La STANDARD CHARTERED BANK recrute pour ce poste (23 Octobre 2024)

Résumé du poste

Le titulaire du poste assume la responsabilité principale de la gestion administrative et du soutien au PDG et au bureau du PDG.

Principales responsabilités

Le rôle d’assistant exécutif auprès du PDG de Standard Chartered Nigeria est essentiel, car il implique à la fois un soutien administratif et stratégique pour assurer une gestion fluide du bureau du PDG. Dans ce rôle, l’assistant exécutif sert de partenaire clé au PDG, garantissant l’efficacité du leadership en permettant la bonne exécution des opérations quotidiennes et des priorités stratégiques.

Soutien administratif

• Gestion du calendrier : planification et gestion des rendez-vous, réunions et conférences du PDG, en veillant à l’alignement avec les priorités.
• Organisation de voyages : Organisation de voyages nationaux et internationaux complexes, y compris les itinéraires, l’hébergement et les visas.
• Coordination des réunions : Préparation des ordres du jour, participation aux réunions, rédaction des procès-verbaux et suivi des actions et décisions clés.
• Gestion de la communication : filtrage, réponse et gestion des courriels, des appels et de la correspondance du PDG.

Gestion de projet :

• Supervision de projet : aider au suivi et à la gestion des projets et initiatives stratégiques clés, en veillant à ce que les délais et les objectifs soient respectés.
• Planification d’événements : organisation d’événements de haut niveau tels que des réunions du conseil d’administration, des fonctions d’entreprise et des engagements clients.
• Rapports et présentations : Préparation de rapports, de présentations et de résumés pour les parties prenantes internes et externes.

Gestion des parties prenantes :

• Rôle de liaison : Agir comme point de contact entre le PDG et les parties prenantes internes/externes, assurant une communication rapide et efficace.
• Établissement de relations : maintenir des relations solides avec les principales parties prenantes, notamment la haute direction, les clients et les organismes de réglementation.

Confidentialité et discrétion :

• Gestion des informations sensibles : garantir la confidentialité des informations sensibles, en particulier concernant les stratégies commerciales, les questions relatives aux clients et les coordonnées des employés.
• Aide à la décision : Fournir des recherches et des informations générales selon les besoins, pour soutenir les processus de prise de décision.

Efficacité opérationnelle :

• Gestion de bureau : superviser le fonctionnement efficace du bureau du PDG, assurer un flux de travail fluide et résoudre les problèmes opérationnels.
• Amélioration des processus : identifier et mettre en œuvre des améliorations dans les processus administratifs pour optimiser la productivité.

Conseil stratégique :

• Insight et feedback : Offrir des commentaires sur les questions commerciales en se basant sur la recherche et l’analyse, et tenir le PDG informé des questions affectant l’environnement commercial.
• Soutien aux initiatives stratégiques : Aider à piloter les stratégies et initiatives commerciales clés en coordonnant les équipes concernées et en fournissant le soutien logistique et administratif nécessaire.

Gestion de crise :

• Coordination d’urgence : agir comme premier point de contact en cas de crise, gérer le flux d’informations et aider le PDG à gérer efficacement les situations d’urgence.

Stratégie

• Connaissance et compréhension de la stratégie et du modèle du Groupe / du pays adaptés au poste.
• Comprendre les besoins de l’entreprise et les priorités clés pour proposer des solutions de gestion adaptées et efficaces en collaboration avec le responsable hiérarchique et le BPM.
• Travailler en partenariat avec tous les membres de l’équipe concernés, les chefs d’entreprise, les chefs fonctionnels et les autres parties prenantes pour stimuler et permettre des performances commerciales durables.

