La Mission de l’Organisation des Nations unies en république démocratique du Congo, devenue la Mission de l’Organisation des Nations unies pour la stabilisation en république démocratique du Congo le 1ᵉʳ juillet 2010, est une mission de maintien de la paix en république démocratique du Congo de l’ONU.
POSTE 1 : ASSISTANT (E) D’ÉQUIPE
Cadre organisationnel
Ce poste est situé au sein de la Section du génie de la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO). L’Assistant d’équipe sera basé à Goma. Le titulaire relève de l’ingénieur de terrain à Goma.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes :
1. Effectuer un large éventail de fonctions administratives et de soutien administratif ;
2. Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance courante et à d’autres communications ; utiliser des progiciels de traitement de documents logiciels standards pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes ;
3. Surveiller les processus et les calendriers liés aux sorties, produits, tâches, etc. de l’unité/des sections ;
4. Aide à la recherche, à la compilation et à l’organisation d’informations et de documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des plans de travail, des études, des séances d’information, des réunions/conférences, etc. ;
5. Aider à la génération d’une variété de rapports, d’ordres de travail, etc., en utilisant diverses bases de données.
6. Aider le superviseur à examiner les documents et à modifier les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, et le respect des normes établies en matière de format ;
7. Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes d’information et aux demandes de renseignements moyennement complexes (par exemple, répond aux demandes demandant une recherche dans les fichiers, etc.), et si nécessaire, renvoyer les demandes de renseignements au personnel approprié pour le traitement ;
8. Fournir un soutien administratif, logistique et de secrétariat aux réunions, conférences, etc.
9. Aide à la préparation du matériel de présentation en utilisant la technologie/le logiciel approprié ;
10. Maintenir le calendrier/les horaires ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité/section de travail immédiate ;
11. Effectuer des fonctions de saisie de données ;
12. Examiner, enregistrer, distribuer et / ou traiter le courrier et d’autres documents ; assurer le suivi des actions imminentes ;
13. Effectuer des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et des présences, organisation de réunions et d’autres événements, réservations, etc.), pour inclure la préparation et / ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple , les demandes, les ordres de tâches, les demandes de voyage, les contrats, etc.) ;
14. Tenir à jour les dossiers (papier et électroniques) et les bases de données pour l’unité de travail/la section ;
15. Exploiter et entretenir une variété d’équipements de bureau dans la performance de bureau de base fonctions, par exemple photocopieur, télécopieur, imprimante, scanner, etc.
16. Fournir des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures générales du bureau, les applications informatiques, etc.
17. Coordonner et planifier des réunions avec diverses composantes au besoin ;
18. S’acquitter d’autres tâches qui lui seront assignées.
Compétences
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; Garder son calme dans les situations de crise ; Souci de la prise en compte du principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité.
Aptitude à la Communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; Accepter les décisions finales du groupe et s’y pince, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Formation
Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Emploi – Qualification spécifique
Diplôme ou certificat en administration et / ou ressources humaines est souhaitable.
Expérience professionnelle
Un minimum de trois (3) ans d’expérience en administration et en soutien administratif général ou un domaine connexe est requis. Des connaissances et de l’expérience dans la préparation des ordres de tâches, la gestion des contrats de biens et de services sont requises. Une expérience de la rédaction de mémorandums interservices et du suivi du processus d’approbation est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est requise.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
Autres postes vacants :
CHEF DE SERVICE DE LA DÉONTOLOGIE ET DE LA DISCIPLINE
ASSISTANT AU MATÉRIEL APPARTENANT AU CONTINGENT
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