Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système de développement des Nations Unies pour qu’il soit plus efficace et plus efficient dans la réalisation de l’Agenda 2030 et des objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies autonome et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – soutiennent pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et la réalisation des ODD. L’associé de l’OMT et des services communs travaille en étroite collaboration avec les membres de l’OMT et fournit un soutien direct au secrétariat de l’OMT pour une planification, un développement,
POSTE 1: Associé aux services communs OMT
- Dans les limites des pouvoirs délégués, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
SOUTENIR LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE DES OPÉRATIONS COMMERCIALES (BOS) 2.0 DES NATIONS UNIES AU GHANA :
- Soutenir l’opérationnalisation du BOS 2.0, y compris son suivi, l’évaluation des réalisations et des niveaux de satisfaction des clients, l’examen annuel et les rapports.
- Soutenir la création d’un centre local de services partagés qui fournira des services dépendants aux entités des Nations Unies au Ghana.
- Assurer la liaison avec le Bureau de coordination du développement des Nations Unies et les agences des Nations Unies dans le pays sur les directives et processus pertinents.
- Soutenir la mise en œuvre de diverses enquêtes ICSC (DSA, Place to Place, Local and Hardship classification).
- Entreprendre des activités de sensibilisation pertinentes et organiser des séances d’information avec les membres du personnel de l’ONU sur les questions pertinentes.
- Se tenir au courant des dernières innovations et développements liés à la réforme de l’efficacité de l’ONU
- Identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises dans la mise en œuvre de la réforme de l’efficacité des Nations Unies au niveau des pays.
- COORDONNER ET SOUTENIR LES PROCESSUS INTERAGENCES DES NATIONS UNIES ET LES TÂCHES LIÉES AUX OPÉRATIONS COMMERCIALES COMMUNES :
- Servir de secrétariat des groupes et mécanismes interinstitutions pertinents, tels que l’équipe de gestion des opérations des Nations Unies.
- Fournir une expertise et un soutien technique global au chef de RCO sur les opérations commerciales courantes et les problèmes opérationnels.
- Diriger et / ou soutenir des équipes de travail interinstitutions dans l’achèvement des tâches sélectionnées.
- Travailler avec le président RCO TL et OMT pour intégrer les opérations commerciales dans les domaines programmatiques clés qui empiètent sur les priorités mondiales – par exemple dans les domaines du changement climatique, de l’écologisation du bleu, des données et du suivi et de l’évaluation, et du programme de prévention ainsi que de la préparation aux urgences.
- En étroite coopération avec le point focal du RCO sur le genre, les droits de l’homme et l’inclusion du handicap, soutenir l’intégration du principe de ne laisser personne de côté de l’Agenda 2030, y compris l’inclusion du handicap et l’égalité des sexes, dans les opérations de l’ONU.
- COORDONNER LA PLANIFICATION, LA GESTION ET LES DÉPENSES EFFICACES
- Sous la direction et la direction de l’OMT, élaborer et soumettre un plan de travail pour les services communs dans les plans de travail de l’OMT.
- Préparation, diffusion et soutien à la mise en œuvre d’opportunités de collaboration pour améliorer l’efficience et l’efficacité des services communs.
- Soutenir l’administration des activités inter-ONU au niveau de l’UNCT et de l’OMT, telles que les retraites de l’UNCT et de l’OMT
- Contribuer à la collecte et à l’analyse des données et à l’identification des tendances ou des modèles et fournir des aperçus provisoires par le biais de graphiques, de tableaux, de tableaux et de rapports en utilisant des méthodes de visualisation des données pour la planification, la prise de décision, la présentation et les rapports basés sur les données.
- Documenter les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données.
4. SUIVI DES RESSOURCES FINANCIERES :
- Gestion et suivi de la mise en œuvre du budget des services communs ainsi que l’identification des domaines dans lesquels les services peuvent être améliorés et/ou les coûts réduits
- Fournir une expertise professionnelle et un soutien à l’OMT sur la gestion des ressources financières pour les services communs.
- Soutenir les audits et examiner et prendre des mesures correctives sur les conclusions de l’audit, le cas échéant.
