Cadre organisationnel
Ce poste est à pourvoir à Kinshasa, au sein de la Field Technology Section (FTS) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO). Kinshasa est un lieu d’affectation avec famille, classée au niveau « Conditions difficiles C ». Le responsable de la gestion de l’information relève du chef de la Section Field Technology Section
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent de gestion de l’information sera responsable des tâches suivantes :
•Planifier et mettre en œuvre des initiatives de gestion de l’information d’une importance significative pour la Mission, qui ont généralement un impact sur des groupes d’utilisateurs importants ou multiples, y compris les services et outils de gestion des documents, des données, du contenu Web et des enregistrements, des programmes de formation pour la gestion de l’information, des tableaux de bord de veille stratégique, des outils transversaux de surveillance et portails intranet/web du personnel.
•Identifier et obtenir les informations et les éléments de données nécessaires pour produire des produits et services standardisés, créer des plans de collecte de données pour régulariser la collecte et la production si nécessaire, et prendre en charge l’analyse des données par le biais de visualisations et de services de données.
•Prendre en charge l’adoption de normes d’échange d’informations et promouvoir le partage de données et d’informations dans les paramètres des protocoles de sécurité.
•Concevoir et mettre en œuvre des plans de diffusion et d’accès aux produits et services d’information et des outils, le cas échéant (par exemple, un portail Web, une liste de diffusion, des fiches d’information, des visualisations de données, des référentiels d’enregistrements), y compris la définition de procédures opérationnelles standard pour l’autorisation de diffusion.
•Fournir des services consultatifs sur la gestion de l’information et les politiques et pratiques de la tenue de documents, y compris : l’analyse des besoins et des processus opérationnels ; organisation et maintenance des ressources d’information de l’ONU; recherche, accessibilité et classification de sécurité ; conservation et élimination des dossiers ; et politiques et procédures de gestion de l’information, en mettant l’accent sur les applications technologiques.
•Rechercher, analyser et évaluer le développement de nouveaux services de gestion de l’information et de nouvelles applications des technologies de l’information à la gestion de l’information, à la gestion des données, à la publication Web et à la gestion des archives et des documents et faire des recommandations pour leur déploiement.
•Participer à des projets d’amélioration de la gestion de l’information et de la tenue de dossiers, en contribuant aux études de faisabilité, à l’analyse, à la conception, au développement et à la mise en œuvre des systèmes, ainsi qu’à l’évaluation et à l’essai des améliorations des applications de tenue de l’information et de la tenue de dossiers et des nouveaux systèmes ; assurer l’assistance aux utilisateurs.
•Élaborer du matériel de formation et des manuels d’utilisation ; former le personnel à l’utilisation des services ou systèmes de gestion de l’information ou de tenue des dossiers qui lui sont assignés.
•Gérer les fonctions d’acquisition et d’élimination des documents en appliquant le concept de cycle de vie aux actifs informationnels, y compris l’évaluation en assurant la liaison avec les bureaux d’origine des documents concernant le transfert et/ou l’élimination de leurs documents ; veiller à ce que les calendriers de conservation, l’enregistrement et les aspects physiques des transferts de documents respectent les normes établies ; superviser les contrats de gestion de l’espace et d’entreposage commercial; superviser le personnel des services généraux dans l’exécution des tâches connexes ; et procéder à l’évaluation des dossiers.
•Comprendre, se tenir au courant et appliquer les techniques et stratégies de préservation des documents sur tous les supports. S’assure que les installations d’entreposage de la section respectent les normes environnementales.
•Effectuer et superviser les fonctions de référence en conseillant les utilisateurs internes et externes sur les informations, les documents, les données et les archives et l’accessibilité ; maintenir les communications avec d’autres réseaux de gestion de l’information et des spécialistes des dossiers et des archives ; superviser les activités de récupération et de reproduction du personnel des services généraux.
•Évaluer l’adéquation des informations existantes et des outils de gestion et de référence des documents. Mettre en œuvre de nouvelles technologies dans la gestion de l’information pour s’assurer que les outils développés pour un accès efficace à l’information sont accessibles au personnel dans toute l’Organisation.
•Maintenir les normes d’accès et de déclassification en assurant la liaison avec les bureaux qui produisent des informations concernant l’accès aux documents classifiés de sécurité et mettre en œuvre les déterminations d’accès et de déclassification.
•Participer à l’élaboration de stratégies de sensibilisation des clients et à leur mise en œuvre. Mener des programmes de sensibilisation et d’éducation des utilisateurs pour améliorer l’utilisation par les clients des ressources d’information de bureau ; user de son jugement sur les besoins institutionnels pertinents pour développer des présentations adaptées à l’auditoire du client ; élaborer du matériel publicitaire pour faciliter la sensibilisation.
•Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Compétences
- PROFESSIONNALISME : Connaissance de la gestion de l’information, de l’archivage, de la tenue et de l’élimination des documents. Connaissance de la maintenance des données électroniques, y compris l’évaluation, la conservation et la gestion des migrations ; conservation et description des documents. Capacité à mener des recherches et à formuler des recommandations sur les tendances en matière de gestion de l’information. Capacité à démontrer des compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives et à mener des recherches et des analyses indépendantes, à identifier et évaluer les problèmes, à formuler des options et à formuler des conclusions et des recommandations. Se montrer fier de son travail et ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face aux problèmes ou défis difficiles; rester calme dans les situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.•PLANIFIER ET ORGANISER : Développer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et missions prioritaires ; ajuster les priorités au besoin; allouer du temps et des ressources nécessaires pour mener à bien le travail ; prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; surveiller et ajuster les plans et les actions si nécessaire ; utiliser le temps de manière efficiente.•VIGILANCE TECHNOLOGIQUE : se tenir au courant des technologies disponibles ; comprendre l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; chercher activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montrer une volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Formation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion de l’information, sciences de l’information, systèmes d’information, sciences sociales ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire supérieur.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion moderne des archives, la tenue de documents, la bibliothèque, la gestion de l’information ou un domaine connexe est requise.
Une expérience de l’utilisation de l’application Total Records and Information Management (TRIM) est désirable.
Une expérience connexe de travail dans une opération de terrain du système commun des Nations Unies (y compris le maintien de la paix, les missions politiques et les agences, fonds et programmes des Nations Unies) – ou une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale similaire – dans un contexte de conflit ou d’après-conflit est désirable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l’anglais (oral et écrit) est requise ; La connaissance du français est souhaitable.
Méthode d’évaluation
Les candidats précédemment inscrits ne sont soumis à aucune autre évaluation et, en tant que tels, ne seront pas invités à une telle évaluation.
Notice spéciale
des listes pré-approuvées, à la suite d’un examen par un organe central d’examen des Nations Unies. Seuls les candidats à la liste qui ont été placés sur des listes avec des fonctions similaires au même niveau sont considérés comme des candidats éligibles. Les candidats éligibles reçoivent un e-mail les invitant à postuler. Les candidats inscrits sur la liste sont encouragés à postuler uniquement s’ils sont intéressés et disponibles pour occuper le poste au(x) lieu(x) d’affectation spécifié(s) dans l’offre d’emploi. En postulant à cette offre d’emploi, vous vous attendez à accepter l’offre, si elle est sélectionnée.
Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce post.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
