IFC, membre du Groupe de la Banque mondiale, est la plus grande institution mondiale de développement axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités dans les pays en développement. Au cours de l’exercice 2022, IFC a engagé un montant record de 32,8 milliards de dollars auprès d’entreprises privées et d’institutions financières dans les pays en développement, tirant parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et stimuler la prospérité partagée alors que les économies sont aux prises avec les effets des crises mondiales aggravantes. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org.
International Finance Corporation (IFC), Nigeria Country Office, recherche une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et au rythme rapide, pour servir d’assistant administratif. L’assistant administratif relève du responsable pays et travaille en étroite collaboration avec l’équipe administrative.
Il / elle doit s’assurer que les processus administratifs, la coordination des voyages, les dispositions protocolaires pour le personnel de haut niveau visitant le bureau et l’IRS (personnel recruté sur le plan international) se déroulent de manière fluide, continue et efficace. Il / Elle doit soutenir l’IRS avec la documentation gouvernementale et s’assurer que les défaillances sont rapidement portées à l’attention du directeur de pays pour une résolution immédiate.
Le candidat retenu devrait travailler de manière indépendante et se verra confier des responsabilités nécessitant une connaissance approfondie de l’institution et des procédures du bureau de pays.
Rôles et responsabilités :
Sous la supervision générale du responsable pays, l’assistant administratif exercera les fonctions suivantes :
A) Tâches administratives : –
1. Préparer de manière proactive les demandes d’exonération fiscale du personnel de bureau et expatrié et assurer le suivi avec les différents bureaux gouvernementaux.
2. Aidez le nouveau personnel relocalisé dans le pays à obtenir tous les documents obligatoires pour rester légalement dans le pays.
3. Point focal sur toutes les questions consulaires, privilèges et immunités pour la SFI au Nigeria.
4. Services de protocole et liaison avec les principaux organismes et départements gouvernementaux et les ambassades.
5. Fournir un soutien logistique et aider à gérer et à gérer les visites VIP.
B) Expédition : –
1. Traitement des certificats d’exemption d’importation/exportation pour le bureau de pays et les membres du personnel transférés au bureau du Nigeria, du ministère des Affaires étrangères et du Département des douanes et accises au nom de la SFI.
2. Suivi et rapports sur les expéditions destinées au bureau de pays et à l’IRS du point de départ à l’arrivée.
3. Liaison avec les agents de dédouanement désignés pour assurer le dédouanement rapide des véhicules, équipements, machines, meubles et autres actifs de la SFI et de l’IRS.
4. Liaison étroite avec l’immigration et les douanes sur les questions d’expédition si nécessaire.
5. Toutes autres tâches administratives ou liées au protocole qui peuvent être assignées par le directeur de pays.
C) Assistance au protocole : –
1. Fournir un service d’accueil et d’assistance au personnel de niveau directeur et supérieur, y compris les rencontrer à l’aéroport et s’assurer qu’ils sont traités sans heurts par l’immigration et les douanes à l’arrivée et au départ.
2. Point focal chargé de coordonner les demandes d’IFC pour les laissez-passer d’aéroport, au besoin de temps à autre.
3. Traitement des permis de travail et renouvellement pour le personnel et leurs familles affectés au Nigeria.
4. Fourniture de conseils aux nouveaux membres de l’IRS qui déménagent au Nigéria (lors de la visite de pré-affectation et de la réinstallation finale)
5. Traitement du visa d’entrée et/ou du visa à l’ arrivée pour
les membres du personnel et les consultants en visite au Nigeria pour des fonctions officielles
tous les agents maritimes enregistrés de l’IFC dans le transport de toutes les expéditions des ports vers les destinations souhaitées et vice versa
8. Point focal sur toutes les questions consulaires, privilèges et immunités pour l’IFC au
Nigeria Visites VIP à l’aéroport.
