Org. Réglage et rapport
Ce poste est situé au Centre d’appui à la mission (MSC) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo. L’agent administratif (planification) rendra compte au chef de l’unité de planification du MSC, au centre d’appui à la mission basé à Goma. Goma est classée au niveau de difficulté « D » et est un lieu d’affectation sans famille.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’agent administratif sera responsable des tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines
• Coordonne efficacement les actions relatives à l’administration des activités des ressources humaines, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des postes, la séparation des membres du personnel , formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Définit les conditions de service, les devoirs et les responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits
en vertu des Statut et Règlement du personnel.
Budget et finances
• Surveille la préparation et la mise en œuvre du programme de travail, en veillant à ce que les ressources financières soient utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément au budget programme et aux allocations émises.
• Définit les exigences et travaille avec les sections/unités en ce qui concerne l’amélioration des systèmes de rapports budgétaires et l’utilisation rentable des ressources du programme.
• Élabore des procédures et les met en œuvre pour s’assurer que les contrôles de gestion comptable et financière sont conformes à la politique et à la pratique des Nations Unies.
• Supervise et/ou fournit des conseils sur les questions et pratiques d’administration financière et d’information de gestion à ses collègues.
• Fournit des conseils et un leadership au personnel subalterne.
Administration générale
• Prépare des projets de plans logistiques / d’urgence pour les opérations de mission complexes et coordonne la fourniture d’un soutien logistique aux opérations militaires ou de police ou de fond en cours ainsi qu’avec d’autres agences des Nations Unies et d’autres organisations.
• Identifie les besoins logistiques et les lacunes en coordination avec les sections SD et SCM et participe aux enquêtes d’évaluation technique pour les contingents de troupes.
• Organise des réunions logistiques et maintient la liaison avec les composantes civiles/militaires/policières dans la préparation des plans logistiques et fournit des conseils sur le soutien aux
questions de gestion logistique, le cas échéant ; examine et fournit des recommandations aux clients, en s’assurant qu’elles sont conformes aux lignes directrices, aux politiques et aux capacités existantes.
• Supervise les travaux liés à l’approvisionnement, à la facturation et à la réception des revenus de divers services, au programme de voyage opérationnel, au suivi des achats et à l’évaluation des contrats avec les fournisseurs/au paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services.
• Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières, d’audit et de personnel pertinentes ; tient à jour des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements.
• Effectue d’autres travaux connexes au besoin.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance des politiques et procédures administratives, logistiques, budgétaires, financières et des ressources humaines. Connaissance technique approfondie démontrée de tous les aspects de la logistique intégrée et des procédures administratives avec des compétences analytiques éprouvées. Aptitude à appliquer diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans des situations de travail. Compétences conceptuelles en analyse et en évaluation pour mener des recherches et des analyses indépendantes. Capacité d’identifier les problèmes, de formuler des opinions, de formuler des conclusions et des recommandations. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Travail d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues ; Identifie les activités et missions prioritaires ; Ajuste les priorités au besoin; Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, finances, ressources humaines, administration des affaires ou gestion du personnel ou gestion logistique est requis.
L’expérience professionnelle
Au moins dix (10) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes, dont deux (2) années devraient ont été à un niveau de supervision est nécessaire.
Une expérience des contrats, de l’administration générale, de la planification, de la coordination et de la gestion du soutien aux opérations logistiques est requise.
Une expérience dans la rédaction de rapports logistiques, l’élaboration de plans logistiques, de politiques et de SOP est requise.
Une expérience des opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est requise. La connaissance du français est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
