Ce poste est à pourvoir au sein de la Mission des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO). L’assistant d’équipe sera basé à Goma. Le titulaire relève du chef de l’unité administrative.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’assistant d’équipe effectuera les tâches suivantes :
• Fournit des services généraux de soutien de bureau pour aider à assurer le bon fonctionnement d’une unité organisationnelle et des demandes, y compris la rédaction de réponses écrites de routine ou d’itinéraires vers le personnel approprié.
•Exécute un large éventail de fonctions de soutien de bureau et d’administration. Répond ou rédige des réponses à la correspondance courante et à d’autres communications ; utilise des logiciels standard de traitement de documents pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
•Assurer un package de traitement de texte standard pour produire une variété de correspondance de routine, recevoir des appels téléphoniques et des visiteurs, et répondre aux demandes et informations de routine.
• Effectue des produits écrits de service pour en assurer l’exhaustivité et l’exactitude grammaticale et typographique et tient à jour les fichiers (papier et électroniques) et les bases de données pour l’unité de travail.
•Maintient le calendrier/les horaires ; surveille le changement et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Effectue des examens des listes de demandes de pièces de rechange/matériaux reçues de différentes régions, lance le processus d’acquisition, prépare les listes de distribution pour toutes les livraisons des bons de commande de biens reçus dans la mission et crée des notifications pour l’expédition de pièces de rechange/matériaux vers différentes régions si nécessaire.
•Aide aux processus de feuille de saisie des services (SES) pour le paiement des services fournis à la section Transport dans toutes les missions.
• Aide à établir des listes détaillées de pièces de rechange pour la livraison sur place (DAP).
• Prépare et traite les acquisitions de faible valeur pour les besoins en pièces de rechange locales, assure le suivi avec les bureaux des finances et des achats pour régler tout problème en suspens et lance les demandes de création de l’identification du produit (PID) pour les pièces de rechange et les matériaux.
•Effectue toute autre tâche requise.
Compétences
Professionnalisme
Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Communication
Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres; interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapter le langage, le ton, le style et le format au public ; démontre. Ouverture dans le partage d’informations et la tenue des gens informés.
Travail d’équipe
Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite véritablement des commentaires. Valoriser les idées et l’expertise des autres ; être disposé à apprendre des autres; placer l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutenir et agir conformément à une décision finale du groupe, même si elle est telle. Les décisions peuvent ne pas refléter entièrement leur propre position, partager le mérite des réalisations de l’équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un permis de conduire national de type B est requis.
Des cours/formations en gestion des ressources humaines sont souhaitables.
L’expérience professionnelle
Un minimum de trois (3) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le soutien bureautique général, le travail avec Microsoft Office, l’acquisition et l’analyse de pièces de rechange pour véhicules, au sein d’une organisation ou d’une entreprise, sont requis.
Un minimum de trois (3) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services d’acquisition de pièces de rechange sont requis.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
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