Ce poste est à pourvoir au sein de la Section Désarmement, Démobilisation, Réintégration et Stabilisation (DDR&S) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO) à Kinshasa. L’assistant administratif sera basé à Kinshasa et rendra compte au chef de la section DDR&S.
Responsabilités
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section/unité, par exemple, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, les examens de la classification des emplois, séparation des membres du personnel, formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, procédures administratives, processus et pratiques, conditions de service, devoirs et responsabilités, et droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.
• Supervise la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants.
• Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/graphiques statistiques pertinents.
• Assiste le personnel dans les procédures d’intégration et d’enregistrement, ainsi que dans les procédures de départ.
BUDGET ET FINANCES :
• Aide à la préparation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en ressources de la mission tels que les besoins en personnel et hors personnel, y compris les aspects programmatiques, assiste, examine et révise les données en ce qui concerne la finalisation des propositions budgétaires. ainsi que les intrants de la budgétisation basée sur les résultats.
• Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
• Analyse les transactions comptables et les postes non soldés dans le système comptable et recommande des actions correctives. Examine et rapproche divers comptes de compensation, enquête sur les entrées erronées/invalides et recommande des mesures comptables correctives. Vérifie que les pièces justificatives pertinentes appropriées ont été fournies pour le traitement des paiements pour les biens et services reçus.
• Soutient l’examen pour garantir l’utilisation efficiente et efficace des ressources budgétaires grâce à un suivi rigoureux de l’utilisation du budget par rapport au budget approuvé et à la fourniture en temps opportun d’informations à la direction pour la prise de décision. Fournit un soutien et des conseils aux responsables des centres de financement/programmes sur la mise en œuvre du budget et traite les actions correctives si nécessaire.
• Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Administrer et traiter les transactions de fonds via le module de subventions, y compris l’émission d’allocations, les subventions des partenaires de mise en œuvre, les transferts et toute autre transaction conformément aux procédures établies.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Rédiger la correspondance courante pour le chef de section et pour les unités de la section afin de répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Fait circuler les documents à l’intérieur et à l’extérieur de la mission et en assure le suivi.
• Coordonne de manière approfondie avec les sections/unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne de la mission sur le terrain.
• Fournit une assistance administrative et des tâches de secrétariat au chef de section, aux unités et aux autres membres du personnel en ce qui concerne les voyages officiels.
• Maintient un archivage approprié de tous les documents de la section.
• Assure le traitement approprié de la documentation et des informations sensibles et confidentielles.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner des séminaires. , conférences et traductions).
• Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
ADMINISTRATION DES CONTRATS :
• Aider à l’administration quotidienne des contrats entre la section/unité et les entrepreneurs externes pour les services externalisés.
• Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur, selon les besoins.
• Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements.
• Prépare et traite tous les formulaires et autorisations pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service, y compris : les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
• Effectue d’autres tâches, selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Se montre fier de son travail et de ses réalisations ;
- Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ;
- Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ;
- Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ;
- Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ;
- reste calme dans les situations stressantes ;
- Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Travail d’équipe : travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
- Sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ;
- est disposé à apprendre des autres.
- Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel.
- Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position.
- Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation :
- Développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues.
- Identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin.
- Alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification.
- Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire.
- Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Expérience professionnelle
Au moins 6 (six) années d’expérience progressive dans le domaine de la finance, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit, des services administratifs ou dans d’autres domaines connexes sont requises. La connaissance d’un système informatique ERP (Enterprise Resource Planning), tel qu’Umoja ou une autre application basée sur SAP, est requise. Une expérience et des compétences techniques dans la préparation du budget proposé à l’aide d’Umoja Business Planning and Consolidation (BPC) sont requises. Une expérience et des compétences techniques telles qu’une qualification d’expert en processus local dans les modules Umoja suivants : gestion des fonds (FM) et/ou comptabilité financière (FI), sont souhaitables.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise et le français est souhaitable.
