Résumé du poste

Fournir des services généraux de gestion, logistiques, financiers et administratifs pour appuyer les opérations au niveau des antennes, ce qui peut inclure la supervision des bureaux extérieurs.

Gestion opérationnelle

• Veiller à ce que les opérations reçoivent des services de gestion, administratifs, financiers et logistiques opportuns, efficaces et efficients afin d’atteindre les objectifs du projet
• Veiller à ce que les systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique soient suivis
• Mettre en œuvre des systèmes et des procédures appropriés de gestion, de soutien administratif et logistique en coordination avec le gestionnaire des opérations
• Gérer l’équipe de support et d’administration
• Superviser les écritures du livre de caisse et le codage financier à l’antenne et sur le terrain
• Favoriser une bonne communication et coordination entre le support, l’équipe administrative et l’équipe opérationnelle technique
• Mettre en œuvre les PON relatives aux ressources humaines, à l’approvisionnement, à la logistique et aux finances dans l’ensemble des programmes de la RID
• Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinents et bénéfiques pour l’AIRD et sa mission et son mandat
• Contribuer à des initiatives de collecte de fonds, le cas échéant
• Tenez-vous au courant des activités de l’AIRD

Gestion d’entrepôt

• Superviser, surveiller et coordonner les mouvements des fournitures
• Maintenir une documentation appropriée et la mise à jour des cartes de stock et des cartes bac
• Assurer le stockage approprié des articles selon chaque exigence de référence
• Préparer et soumettre un rapport consolidé sur les mouvements de stocks sur une base mensuelle

Gestion de la flotte et du carburant

• Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec le responsable logistique sur le terrain
• Surveiller le mouvement des véhicules pour assurer la prestation rapide des services au client et aux bénéficiaires
• S’assurer que les chauffeurs respectent les lois des pays et agissent en tout temps avec courtoisie et professionnalisme

Ressources humaines

• Participer à l’initiation des nouveaux membres du personnel de l’antenne
• Effectuer des évaluations du personnel géré hiérarchiquement conformément aux systèmes de la RID
• Appuyer les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel auxiliaire
• Participate in the national staff capacity building, identification of staff training needs and providing mentoring support where appropriate

Reporting and Communications

• Ensure daily communication and coordination with the Country Management Team, participate in CMT meetings and coordinate Sub Office management meetings and briefings
• Ensure timely and detailed production of AIRD program internal reports as directed by the CPD

Representation

• Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, d’autres organisations et des ONG dans la zone d’opérations du sous-bureau
• Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de la CIRD, le cas échéant.
• Soutenir le DPC dans son rôle de relations publiques et de communications dans le pays

Activités liées aux donateurs et aux partenaires

• Coordonner la collecte d’information et rédiger les propositions de financement et les budgets à soumettre à l’approbation du siège social
• Identifier et recueillir des informations sur les futurs donateurs possibles et les possibilités de financement
• Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et d’autres parties

Gestion de l’information

• Élaborer et tenir à jour des systèmes pour consigner les activités, les extrants et l’incidence du programme
• Fournir des documents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias pertinents conformément au profil organisationnel, à l’identité et au message d’AIRD, selon les directives de la DPC et du service des communications du siège social.
• Élaborer des formats de rapports internes appropriés et assurer une circulation efficace de l’information interne

Planification des activités

• Contribuer aux plans d’activités et aux budgets du programme selon les directives du gestionnaire des opérations
• Appuyer le gestionnaire des opérations, selon les besoins, dans la planification et la mise en œuvre des activités et des événements dans la zone de programme
• Soutien au suivi et à l’évaluation des activités du programme
• S’acquitter de toutes autres tâches appropriées au poste qui pourraient être nécessaires

Langues requises

Doit maîtriser l’anglais et Français (écrit et parlé)

Qualifications minimales

• Au moins 4-7 ans d’expérience pratique dans la réponse humanitaire
• Baccalauréat minimum et / ou diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent
• Connaissance du processus de réforme humanitaire
• Compétences avérées en matière de réseautage et d’établissement de relations
• Solides compétences en matière d’analyse et de collecte d’informations
• Sensibilité culturelle
• Expérience de travail significative dans un secteur sans but lucratif
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en anglais / Français
• Maîtrise de la suite d’applications MS Office et d’autres systèmes informatiques
• Capacité de rédiger des propositions, des rapports et de la correspondance clairement articulés
• De solides compétences en analyse, en communication et en résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de fournir des solutions possibles de manière concise et claire.
• Une expérience de travail avec des partenaires internationaux de développement, des organisations non gouvernementales internationales (OING) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout
• Prêt à voyager pour les exigences du programme