L’Initiative africaine pour le secours et le développement (AIRD) est une ONG apolitique, laïque et à but non lucratif, présente au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en Éthiopie, au Niger, en République du Congo, au Soudan du Sud, en Tanzanie et en Ouganda. L’AIRD a pour objectif d’apporter un soutien technique opérationnel, notamment en matière de chaîne d’approvisionnement, de logistique et d’infrastructures, en partenariat avec des organisations humanitaires et de développement intervenant dans les zones sinistrées, touchées par la pauvreté ou en phase de développement. L’AIRD travaille pour et par l’intermédiaire de partenaires, parmi lesquels des agences des Nations Unies, des organisations donatrices internationales et nationales, et des gouvernements. L’AIRD recrute pour ces 2 postes :
POSTE 1 : DIRECTEUR DE SOUS-BUREAU – MARADI (NIGER)
Résumé du poste
Le chef de sous-délégation est responsable de la gestion opérationnelle efficace de la sous-délégation AIRD dans sa zone de responsabilité. Véritable chef d’orchestre, il coordonne et supervise les équipes de soutien et techniques, veille à l’optimisation des ressources humaines, financières et matérielles et garantit le respect des politiques et normes de l’organisation.
Plus précisément, le/la chef(fe) de sous-délégation est le/la référent(e) technique national(e) pour les opérations logistiques, notamment la gestion des garages, des flottes et des entrepôts, garantissant la qualité, la performance et la conformité de ces opérations sur l’ensemble du territoire du Niger. Il/Elle joue un rôle clé dans le développement et la diversification des services logistiques de l’AIRD Niger, tout en pilotant le renforcement des capacités du personnel et des parties impliquées des projets dans le secteur de la logistique. Le/La chef(fe) de sous-délégation est également un moteur d’innovation technique au sein de l’AIRD Niger, promouvant de nouvelles approches et de nouveaux outils pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la pérennité des interventions.
Gestion opérationnelle
- Veiller à ce que les opérations bénéficient de services de soutien en matière de gestion, d’administration, de finances et de logistique opportunes, efficaces et efficientes afin d’atteindre les objectifs du projet.
- Assurer la conformité aux systèmes et procédures de gestion, d’administration et de soutien logistique
- Mettre en œuvre des systèmes et des procédures de gestion, d’administration et de soutien logistique appropriés en coordination avec le responsable des opérations.
- Gérer l’équipe de support et d’administration
- Superviser les entrées de trésorerie et la codification financière au sein du bureau auxiliaire et sous
- Favoriser une bonne communication et une bonne coordination entre l’équipe de soutien, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle.
- Mettre en œuvre des procédures opérationnelles standards (POS) pour les ressources humaines, les achats, la logistique et les finances dans l’ensemble des programmes de l’AIRD
- Participer aux réunions, réseaux, séminaires et conférences pertinentes et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
- Contribuer aux initiatives de collecte de fonds selon les besoins
- Restez informé des activités de l’AIRD
Gestion d’ateliers et de flottes
- Diriger, servir de médiateur, soutenir et orienter toutes les questions relatives au garage
- Mettre à jour, organiser et définir les objectifs du personnel du garage en définissant les responsabilités en fonction du niveau d’activité du garage.
- Prendre les mesures appropriées pour améliorer le rendement de l’atelier en fonction des résultats attendus et des ressources disponibles
- Mettre en œuvre et suivre les activités de réparation et d’entretien de l’atelier
- Lors des réparations, veillez à tenir un carnet de bord à jour pour chaque trajet, conservé dans chaque véhicule et régulièrement contrôlé afin d’en vérifier l’exactitude et la lisibilité. Il convient notamment de s’assurer que toutes les périodes d’entretien y sont consignées.
- Organisez-vous efficacement et faites preuve de transparence dans la fourniture de pièces de rechange au sein de la sous-délégation.
- S’assurer que les procédures de gestion du garage et les procédures de gestion des pièces de rechange sont correctement mises en œuvre à tous les niveaux.
- Superviser la distribution et la gestion du carburant pour les véhicules et les générateurs.
- Intervalles d’entretien recommandés pour chaque véhicule
- Veiller à ce que la maintenance soit effectuée dans les délais impartis, dans le respect de la sécurité de tous et des opérations attendues par le client.
- S’assurer que tous les coûts d’exploitation du garage liés aux véhicules sont budgétisés, comptabilisés et rapportés de manière précise et opportune, conformément aux directives du projet.
- Assurez-vous que les véhicules du garage ne soient pas conduits par des personnes dûment autorisées et habilitées par la direction. Ce contrôle des déplacements de véhicules permet d’assurer une prestation de services efficace et rapide aux clients et bénéficiaires.
- Assurez-vous que les permis de conduire de tous les véhicules soient renouvelés en temps voulu et que les documents à jour soient présents dans chaque véhicule.
- Assurez-vous de souscrire une assurance responsabilité civile en temps opportun et de conserver les documents nécessaires dans chaque véhicule.
- Veillez à ce que les conducteurs respectent en tout temps les lois du pays dans lesquels ils exercent leur activité et fassent preuve en toutes circonstances de courtoisie, de bonnes manières et de respect.
- S’assurer que la consommation de carburant de chaque véhicule est surveillée et enregistrée, et que les rapports précis sont soumis en temps opportun, conformément aux exigences.
- S’assurer que les conducteurs soient correctement informés, en temps opportun et de manière efficace, de toute nouvelle législation, réglementation locale, directive de projet et autre information pertinente à leurs fonctions.