- ASSURE UN SOUTIEN EFFICACE ET EFFICACE À L’ÉQUIPE DE GESTION DES OPÉRATIONS DES NATIONS UNIES (UN OMT) :
- Soutient l’élaboration du plan de travail annuel et du budget annuel de l’OMT de l’ONU
- Soutient le développement et l’examen annuel de la stratégie des opérations commerciales
- Prend en charge la mise en œuvre des plans de services communs, y compris la mobilisation des ressources à l’appui des opérations communes, le cas échéant
- Appui aux groupes de travail travaillant sur des initiatives dans le cadre de l’OMT
- Soutient l’OMT dans la réalisation de diverses enquêtes et examens des Nations Unies. Si nécessaire, coordonner les réponses des membres de l’OMT de l’ONU
- Fournit des informations générales sur les activités de services communs pour le président de l’OMT et les membres de l’OMT, ainsi que tous les rapports requis
- Organise les réunions OMT, pour fournir des mises à jour et des suivis connexes, afin de s’assurer que les points discutés lors des réunions sont correctement rapportés.
6. LE TITULAIRE DU POSTE DOIT ÉVITER TOUTE SORTE DE COMPORTEMENT DISCRIMINATOIRE, Y COMPRIS LA DISCRIMINATION SEXUELLE ET S’ASSURER QUE
- Les droits de l’homme et l’égalité des sexes sont prioritaires en tant que principe éthique dans toutes les actions ;
- Les activités sont conçues et mises en œuvre conformément aux « Normes sociales et environnementales du PNUD » ;
- Tout type de diversité basée sur l’ethnicité, l’âge, l’orientation sexuelle, le handicap, la religion, la classe, le sexe est respecté dans toutes les implémentations, y compris la production de données ;
- Les besoins différenciés des femmes et des hommes sont pris en compte ;
- L’approche inclusive se reflète dans toutes les actions et mises en œuvre, en ce sens, une configuration habilitante et accessible dans divers sens tels que la barrière linguistique du genre handicap est créée ;
- Dispositions nécessaires pour assurer la parité hommes-femmes au sein de tous les comités, réunions, formations, etc. introduites.
Arrangement institutionnel
Le poste est situé au Bureau du Coordonnateur résident des Nations Unies à Accra, au Ghana, et la gestion du poste se fait en étroite coordination avec le PNUD. Le poste relève du chef de bureau, RCO, la matrice relevant du président de l’OMT.
| Cœur |
| Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais. |
| Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations. |
| Apprendre en continu :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires. |
| Adaptez-vous avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible. |
| Agir avec détermination :
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant. |
| S’engager et s’associer :
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives. |
| Activer la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Direction et stratégie d’entreprise | Prise de décision efficace | Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace en fonction de son autorité, de son domaine d’expertise et de ses ressources |
| Gestion d’entreprise | Communication | Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public |
| Gestion d’entreprise | Satisfaction client/Gestion des clients | Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. |
| Direction et stratégie d’entreprise | Prise de décision efficace | Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace en fonction de son autorité, de son domaine d’expertise et de ses ressources |
| Numérique & Innovation | Littératie technologique | Capacité à appliquer de nouveaux outils numériques ou à adapter leur utilisation d’origine pour créer de nouvelles idées, de nouvelles perspectives ou développer des solutions. Comprendre le potentiel ainsi que les limites de certains développements technologiques; être capable d’identifier comment la technologie peut ajouter de la valeur lorsqu’elle est utilisée comme un « moyen pour parvenir à une fin » ». |
| Numérique & Innovation | Pensée systémique et transformation | Comprendre que les problèmes complexes nécessitent une approche holistique non réductionniste. Capacité à explorer les défis de multiples |
Un diplôme d’études secondaires avec 6 années supplémentaires d’expérience pertinente sera dûment pris en considération au lieu d’un baccalauréat en commerce ou en comptabilité
Une certification en finance, comptabilité, analyse de données, analyse commerciale ou programmes de science des données est un avantage.
Minimum 6 ans pour les candidats titulaires d’un diplôme d’études secondaires ou minimum 2 ans pour les candidats titulaires d’un baccalauréat, de préférence à l’ONU
ou d’autres organisations internationales/ONG similaires est nécessaire ou un autre service de soutien au programme serait préférable. Expérience dans la gestion des opérations administratives, financières, administratives et générales du projet de développement.
Une expérience professionnelle antérieure dans la coordination de processus impliquant différentes parties prenantes est souhaitable.
Solide expérience dans les rapports administratifs et financiers, en particulier en ce qui concerne les pièces justificatives administratives requises pour la mise en œuvre des activités des projets. Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
Compétences requises
Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
Un minimum d’un an ou plus d’expérience professionnelle dans l’analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
- Collecte, analyse et présentation d’informations de base pour la préparation des documents produits par l’Unité Politique et Stratégie ou donnant l’Unité contribue ;
- Présentation des informations de base pour la formulation du programme de travail de l’Unité, des documents de projet, des budgets, des propositions sur les modalités de mise en œuvre.
