La MONUSCO recrute pour ce poste (14 Mai 2023)

Org. Réglage et rapport

Ce poste est à pourvoir au sein de la Section des Achats, Services de Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO) à Beni. L’assistant aux achats rend compte au responsable des achats par l’intermédiaire d’un responsable des achats.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs délégués et en fonction du lieu, l’assistant d’approvisionnement FS-4 s’acquittera des tâches suivantes :

• Fournit un soutien logistique, administratif et d’approvisionnement à une équipe d’agents d’approvisionnement pour l’acquisition d’une grande variété de biens et de services.
• Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achat et obtenir des informations/documents supplémentaires au besoin ; détermine la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
• Surveille et réconcilie l’état des réquisitions existantes, maintient le contact avec les fournisseurs pour assurer la livraison en temps voulu des biens et services, coordonne l’expédition des biens/produits/équipements au siège et aux missions sur le terrain, vérifie la réception et l’inspection des livrables et rend compte avec précision, au besoin.
• Résout les problèmes/problèmes liés aux marchandises livrées, y compris les écarts entre les bons de commande et les articles/quantités expédiés ou reçus ; prépare et signe les formulaires de retour au fournisseur pour les marchandises reçues inacceptables et/ou endommagées.
• Produit des documents d’appel d’offres (par exemple, des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement impliqué.
• Examiner les cotations/offres/propositions reçues en réponse et, au besoin, demander des éclaircissements aux invités pour la préparation d’un résumé complet des offres.
• Prépare les résumés des offres et compile les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles sous la direction des agents d’approvisionnement.
• Finalise les bons de commande et les contrats pour approbation par le responsable des achats ; peut autoriser les achats conformément au pouvoir de signature délégué et, si nécessaire, préparer la soumission au comité des contrats pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
• Assiste les agents concernés dans les opérations d’achat plus complexes et de plus grande valeur ; coordonne la distribution des documents pertinents aux parties concernées, assure un suivi approprié, etc.
• Maintient les bases de données et les fichiers internes pertinents ; assure le suivi de tous les accords contractuels, contrats de système, etc. et informe les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Recherche, récupère et présente des informations provenant de diverses sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., ainsi que les spécifications des nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Aide à la préparation et au traitement de la vente aux enchères des actifs de la mission, qui ont été radiés de l’inventaire par l’action du comité local et du comité de contrôle des biens du siège, en veillant à ce que toutes les règles soient respectées.
• Rédige des correspondances courantes.
• Effectue d’autres tâches assignées.

Compétences

Professionnalisme :
-Connaissance démontrée et exposition à un domaine de travail important dans les domaines de toutes les phases des techniques et opérations d’approvisionnement internationales utilisées dans la passation de marchés pour une gamme variée de biens et de services.
-Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations;
-Démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet;
-Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des échéanciers et l’atteinte des résultats;
-Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles;
-Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles;
-Reste calme dans les situations stressantes;
-Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Planification et organisation :
-Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues
-Identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins
– Alloue le temps et les ressources nécessaires à l’exécution des travaux
– Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification –
Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire – Utilise
le temps de manière efficace être des « clients » et chercher à voir les choses du point de vue des clients -Établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect -Identifier les besoins des clients et les jumeler aux solutions appropriées

-Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes
-Tenir les clients informés des progrès ou des revers des projets
-Respecter le calendrier de livraison des produits ou des services au client

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.

Emploi – Qualification spécifique

La certification CIPS 4 est requise.

Une formation en financement des achats, en ingénierie, en construction, en logistique ou en gestion des contrats est souhaitable.

Une formation complète en approvisionnement, y compris des certifications internationales telles que Prince 2 et SCOR-P, est souhaitable.

L’expérience professionnelle

Un minimum de six (06) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de la passation des marchés, des finances, de la comptabilité, de la gestion financière ou des contrats, de l’administration ou dans un domaine connexe, dont au moins 3 ans au niveau international, est requise.

Une connaissance et une expérience des outils de planification des ressources (RPT) ou d’une autre application basée sur SAP, en particulier les flux de travail des achats, de la chaîne d’approvisionnement et des finances, sont souhaitables.

Une expérience des opérations sur le terrain du système commun des Nations Unies ou d’une organisation internationale comparable ou d’opérations de logistique militaire / chaîne d’approvisionnement est souhaitable.

La connaissance de MS Office et d’autres applications logicielles, par exemple Excel, Word, Visio ou Power Point, est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est requise. La connaissance du français est souhaitable.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.