Ce poste est situé à Kinshasa, en RDC, dans le bureau des affaires juridiques de la Mission de stabilisation de l’organisation des Nations Unies en République démocratique du Congo (Monusco). Le poste relève d’un juridique. L’assistant administratif aide le bureau des affaires juridiques à la gestion des activités administratives et autres telles qu’attribuées.
Responsabilités
Selon la supervision générale du conseiller juridique principal, la personne occupant le poste remplira les responsabilités suivantes: archivage juridique, données juridiques et gestion de documents, administration générale
- Fournit des conseils au personnel de mission et / ou subordonné.
- Gère l’archivage et la gestion (tâches, transmittales) des documents juridiques souvent dans les délais courts et avec des exigences de confidentialité importantes.
- Entreprend une archivage juridique pour des documents juridiques sensibles.
- Trace et présente des données sur le travail juridique. Peut fournir une assistance pour examiner les accords de pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour des subventions ou d’autres activités dans les zones asisgées;
- Identifie et rapporte les problèmes / problèmes à mesure qu’ils surviennent et recommande des actions appropriées; Coordonne régulièrement avec les unités de service et assure la liaison selon les besoins avec les membres de l’équipe interne à la mission et dans les stands en dehors;
- Effectue d’autres tâches administratives connexes, comme requis (par exemple, voyager, surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, examine les plans d’espace physique et assiste pour identifier les besoins de la technologie de bureau, la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonnent séminaires, conférences et traductions).
Gestion des ressources humaines :
- Effectue diverses actions liées à l’administration des activités des ressources humaines de l’unité de travail, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, la relocalisation, l’évaluation du rendement, les examens de classification de l’emploi, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., l’application cohérente des règles de l’ONU , Règlements, politiques et procédures. Assure la liaison avec l’administration centrale / services exécutifs au besoin;
- Maintient les fichiers d’annonce de vacance et met à jour les annonces de vacance suivantes;
- Prépare les actions du personnel à travers les outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple, Inspira / Umoja;
- Conseille le personnel sur les questions de visa;
- Fournit des conseils et réponses de requêtes générales sur les procédures et processus de classification;
- Fournit des informations et des conseils au personnel / consultants en ce qui concerne les conditions de service, les tâches et responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits en vertu des règles et règlements du personnel;
- Moniteurs a attribué des tables de personnel pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et la circulation du personnel.
Budget et financement :
- fournit une assistance dans la préparation et le développement du programme de travail et du budget du bureau;
- Aide à surveiller régulièrement le programme budgétaire / travail en ce qui concerne les budgets, les fonds fiduciaires, les subventions et autres fonds régulièrement, et enregistre les réallocations des ressources et implémente les réallocations si nécessaire;
- Collecte les données des bases de données pertinentes et aide à la préparation de rapports financiers;
- Fournit une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions;
- Examens et aide à la finalisation des estimations des coûts et des propositions budgétaires, en termes de personnel et d’exigences non performantes pour la mission, y compris les aspects programmatiques; surveille le respect du plan à moyen terme et d’autres mandats législatifs;
- Peut aider les gestionnaires à élaborer des exigences en matière de ressources pour les soumissions budgétaires;
- Surveille la mise en œuvre du budget / les dépenses et les enregistrements de réaffectation des fonds si nécessaire;
- Examine les réquisitions des biens et services pour confirmer (a) que le code de dépenses d’objets correct a été facturé et (b) la disponibilité des fonds;
- Surveille les ressources extra-budgetaires, conformément aux accords et aux plans de coûts avec une attention particulière accordée aux réglementations et aux règles et aux politiques et procédures établies;
- Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire;
- Aide à la finalisation des rapports de performance budgétaire avec l’attention accordée aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Compétences
• Professionnalisme : capacité à remplir un large éventail de fonctions administratives, par exemple, un programme budgétaire / travail, des ressources humaines, la gestion des bases de données, etc. Capacité à appliquer la connaissance de divers règles et réglementations administratives, financières et ressources humaines des Nations Unies dans les situations de travail. Montre une fierté de travail et de réalisations; démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, observer les délais et obtenir des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; montre de la persistance face à des problèmes ou des défis difficiles; reste calme dans des situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
• Communication : parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions à clarifier et manifeste de l’intérêt pour la communication bidirectionnelle; Adapter la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; Démontre l’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
• Travail d’équipe : travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels; sollicite la contribution en évaluant véritablement les idées et l’expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel; Soutien et actes conformément à la décision du groupe final, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement la position propre; Partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Expérience de travail
Un minimum de cinq (5) années d’expérience progressivement responsable en administration, finance, budget, comptabilité, audit, ressources humaines ou zone connexe est nécessaire. Des compétences informatiques solides, y compris la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont nécessaires. Une expérience de travail dans un bureau des affaires juridiques avec des responsabilités pour l’archivage juridique et la gestion des données juridiques est requise. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratives de l’ONU, tels que Umoja ou ERP, est souhaitable. La familiarité avec les dispositions liées aux fonctions des règles, réglementations, manuels et politiques des Nations Unies est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le message annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français oral et écrit est nécessaire. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