- Création d’un projet dans Quantum, préparation des révisions budgétaires supportables, révision de l’attribution et de l’état d’avancement du projet, détermination des fonds inutilisés, clôture opérationnelle et financière des projets.
- Fourniture de conseils aux agences d’exécution sur la mise en œuvre des projets.
- Préparation et présentation d’informations pour l’audit, soutien à la mise en œuvre des recommandations d’audit.
3. Appui à la gestion administrative de l’unité Politiques et Stratégie
- Examen des rapports financiers, préparation des pièces justificatives non-PO pour les projets ;
- Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et démontrées dans Quantum.
- Actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non recommandées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées.
- Création de réquisitions dans Quantum pour les projets de développement, registre de réception des marchandises dans Quantum.
- Réalisation du contrôle budgétaire pour les demandes, les commandes et les pièces justificatives.
4. Soutien à la mobilisation des ressources
- Analyse des informations sur les donateurs, préparation du profil du donateur ;
- Suivi et rapport sur les ressources mobilisées ;
- Révision de l’accord de contribution, gestion des contributions dans Quantum.
5. Facilitation au développement et au partage des connaissances
- Organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur l’Unité ;
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques de l’Unité ;
- Contributions effectives aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire s’acquittera de toutes les autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation
Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations
Apprentissage continu
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapte avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agit avec détermination
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité , confiant
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
– Gestion d’entreprise – Satisfaction et gestion de la clientèle :
• Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée en urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportunes et de qualité pour répondre et comprendre les besoins clients réels ;
• Fournir des intrants pour le développement de la stratégie de service à la clientèle ;
• Chercher les moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients ;
• Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
– Gestion d’entreprise- Gestion de projet :
• Capacité de planifier, d’organiser, de prioriser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques
– Gestion d’entreprise- Gestion activée sur les résultats
• Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables
– Gestion d’entreprise- Communication :
• Capacité de communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté par la communication écrite et verbale ;
• Adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des réseaux sociaux Médias et autres canaux appropriés
– Gestion d’entreprise- Gestion des partenariats :
• Aptitude à établir et à entretenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties concernées, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et autres, conformément à la stratégie et à la politique du PNUD
– Agenda 2030 Engagement et efficacité-Intégration des ODD :
• Analyse économique générale
– Développement des affaires- Production de connaissances
• Capacité de rechercher et de transformer l’information en connaissances utiles, pertinente pour le contexte ou répondant à un besoin déclaré
- Avoir un diplôme d’études secondaires ou
- Un diplôme universitaire en administration commerciale ou publique, en économie, en sciences politiques et en sciences sociales serait préférable, mais ce n’est pas une exigence
- Avoir au moins 6 ans d’expérience progressive dans le domaine de l’appui à la gestion administrative ou de programme au niveau national ou international combiné avec un diplôme secondaire ;
- ou 3 ans d’expérience combinée avec le diplôme universitaire dans les mêmes domaines ;
- Avoir de l’expérience dans la gestion des informations socio-économiques et statistiques ;
- Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle antérieure avec soit des Agences du système des Nations Unies, des Organisations Internationales ou les services étatiques ;
- Avoir des connaissances du contexte politique et socio-économique du Niger ;
- Expérience dans la prise en compte du genre dans l’appui à la gestion du programme
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs et des bases de données, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web.
1.) Appuyer la mise en œuvre des stratégies en matière de TIC et l’introduction/l’implémentation de nouvelles technologies
- Conformité de l’environnement technologique du bureau pays avec les normes, directives et procédures du PNUD en matière de technologie et de gestion de l’information ;
- Contribution à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan annuel relatif aux TIC et des procédures normalisées d’exploitation dans les services TIC ;
- Appui à l’utilisation de la fonctionnalité « QUANTUM » (implémentation de l’ERP du PNUD) ou toute autre plateforme interne/externe en vue de l’amélioration des résultats et des services aux clients.
