La Mission de l’Organisation des Nations unies en république démocratique du Congo, devenue la Mission de l’Organisation des Nations unies pour la stabilisation en république démocratique du Congo le 1ᵉʳ juillet 2010, est une mission de maintien de la paix en république démocratique du Congo de l’ONU.
POSTE 1 : ASSISTANT D’ÉQUIPE – Kinshasa
Cadre organisationnel
Ce poste est situé dans le bureau du chef de cabinet au sein de la Mission de stabilisation de l’Organisation des Nations Unies en République démocratique du Congo (MONUSCO) à Kinshasa. Le titulaire du poste est placé sous l’autorité de l’assistant administratif.
Responsabilités
Dans les limites de l’autorité déléguée et en fonction du lieu, les assistants d’équipe de ce niveau peuvent être chargés des tâches suivantes (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être accomplies par tous les assistants d’équipe) :
– Effectuer un large éventail de tâches administratives et de soutien de bureau. – Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance courante et à d’autres communications ; utiliser un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports complexes et volumineux.
– Surveiller les processus et les calendriers liés aux résultats, produits, tâches, etc. le cas échéant, contribuer à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents, approbations, signatures, etc. requis pour assurer la conformité aux exigences juridiques, financières et autres pertinentes.
– Rechercher, compilateur et organisateur des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des plans de travail, des études, des séances d’information, des réunions/conférences, etc. et autres, des ordres de travail, etc., en utilisant diverses bases de données.
– Relire des documents et réviser des textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies en matière de format.
– Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes d’information et aux demandes de renseignements modérément complexes (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche dans les dossiers, etc.
– Assurer le secrétariat, l’administration et la logistique des réunions, conseils, comités, conférences, etc. .
– Participer à la maintenance des sites web en scannant, convertir et afficher une variété de documents sur le site.
– Participer à la préparation des documents de présentation en utilisant les technologies/logiciels appropriés.
– Tenir à jour le calendrier et les horaires ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel concerné à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
– Effectuer des fonctions de saisie et d’extraction de données.
– Examiner, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et d’ autres documents ; assurer le suivi des actions imminentes.
– Mettre à jour et tenir à jour de grandes listes de distribution ; prendre des dispositions pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonner les dispositions relatives à l’expédition, les services de messagerie, etc.
– Effectuer des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et des présences, organisation de réunions et d’autres événements, réservations,suivi budgétaire, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement de demandes/documents administratifs (par exemple, demandes d’achat, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc. ).
– Tenir à jour les dossiers (papier et électroniques) et les bases de données de l’unité de travail.
– Effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance de la bureautique générale et du soutien administratif, y compris des politiques, processus et procédures administratives. Se montrer fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance lorsqu’il est confronté à des problèmes ou à des défis ; rester calme dans les situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
TRAVAIL D’ÉQUIPE : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; solliciter des contributions en appréciant réellement les idées et l’expertise des autres ; être disposé à apprendre des autres ; faire passer l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutenir et agir conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partager le mérite des réalisations de l’équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et les missions prioritaires ; ajuster les priorités si nécessaire ; allouer le temps et les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; prévoir les risques et les éventualités lors de la planification ; contrôler et ajuster les plans et les actions si nécessaire ; utiliser le temps de manière efficace.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Expérience professionnelle
Un minimum de trois ans d’expérience dans l’administration et l’assistance générale de bureau ou dans un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à une année pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou d’un diplôme supérieur. Une expérience dans l’appui aux hauts fonctionnaires dans un contexte d’après-conflit ou dans une organisation internationale est requise. Une expérience dans le domaine du front office exécutif est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français oral et écrit est requise. La connaissance de l’anglais est souhaitable
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation, qui peut être suivi d’entretiens axés sur les compétences.
Autres postes vacants :
Spécialiste des droits des victimes
ASSISTANT D’ÉQUIPE – Goma
Spécialiste des affaires politiques (chef de sous-bureau)
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