Entreprise

• Connaissance et compréhension de l’environnement commercial, économique et de marché plus large dans lequel le Groupe opère.
• Réaliser les économies de coûts requises et gérer les coûts

Processus

• Préparation et gestion de la communication. Compréhension des systèmes SCB – Travel & Expense, eProcurement, RMS, Peoplesoft, Gift & Expense (« G&E ») Register, Saba, Préparation des demandes de remboursement de frais de déplacement et d’expédition (« T&E »)
• Mise en forme de tous les documents selon des normes élevées en utilisant les modèles appropriés, le cas échéant,
• Effectuer plusieurs tâches sous pression tout en restant calme et professionnel à tout moment.
• Connaissance et respect des politiques du SCB (c.-à-d. voyages).
• Flexibilité pour anticiper les besoins futurs en communication et faire preuve d’initiative pour minimiser l’impact de ce travail imprévu.

Les gens et les talents

• Compréhension des principales parties prenantes et de leur relation avec le rôle des managers
• Communiquer avec les personnes de l’ensemble de l’organisation en toute confiance, sur la base d’une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la Banque et d’une connaissance des personnes clés de la Banque.
• Communication efficace avec les principales parties prenantes, tant internes qu’externes
• Crée la confiance avec les parties prenantes internes et externes
• Des relations de travail positives pour dépasser les attentes
• Définir et surveiller les descriptions de poste et les objectifs des subordonnés directs et fournir des commentaires et des récompenses en fonction de leurs performances par rapport à ces responsabilités et objectifs.

Gestion des risques

• Comprendre l’environnement de risque et de contrôle au sein de la banque, en apportant les rectifications nécessaires
• Comprendre le risque opérationnel et de réputation, selon les normes du Groupe
• Soutenir la mise en œuvre efficace du cadre de gestion des risques dans le cadre de ses attributions
• Veiller à ce que des processus efficaces soient en place pour identifier, gérer, surveiller et signaler

Gouvernance

• Accompagnement à l’évaluation de l’efficacité des dispositifs du Groupe visant à assurer une gouvernance, une surveillance et des contrôles efficaces au sein de l’entreprise et, si nécessaire, à superviser les changements dans ces domaines.
• Connaissance et compréhension du cadre réglementaire dans lequel le Groupe évolue, ainsi que des exigences et attentes réglementaires pertinentes pour le rôle.
• Soutien à la mise en place d’une « gouvernance efficace » ; capacité de soutien à remettre en question efficacement les autres dirigeants ; et volonté de travailler avec les régulateurs locaux de manière ouverte et coopérative

Réglementation et conduite des affaires 

• Affichez une conduite exemplaire et vivez selon les valeurs et le code de conduite du Groupe.
• Assumer la responsabilité personnelle d’intégrer les normes d’éthique les plus élevées, y compris en matière de réglementation et de conduite des affaires, au sein de la Standard Chartered Bank. Cela implique de comprendre et de garantir le respect, dans la lettre et l’esprit, de toutes les lois, réglementations, directives applicables et du Code de conduite du Groupe.
• Conduire la réalisation des résultats énoncés dans les principes de conduite de la Banque : [Résultats équitables pour les clients ; Marchés financiers efficaces ; Conformité à la criminalité financière ; Environnement propice.]
• Identifier, escalader, atténuer et résoudre de manière efficace et collaborative les problèmes de risque, de conduite et de conformité.

Principaux intervenants

• Directeur général
• Équipe de direction du pays
• Responsable de la planification des affaires, direction générale
• Collègues du groupe de direction
• Responsables d’activité et de fonction de groupe, de région et de pays

Autres responsabilités

• Intégrer ici pour de bon la marque et les valeurs du Groupe dans la Direction Générale ; Exécuter d’autres responsabilités assignées en vertu des politiques et procédures du Groupe, du Pays, de l’Entreprise ou fonctionnelles ; Fonctions multiples (double casquette) ;

Compétences et expérience

• utilisation des applications bureautiques
• Rédaction commerciale
• gestion des parties prenantes

Qualifications

• BSc ou diplôme équivalent dans n’importe quel domaine
• Maîtrise de la langue anglaise
• Maîtrise de la rédaction commerciale