2.) Contribuer au bon fonctionnement du matériel informatique et des logiciels du bureau pays :
- Bon fonctionnement (installation, exploitation et maintenance) de tout le matériel informatique du PNUD et acquisition de consommables informatiques ;
- Exécution de taches techniques spécifiques, notamment le remplacement de composants électroniques (disques périphériques de stockage, câblage réseau, sources d’alimentation électrique, etc.) et les dépannages de routine ;
- Installation en temps opportun des logiciels commerciaux ou développés en internes, des mises à niveau y relatives et des logiciels anti-virus.
3.) Appuyer l’administration efficace des réseaux informatiques et Télécom :
3.1. Réseaux Informatiques
- Suivi quotidien de la connexion réseau afin d’assurer un environnement réseau stable et propice ;
- Résolution et suivi des problèmes de réseau. Protection des ressources informatiques du bureau et du réseau du PNUD contre les attaques de virus malveillants et déployeurs de contre-mesures en cas d’attaque ;
- Réponse aux besoins et questions des utilisateurs concernant l’accès au réseau ;
- Maintien à jour des paramètres d’information pour les clients du réseau et la messagerie électronique ;
- Mise en œuvre des procédures de sauvegarde et de récupération des données sur les disques locaux ou sur le cloud. Maintenance des journaux de sauvegarde. Organisation du stockage des données de sauvegarde hors site ou sur le cloud
- Maintien en place de mesures pour assurer la continuité des activités et de processus et procédure de récupération des données après sinistre, y compris par la sauvegarde et la remise en état des serveurs et des installations de stockage locales ;
- Aide à l’administration des réseaux fournis à d’autres agences de l’ONU, le cas échéant, et aide à l’établissement de factures pour le recouvrement des coûts des services fournis.
3.2. Télécommunication (HF, VHF, Téléphone Satellitaire)
- Programmation des radios VHF;
- Gestion du stock et inventaire des radios VHF ;
- Tenir la liste indicatif à jour ;
- Gestion du réseau téléphonique local ;
- Gestion du stock de téléphones Cisco IP ;
- Gestion des téléphones satellites
4.) Fournir les services de gestion internet :
- Appui à la maintenance des sites Internet et Intranet du Bureau pays ;
- Résolution des problèmes et surveillance des sites Internet du PNUD et d’autres agences du Système des Nations Unies (SNU) sur demande
- Maintenir opérationnel les liens de connexion PtP/PtMP entre le bureau et ses points distants.
5.) Fournir une assistance administrative et partager des connaissances :
- Fourniture d’avis et d’aide pour l’acquisition de nouveaux équipements informatiques pour le bureau pays et les projets ; fournir des spécifications techniques et des informations sur les meilleures options disponibles sur les marchés locaux et internationaux, et évaluer des devis et des offres ;
- Tenue à jour d’un inventaire des logiciels et du matériel informatique ;
- Tenue d’une bibliothèque de documents de références relatifs aux TIC ;
- Tenue de l’inventaire et du stock des fournitures et matériels ICT en collaboration avec les équipes chargées de l’administration et de la passation des marchés ;
- Assistance informatique l’occasion de manifestations importantes
- Identification et promotion des différents systèmes et applications pour une gestion optimale des contenus, la gestion et le partage des connaissances, et la mise à disposition des informations ;
- Participation à l’organisation de la formation du personnel du bureau pays en matière informatique ;
- Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques dans le domaine informatique.
Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations
Apprentissage continu
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapte avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agit avec détermination NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité , confiant
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Gestion des affaires Satisfaction client/Gestion des clients
- Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
- Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Communication de gestion d’entreprise
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public
Gestion de l’information et gestion des applications technologiques
- Capacité à configurer, développer, soutenir et maintenir des applications. Expertise dans Oracle Cloud, ServiceNow, SalesForce.com et la technologie et les actifs Microsoft.
Gestion et technologie de l’information Prestation de services et opérations informatiques
- Capacité à fournir les produits et services informatiques aux clients au bon niveau de qualité et de coûts, en tenant compte de l’expérience utilisateur. Connaissance ISO 20000. Certification ITIL ou similaire souhaitable
Réseau de gestion et de technologie de l’information, gestion des communications et des infrastructures
- Capacité à développer/intégrer/exploiter/gérer le réseau informatique, les communications, l’infrastructure cloud ou sur site et les nouvelles technologies comme l’IoT. Cisco CCIE CCNP ou similaire est souhaitable
Gestion et technologie de l’information Support client informatique
- Capacité à soutenir les clients sur les problèmes liés à l’informatique et à générer et contribuer à des processus d’amélioration continue pour offrir une expérience utilisateur exceptionnelle. Connaissance de la norme ISO 9001 souhaitable. Une certification ITIL ou similaire est souhaitable
- Avoir un diplôme de fin d’études secondaires pertinentes en Informatique (certification Microsoft, certification Cisco) ; et/ou un diplôme universitaire (Bac + 3 minimum) en Sciences Informatiques.