10. Préparation de toutes les notes verbales pour les éléments suivants :
• Plaque d’immatriculation diplomatique
• Demande de carte d’identité diplomatique
• Permis de conduire diplomatique
• Toutes les demandes d’exemption de droits d’expédition
• Visas/permis de séjour pour entrées multiples
• Demandes de numéro d’identification national (NIN)
• Correspondance avec toutes les agences gouvernementales concernant les questions de protocole
• Notes au service de l’immigration pour les extensions de visa
• Réponses aux mémos du NIS
• Traitement des certificats d’utilisateur final (EUC) pour l’importation d’articles classifiés
D) Soutenir le personnel de l’IRS de la SFI :
1. Informer le ministère des Affaires étrangères de l’arrivée de l’IRS au bureau de pays et de son départ après la fin de sa mission.
2. Demande de carte PIN de l’Autorité fiscale du Nigeria pour permettre à leurs agents d’effacer l’immatriculation de leur véhicule et d’autres documents d’importation.
• Faciliter le personnel de l’IRS à obtenir un permis de conduire local.
• Aider le personnel de l’IRS avec l’enregistrement de leurs véhicules à moteur et l’élimination après l’achèvement de leur mission.
3. Enregistrement des véhicules IFC et IRS auprès du registraire des véhicules à moteur.
4. S’assurer que les véhicules officiels sont assurés au point d’entrée et procéder aux renouvellements. Conseiller également l’IRS sur les contacts d’assurance.
5. Traiter les notes diplomatiques (note verbale) au ministère des Affaires étrangères.
6. Traitement des demandes d’exemption de droits d’expédition pour les membres du CO et de l’IRS.
7. Réception et transmission de toutes les correspondances à destination et en provenance des différents Ministères, Commissions, Présidence et autres.
8. Le traitement d’autres demandes telles que les permis de séjour, les cartes DID, les permis de conduire diplomatiques, les plaques d’immatriculation diplomatiques, le NIN, les demandes de l’annexe B pour la vente de voitures des membres de l’IRS et autres.
E) Exonération fiscale
1. Traiter les exceptions de TVA pour le personnel de la Banque et de l’IRS et assurer le suivi avec le ministère des Affaires étrangères et la NRA.
2. Traiter les documents douaniers pour faciliter le dédouanement des expéditions et des véhicules à moteur pour le personnel du GBM et de l’IRS
3. Coordonner avec les agents de dédouanement et les transitaires et s’assurer que l’équipement de la Banque et les effets personnels du personnel de l’IRS sont dédouanés en douceur.
4. Le traitement de toutes les demandes de dédouanement telles que CC1, CC2 et CC3 :
1. Exonérations de droits pour les effets personnels des membres du personnel
2. Toutes les expéditions officielles de la Banque mondiale
3. Toutes les voitures importées par la Banque et les membres de l’IRS
4. Toutes les boissons pour les applications CC2
5. Assurer la liaison avec la hiérarchie des douanes sur les questions affectant la Banque
6. Réponse aux notes du service des douanes
Les critères de sélection
Éducation et expérience :
• Diplôme universitaire/son équivalent avec au moins 5 ans d’expérience directement pertinente.
• Une expérience antérieure avec une organisation multilatérale/bilatérale est un avantage.
• Une expérience de travail avec les départements du gouvernement nigérian sur les questions de protocole, d’immigration et d’expédition pour les organisations internationales est un atout supplémentaire.
Connaissances et compétences techniques de base :
• Connaissance des technologies et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). A la capacité et la volonté de maintenir à jour ses connaissances et ses compétences en technologie.
• Gestion de projets et de tâches – Démontrer de bonnes compétences organisationnelles, de résolution de problèmes et d’analyse et une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Faire preuve d’attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
• Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés et comprendre son propre rôle. Montrer une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et être capable de les appliquer/mettre en œuvre.
• Polyvalence et adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer le changement.
• Orientation client – Démontrer de bonnes compétences en communication et une attitude de service client positive et professionnelle; est capable de comprendre les besoins du client et de les compléter de manière professionnelle.
• Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences linguistiques en anglais (oral et écrit), capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire les projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer l’information et de soutenir la conservation et l’élimination de l’information et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base.
• Drive for Results – Capable de s’approprier personnellement et de rendre des comptes pour respecter les délais et obtenir les résultats convenus et possède l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborez avec les autres membres de l’équipe et contribuez de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue.
