La National Basketball Association est la principale ligue de basket-ball au monde. Créée le 6 juin 1946 sous le nom de BAA, la ligue est renommée NBA en 1949 après sa fusion avec la NBL. Elle est l’une des quatre ligues professionnelles majeures du sport américain, aux côtés de la NFL, de la MLB et de la NHL.
Ce poste relèvera du président, BAL, qui est chargé de diriger / superviser tous les aspects du fonctionnement du BAL. Cette personne dans ce rôle sera une personne de confiance qui traitera des informations sensibles et confidentielles. L’adjoint exécutif interagira avec les employés à tous les niveaux du BAL, de la NBA ainsi qu’avec des contacts externes, et sera invité à prendre des décisions sur une base régulière avec un minimum de conseils et de supervision.
Principales responsabilités
Ce poste fournira un soutien administratif sous la direction du président, BAL, notamment :
Gérer un calendrier de rendez-vous extrêmement actif, rédiger et préparer une correspondance confidentielle, organiser des itinéraires et des agendas de voyage nationaux et internationaux complexes et détaillés, et compiler des documents pour les réunions liées aux voyages
Gestion étendue du téléphone ; servir de liaison pour répondre aux demandes de renseignements et aux demandes internes et externes, et saisir des messages téléphoniques détaillés via le système en ligne du journal des appels de la NBA
Soumettez les demandes d’inscription des invités, saluez et annoncez tous les participants externes à la réunion et les visiteurs entrants.
Sécuriser les salles de conférence pour les réunions et s’assurer que les besoins audiovisuels sont traités et préparés avant les réunions (mise en place des téléconférences et des réunions WebEx) et gérer les demandes de restauration et d’accueil pour les réunions avec les invités
Rédiger, préparer, éditer et répondre à la correspondance par e-mail au nom du président, BAL, au besoin Organiser et suivre le courrier entrant et sortant et gérer l’expédition et la messagerie des colis
Responsable de la maintenance des documents internes (grille de suivi des voyages d’affaires et des congés personnels, liste de contacts du personnel de direction et des assistants, exportation et archivage mensuel du journal des appels vers Excel
Maintenir plusieurs systèmes de classement ; imprimer et publier des documents sur un lecteur partagé
Préparer les rapports de voyage et de dépenses et s’assurer que des informations complètes et exactes sont disponibles
Maintenir à jour la base de données de contacts et les listes de distribution dans Outlook (c.-à-d. Conseil des gouverneurs, FIBA, etc.)
S’occuper de l’accueil et des affaires personnelles du président, BAL, au besoin Travailler sur des projets spéciaux, selon les affectations
Compétences/Connaissances requises
Connaissance des pratiques et procédures administratives standard de bureau
Excellentes compétences de communication verbale et écrite
Capacité à gérer un volume élevé d’appels et de courriels et à établir des priorités en fonction des besoins de l’entreprise
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler en équipe, ainsi que de manière autonome
Un souci du détail et de la précision de haut niveau (relecture/mise en forme)
Solides compétences en matière d’organisation, de priorisation et de planification
Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches
Un haut niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
Compétences créatives en résolution de problèmes et bon jugement Intégrité et discrétion dans le traitement de questions confidentielles et sensibles
Comportement posé et professionnel
Bien travailler dans un environnement structuré
Bon jugement et capacité à prendre des décisions indépendantes
Capacité à bien interagir à tous les niveaux de l’organisation
Niveau commercial courant en anglais requis, français fortement préféré
Expérience requise
Expérience préalable dans un environnement de bureau exécutif
Un minimum de 8 ans d’expérience en entreprise ou d’expérience dans un rôle d’assistant de direction, idéalement en soutien aux cadres supérieurs
Expérience de travail dans un environnement de haut niveau au rythme rapide
Niveau d’études requis
Diplôme d’associé requis; Baccalauréat préféré
Segment d’emploi : Assistant administratif, Base de données, Administratif, Technologie