- S’assurer que les conducteurs et leurs assistants sont régulièrement évalués et supervisés quant à leurs fonctions, leur santé et leur comportement, et que des recommandations sont formulées sans délai à la direction.
- Autres tâches.
Gestion d’entrepôt
- Superviser, contrôler et coordonner le mouvement des fournitures
- Conserver la documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches d’emplacement.
- Veiller à stocker correctement les articles conformément aux exigences de chaque référence.
- Préparer et soumettre un rapport mensuel consolidé sur les mouvements de stocks.
Gestion du carburant
- Planifier les opérations de transport et de ravitaillement en coordination avec l’officier de logistique du sous-marin
- Surveiller les déplacements des véhicules afin de garantir la prestation de services en temps voulu aux clients et aux bénéficiaires.
- Assurez-vous que les conducteurs respectent la législation du pays et font preuve de courtoisie et de professionnalisme en toutes circonstances.
Ressources humaines
- Participer à l’intégration des nouveaux employés au sein de la sous-délégation
- Effectuer des évaluations du personnel de première ligne conformément aux systèmes AIRD
- Appuyer les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel de la sous-délégation
- Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien en matière de mentorat, le cas échéant.
Rapports et communications
- Réunions et séances d’information sur la gestion des délégations.
- Assurer la production en temps opportun et détaillé des rapports internes du programme AIRD, conformément aux directives du DPC
Représentation
- Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, les autres organisations et les ONG de la zone d’opérations de la sous-délégation
- Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant.
- Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques et de communication dans le pays
Activités des donateurs et des partenaires
- Coordonner la collecte d’informations et rédiger les propositions de financement et les budgets à soumettre au siège social pour approbation.
- Identifier et recueillir des informations sur les donateurs potentiels et les opportunités de financement à terme.
- Établir et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties impliquées.
Gestion de l’information
- Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
- Fournir les documents pertinents, les études de cas, les photographies, les événements et les contacts médias conformément au profil, à l’identité et au message de l’AIRD, selon les directives du département de la formation continue et du service de communication du siège social.
- Développer des formats de rapports internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces.
Planification d’entreprise
- Contribuer à l’élaboration des plans d’affaires et des budgets des programmes selon les directives du directeur des opérations.
- Assister le responsable des opérations, au besoin, dans la planification et la mise en œuvre des activités et des événements du programme.
- Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
- Accomplir toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être requis
Renforcement des capacités
- Proposer des plans de renforcement des capacités, d’apprentissage et de collaboration utilisant les nouvelles technologies de l’information ;
- Faciliter l’élaboration de modules d’apprentissage adaptés aux activités d’atelier et liés à la conduite de véhicules et de camions.
- Organisateur des événements d’apprentissage structurés pour l’AIRD et les autres parties participent ;
- Favoriser le développement et la mise en œuvre d’activités liées à la formation et au renforcement des capacités ;
- Développer et mettre en œuvre des outils pour réaliser des évaluations des capacités ; jouer un rôle de premier plan dans la mise en œuvre des plans d’évaluation des capacités du personnel et sélectionner ces outils en utilisant les meilleures méthodes ;
Langues
Doit maîtriser le français et posséder une bonne connaissance pratique de l’anglais.
qualifications minimales
- Au moins 5 ans d’expérience pratique dans l’intervention humanitaire
- Diplôme en génie mécanique
- diplôme de troisième cycle dans une discipline pertinente
- Connaissance du processus de réforme humanitaire
- Compétences démontrées en matière de réseautage et de développement de relations
- Solides compétences en analyse et en collecte d’informations
- sensibilité culturelle
- Expérience professionnelle significative dans le secteur à but non lucratif
- Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en français
- Maîtrise de la suite d’applications MS Office et d’autres systèmes informatiques
- Capacité à rédiger des propositions, des rapports et de la correspondance clairs et concis.
- De solides compétences analytiques, de communication et de résolution de problèmes sont requises, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de proposer des solutions possibles de manière concise et claire.
- L’expérience de travail avec des partenaires de développement international, des organisations non gouvernementales internationales (OING) et des donateurs (en particulier une expérience avec le HCR) est un atout.
- Prêt à voyager pour répondre aux exigences du programme
Caractéristiques personnelles
- Comportement éthique : Comprendre les comportements et les pratiques éthiques et veiller à ce que son propre comportement et celui des autres soient conformes à ces normes et aux valeurs de l’organisation.
- Établir des relations : Établir et maintenir des relations de travail positives, tant à l’interne qu’à l’externe, afin d’atteindre les objectifs organisationnels.
- Communiquer efficacement : Parler, écouter et écrire clairement en utilisant des outils et des techniques de communication appropriées et efficaces
- Créativité/Innovation : Développer des moyens nouveaux et uniques d’améliorer les opérations organisationnelles et de créer de nouvelles opportunités
- Favoriser le travail d’équipe : collaborer efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle.
- Leadership : Influencer positivement les autres pour atteindre des résultats qui servent au mieux les intérêts de l’organisation.
- Prise de décision : Évaluer les situations pour en déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires, opportunes et conformes aux intérêts de l’organisation, conformément aux autorisations.
- Organisation : Établir les priorités, définir un calendrier de travail, déployer les ressources adéquates et suivre les progrès accomplis vers les objectifs.
- Planification : définir des stratégies pour faire progresser l’organisation, fixer des objectifs, définir et mettre en œuvre des plans d’action, et évaluer le processus et les résultats.
- Assurer l’optimisation des ressources, c’est-à-dire le suivi du programme/projet
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant et avec un minimum de supervision.