- Une certification d’Administrateur réseaux Cisco (CCNA) et/ou une certification de Spécialiste Microsoft (MCP) est un avantage. Au cas où le/la candidat(e) ne dispose pas d’une certification au moment du recrutement, il/elle devra l’obtenir dans un délai de 6 mois.
- Au moins 6 années d’expérience professionnelle pertinente combinées avec un diplôme secondaire ou au moins 3 années d’expérience combinées avec le diplôme universitaire, notamment dans les domaines de l’administration de réseaux, la gestion de matériels informatiques et de logiciels, la gestion des installations de télécommunications et la maîtrise des progiciels/applications Windows ;
- Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle antérieure avec soit des Agences du système des Nations Unies, des Organisations Internationales, des grandes entreprises privées ou les services étatiques dans le domaine informatique est souhaitable ;
- Avoir au moins 3 années d’expérience dans la gestion administrative du matériel informatique est un atout pertinent ;
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs et des bases de données, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web.
- Maîtriser le français
- La connaissance de l’anglais est souhaitable.
POSTE 4: Adjoint administratif (Gestion d’actifs)
- Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire en veillant à ce que la bonne gestion des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités du CO.
- Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
- Assister l’OM dans la mise en place des procédures de gestion des actifs au CO.
- Réception, inspection et vérification de tous les équipements, mobiliers et fournitures entrants et planification des livraisons aux utilisateurs.
- Étiquetage de tous les meubles/équipements dès leur réception par le fournisseur. Mettre à jour l’inventaire des biens durables et suivre le mouvement des meubles.
- Saisie dans QUANTUM de toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs
- « Capitalisation » des éléments conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées d’utilité désignées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
- Utilisation du module de gestion QUANTUM, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de prévenir l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
- Support à la direction sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation des actifs physiques à éliminer. Préparation de la documentation pour soumission au CAP ; l’assure suivi sur demande et assure la liaison avec l’unité demandeuse et la maintenance pour l’action d’élimination et la saisie dans Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. . Supervision de l’élimination des articles et de l’exactitude des données d’inventaire.
- Aide à la reconstruction de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des registres et l’emplacement des biens. S’assurer que les gestionnaires approuvent le décompte physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
- Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
- Identification des problèmes dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et actions correctives prises pour assurer la fiabilité des informations extraites du système.
3. Appui au contrôle administratif et financier
- Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget de l’unité
- Maintien des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
- Consolidation et préparation d’états de synthèse pour inclusion dans les états financiers.
4. Appui au partage de connaissances
- Formation du personnel du bureau/projet engagé dans la conduite de l’inventaire physique.
- Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire s’acquittera de toutes les autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation
Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations
Apprentissage continu
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapte avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agit avec détermination
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité , confiant
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion client
• Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de stratégies de service à la clientèle.
• Cherchez des façons d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et préoccupations à venir du client.
Gestion d’entreprise-Gestion de projet
• Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques
Gestion des affaires – Gestion axée sur les résultats
• Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables
Gestion des affaires-Communication
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public
Finance-Comptabilité (général)
• Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Administration et opérations-Gestion des actifs
• Connaissance des politiques et procédures sur les immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir 16 PNUD | People for 2030 – Cadre de compétences – Module de gestion des actifs des compétences techniques dans QUANTUM, tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
- Avoir un diplôme d’études secondaires , de préférence avec une certification spécialisée en comptabilité et en finances, ou
- Un diplôme universitaire en finance, commerce ou administration publique est préférable, mais ce n’est pas une exigence. Les comptables partiellement qualifiés d’un institut de comptabilité internationalement reconnus auront un avantage distinct.
- Avoir au moins 6 ans d’expérience pertinente en administration ou en service de soutien aux programmes au niveau national ou international combiné avec un diplôme secondaire ;
- ou 3 ans d’expérience combinée avec le diplôme universitaire dans les mêmes domaines ;
- Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle antérieure avec soit des Agences du système des Nations Unies, des Organisations Internationales ou les services étatiques ;
- Expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web et des finances ERP, de préférence PeopleSoft.
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.)
- La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
- Test comptable et financier du PNUD est requis.
POSTE 5:
