L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme nationaux au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en République démocratique du Congo, en Éthiopie, au Libéria, en Tanzanie et en Ouganda. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien technique opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter : la chaîne d’approvisionnement, la logistique et les infrastructures en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones touchées par les catastrophes, infestées par la pauvreté et orientées vers le développement. L’AIRD fournit des services pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
Résumé du poste
Fournir des services globaux de gestion, de logistique, de finances et d’administration pour soutenir les opérations du bureau extérieur.
Gestion opérationnelle
- Veiller à ce que les opérations bénéficient de services de gestion, de soutien administratif, financier et logistique opportuns, efficaces et efficients afin d’atteindre les objectifs du projet
- Assurer le respect des systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique
- Mettre en œuvre des systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique appropriés en coordination avec le coordonnateur de l’Est
- Gérer l’équipe de support et d’administration
- Superviser les écritures de caisse et le codage financier au bureau extérieur
- Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle
- Mettre en œuvre les procédures opérationnelles standard en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et de finances dans l’ensemble des programmes AIRD
- Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinents et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
- Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant.
Gestion d’entrepôt
- Superviser, contrôler et coordonner les mouvements de fournitures
- Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches de bacs
- Assurer le bon stockage des articles en fonction des exigences de chaque référence
- Préparer et soumettre un rapport consolidé sur les mouvements de stock sur une base mensuelle.
Gestion d’atelier
- Superviser, suivre et coordonner l’activité de l’atelier au bureau extérieur
- Assurez-vous que la liste d’inventaire de l’atelier pour tous les équipements et pièces de rechange est mise à jour mensuellement.
- Assurer que les opérations de maintenance sont réalisées dans les délais, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client/les partenaires.
Gestion de flotte et de carburant
- Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec le responsable logistique sur le terrain
- Surveiller les mouvements des véhicules pour assurer une prestation rapide des services au client et aux bénéficiaires.
Veiller à ce que les conducteurs respectent les lois des pays et agissent à tout moment avec courtoisie et professionnalisme.
Ressources humaines
- Participer à l’intégration du nouveau personnel du bureau extérieur
- Effectuer des évaluations du personnel hiérarchique conformément aux systèmes AIRD
- Soutenir les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel du sous-bureau
- Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien en matière de mentorat, le cas échéant.
Rapports et communications
- Assurer la communication et la coordination quotidiennes avec l’équipe de gestion du pays, participer aux réunions du CMT et coordonner les réunions et les briefings de gestion du bureau extérieur.
- Assurer la production ponctuelle et détaillée des rapports internes du programme AIRD conformément aux directives du CPD.
Représentation
- Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du bureau extérieur
- Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
- Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques/communications dans le pays.
Activité liée aux donateurs et partenaires
- Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets à soumettre au siège social pour approbation
- Identifier et collecter des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
- Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties.
Gestion de l’information
- Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
- Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias en accord avec le profil d’entreprise, l’identité et le message d’AIRD, comme indiqué par le CPD et le service des communications du siège social
- Développer des formats de reporting internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces.
Gestion financière
- Mettre en œuvre le manuel des politiques et procédures financières conformément aux exigences de l’AIRD
- Mettre à jour le CPD avec des informations précises concernant les soldes budgétaires du ou des projets sur une base mensuelle
- Soumettre les rapports financiers au HCR et aux autres donateurs après approbation par le CPD conformément aux règles et réglementations du HCR et de l’AIRD
- Surveiller les flux de trésorerie et l’utilisation du budget du programme national
- Assurer le paiement ponctuel des salaires du personnel et de toutes les autres obligations du personnel conformément aux lois du travail du pays.
- Assurer un codage budgétaire précis de tous les documents financiers au dossier
- Effectuer un bilan mensuel pour les devises locales et étrangères sur une base mensuelle.
Planification d’entreprise
- Contribuer aux plans d’affaires et aux budgets des programmes, selon les directives du directeur des opérations.
- Assister le responsable des opérations, au besoin, dans la planification et la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme.
- Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
- Entreprendre toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être requise.
Langues requises
Doit maîtriser l’anglais et le français (écrit et parlé).
Qualifications minimales
- Au moins 7 ans d’expérience pratique en réponse humanitaire
- Baccalauréat minimum, de préférence en génie civil
- Connaissance du processus de réforme humanitaire
- Compétences avérées en matière de réseautage et d’établissement de relations
- Solides compétences d’analyse et de collecte d’informations
- Sensibilité culturelle
- Expérience de travail significative dans un secteur à but non lucratif
- Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en anglais/français
- Maîtrise de l’utilisation de la suite d’applications MS Office et d’autres systèmes informatiques
- Capacité à rédiger des propositions, des rapports et de la correspondance clairement articulés
- De solides compétences d’analyse, de communication et de résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de proposer des solutions possibles de manière concise et claire.
- Une expérience de travail avec des partenaires internationaux de développement, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout.
- Prêt à voyager pour les exigences du programme.
Caractéristiques personnelles
- Comportement éthique : comprendre le comportement et les pratiques éthiques et s’assurer que son propre comportement et celui des autres sont conformes à ces normes et s’alignent sur les valeurs de l’organisation
- Établir des relations : établir et entretenir des relations de travail positives, tant en interne qu’en externe, pour atteindre les objectifs de l’organisation
- Communiquer efficacement : parler, écouter et écrire clairement en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces
- Créativité/Innovation : développer des façons nouvelles et uniques d’améliorer les opérations de l’organisation et de créer de nouvelles opportunités
- Favoriser le travail d’équipe : travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle
- Leadership Influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation
- Prise de décision : évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires qui sont opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation, comme autorisé
- Organisation : établir des priorités, élaborer un calendrier de travail, déployer les bonnes ressources et suivre les progrès vers les objectifs
- Planifier : déterminer des stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action et évaluer le processus et les résultats
- Assurer l’optimisation des ressources, c’est-à-dire le suivi des programmes/projets
- Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision.
