Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau du Chef de Bureau à Beni de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO). L’assistant administratif relève du chef de bureau et à qui il apporte un soutien efficace et efficient dans la gestion de toutes les questions administratives et connexes.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines
• Coordonne les actions concernant les transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section/bureau, par exemple, le recrutement, le placement, la réinstallation, l’évaluation du rendement, l’emploi. les examens de classification, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Assurer la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, selon les besoins.
• Supervise la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants.
• Tenir des registres de l’état d’évaluation des performances de la section/bureau. Aide à formuler des réponses liées aux cas de réfutation.
• Conseille le personnel sur les questions de visa et d’autres règles et réglementations pertinentes ; coordonne l’intégration et l’orientation des nouveaux membres du personnel de la section/du bureau.
• Fournit des conseils et répond aux questions sur les procédures et processus de classification.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.
• Surveille les tableaux d’effectifs de la section/du bureau pour diverses activités liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel. Budget et finances
• Fournit une assistance experte et une coordination dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget de la section/bureau.
• Aider à surveiller régulièrement le budget/le plan de travail par rapport à divers budgets, suggérer des réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations si nécessaire.
• Recueille des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés si nécessaire.
• Examiner, analyser et aider à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la section/bureau, y compris les aspects programmatiques.
• Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Surveille l’exécution et les dépenses du budget et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les demandes en s’assurant que le bon objet de dépense a été facturé. Veiller à ce que les allocations et les taux de change au sein des systèmes concernés soient mis à jour régulièrement.
• Surveille les ressources extrabudgétaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en garantissant le respect des réglementations et règles ainsi que des politiques et procédures établies.
• Aider à la préparation des présentations du rapport sur l’exécution du budget de fin d’année.
• Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale
• Coordonne la fourniture d’orientations, de formations et de supervision quotidienne aux autres membres du personnel dans le domaine de responsabilité.
• Agir à titre de secrétariat de l’équipe de gestion de l’assurance qualité (QAMT) et à ce titre, préparer les réunions du QAMT et le bon classement des dossiers de projets (QIP, CVR).
• Maintient la coordination avec l’unité de gestion du programme en tant que point focal des projets du bureau de terrain.
• Identifie et résout divers problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, en déterminant les actions appropriées.
• Coordonne de manière approfondie avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que dans la mission sur le terrain.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels, suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, planification de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonne des séminaires, des conférences et des traductions).
Compétences
Professionnalisme :
- Démontrer un haut degré de confidentialité dans le traitement des rapports internes.
- Faites preuve de flexibilité sur le temps de travail.
- Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives ;
- Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans des situations de travail.
- Se montre fier de son travail et de ses réalisations ;
- Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ;
- Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ;
- Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ;
- Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ;
- Reste calme dans les situations stressantes ;
- Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Communication :
- Parle et écrit clairement et efficacement ;
- Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ;
- Pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ;
- Adapte le langage, le ton, le style et le format au public ;
- Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et en tenant les gens informés.
Planification et organisation :
- Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ;
- Identifie les activités et les missions prioritaires et ajuste les priorités au besoin ;
- Alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ;
- Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ;
- Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ;
- Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, les finances, les ressources humaines, l’administration des affaires ou la gestion du personnel est requis.
Expérience professionnelle
- Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises.
- Une expérience dans la rédaction de correspondance destinée à être examinée par des homologues internes et externes est requise.
- Une expérience de travail dans un Front Office d’un haut fonctionnaire est souhaitable.
- Une expérience au sein d’une organisation internationale assurant la liaison et soutenant des hauts fonctionnaires est souhaitable.
- Une expérience des opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) est requise.
