’EAH en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones touchées par les catastrophes et orientées sur le développement.
L’AIRD fournit des services pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
L’AIRD cherche maintenant à embaucher un responsable de sous-bureau (mécanique).
Résumé du poste
Fournir des services globaux de gestion, de logistique, de finances et d’administration pour soutenir les opérations du sous-bureau.
Principales responsabilités
Gestion opérationnelle
- Veiller à ce que les opérations bénéficient de services de gestion, d’administration, de finances et de soutien logistique opportuns, efficaces et efficients pour atteindre les objectifs du projet.
- Veiller à ce que les systèmes et procédures de gestion, de support administratif et logistique soient respectés
- Mettre en œuvre des systèmes et procédures de gestion, d’administration et de soutien logistique appropriés en coordination avec le responsable des opérations
- Gérer l’équipe de support et d’administration
- Superviser les écritures de caisse et le codage financier au bureau auxiliaire
- Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle
- Mettre en œuvre les procédures opérationnelles standards en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et de finances dans l’ensemble des programmes AIRD
- Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinentes et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
- Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant.
Gestion d’entrepôt
- Superviser, surveiller et coordonner les mouvements de fournitures
- Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches de bacs
- Assurer le bon stockage des articles en fonction des exigences de chaque référence
- Préparer et soumettre des rapports consolidés sur les mouvements de stock chaque mois.
Gestion d’atelier
- Superviser, contrôler et coordonner l’activité de l’atelier au sein du sous-bureau
- Assurez-vous que la liste d’inventaire de l’atelier pour tous les équipements et pièces de rechange est mise à jour chaque mois.
- Assurer que la maintenance est effectuée dans les délais, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client/partenaires.
Gestion de flotte et de carburant
- Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec l’officier logistique du bureau auxiliaire
- Surveiller les déplacements des véhicules pour assurer une prestation rapide des services au client et aux bénéficiaires
- Veiller à ce que les conducteurs respectent les lois des pays et agissent à tout moment avec courtoisie et professionnalisme.
Ressources humaines
- Participer à l’intégration du nouveau personnel du sous-bureau
- Effectuer des évaluations du personnel hiérarchique conformément aux systèmes AIRD
- Soutenir les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel du sous-bureau
- Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien de mentorat, le cas échéant.
Rapports et communications
- Assurer la communication quotidienne et participer aux réunions du CMT, et coordonner les réunions et briefings de gestion du sous-bureau.
- Assurer la production ponctuelle et détaillée des rapports internes du programme AIRD.
Représentation
- Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du sous-bureau
- Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
- Soutenir le coordinateur de l’Est du Tchad dans son rôle de relations publiques/communications dans la région.
Activité liée aux donateurs et aux partenaires
- Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets pour soumission et approbation
- Identifier et collecter des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
- Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties.
Gestion de l’information
- Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
- Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias, conformément au profil d’entreprise, à l’identité et au message de l’AIRD, au responsable hiérarchique et au service des communications du siège sociale.
- Développer des formats de reporting internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces.
Gestion financière
- Mettre en œuvre le manuel des politiques et procédures financières conformément aux exigences de l’AIRD
- Mettre à jour le CPD avec des informations précises concernant les soldes budgétaires du ou des projets chaque mois
- Soumettre les rapports financiers au HCR et aux autres donateurs après approbation par le CPD conformément aux règles et réglementations du HCR et de l’AIRD
- Surveiller les flux de trésorerie et l’utilisation du budget du programme national
- Assurer le paiement ponctuel des salaires du personnel et de toutes les autres obligations du personnel conformément aux lois du travail du pays.
- Assurer un codage budgétaire précis de tous les documents financiers au dossier
- Effectuer un bilan mensuel pour les appareils locaux et étrangers sur une base mensuelle.
Planification d’entreprise
- Contributeur aux plans d’affaires et aux budgets des programmes, selon les directives
- Fournir un soutien, au besoin, à la planification et à la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme
- Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
- Entreprendre toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être requis.
Qualifications et exigences en matière d’éducation :
« Diplôme minimum de baccalauréat et/ou de troisième cycle en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en génie mécanique ou dans des domaines connexes. »
Expérience professionnelle générale :
- Au moins 10 ans d’expérience pratique en réponse humanitaire
- Expérience en gestion ou mise en œuvre d’opérations dans le secteur humanitaire.
- Expérience dans la coordination d’activités de groupe et la gestion d’équipes interfonctionnelles.
- Connaissance des techniques de gestion de projet.
Compétences :
- Solides compétences en matière d’organisation et de coordination
- Compétence dans la gestion efficace des budgets.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Maîtrise de MS Office et d’autres logiciels pertinents.
Langues :
- Doit maîtriser l’anglais et le français (écrit et parlé).
