Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Poste 1 : Adjointe administrative et financière (Nigéria)
Description d’emploi
Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat des Nations Unies chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin d’assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence. Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) veille également à ce qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts globaux de riposte. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’alléger les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences. défendre les droits des personnes dans le besoin ; promouvoir la préparation, la prévention et faciliter la recherche de solutions durables
Cette offre d’emploi est publiée pour le poste d’Associé(e) administratif(ve) et financier(e) GS6 situé au Bureau du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Maiduguri et relevant de l’Analyste de l’administration et des finances (NOA).
Sous la supervision directe de l’analyste de l’administration et des finances (NDA), l’associé(e) administratif(ve) et financier s’acquitte des fonctions suivantes :
Appuyer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des activités avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU, du PNUD et du Bureau de la coordination des affaires humanitaires.
- Contribuer à la cartographie des processus opérationnels et aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes d’OCHA.
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail.
Appuyer le fonctionnement du bureau du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Aider à la coordination des arrangements administratifs et des ressources humaines.
- Rôle d’administrateur de voyages, de réquisitionnaire dans le système ERP OCHA UMOJA pour la préparation des bons de commande, des voyages et d’autres fonctions administratives. De plus, préparez les paiements, les feuilles d’entrée de service, les bons reçus liés aux bons de commande approuvés dans Umoja.
- Fournir un soutien administratif et logistique de routine à toutes les unités/membres du personnel sur toutes les questions liées à l’administration générale du bureau, au transport, aux demandes de protocoles/visas, aux privilèges hors taxes et aux dédouanements pour les articles de bureau et pour les effets personnels du personnel.
- Soutenir le système comptable et les dossiers à jour afin d’assurer la production de rapports financiers mensuels exacts et fiables en temps opportun.
- Surveiller les niveaux de dépenses dans le cadre du plan de coûts et des autorisations financières trimestrielles approuvées et préparer des rapprochements mensuels avec les charges du PNUD pour tous les paiements et dépenses.
- Planification et suivi adéquats du budget des services communs et des contributions des organismes au compte des services communs
Fournir un appui administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
- Gérer la petite caisse, tenir des registres et des reçus exacts et complets et s’assurer que le réapprovisionnement est effectué en temps opportun. En collaboration avec le bureau de pays, soumettre un rapport sur les dépenses pour reconstitution des ressources.
- Maintien du système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels.
- Extraction de données provenant de sources diverses.
- Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et coordonner la collecte et la remise des rapports au chef d’unité.
- Soutien pour les questions protocolaires, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales, l’espace et d’autres questions administratives
Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du bureau du Bureau de la coordination des affaires humanitaires, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Formation du personnel aux règles et règlements de l’ONU et aux procédures connexes.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
PROFESSIONNALISME
Aptitude à effectuer une variété de tâches et de tâches répétitives et routinières liées au soutien administratif général. Capacité à gérer un grand volume de travail, éventuellement dans des délais serrés. Bonne connaissance des règles et règlements administratifs. Connaissance et compréhension approfondies des meilleures pratiques et procédures de bureau, d’administration, de secrétariat, connaissance approfondie des applications bureautiques relatives au traitement de texte, à la gestion des données, à la présentation, etc. Aptitude à faire fonctionner et à entretenir une variété de machines professionnelles informatisées et d’équipement de bureau afin d’assurer une prestation efficace des services. Capacité d’organiser et d’accomplir plusieurs tâches en établissant des priorités.
Travail d’équipe :
Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Solliciter l’apport des autres en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres. Fait passer l’intérêt de l’équipe avant l’intérêt personnel. Appuyer les décisions finales du groupe et s’y conformer, même si celles-ci ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
PLANIFICATION & ORGANISATION
Organiser et accomplir avec précision plusieurs tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des échéances, des ressources disponibles et des multiples relations hiérarchiques. Planifier, coordonner et organiser la charge de travail tout en restant conscient de l’évolution des priorités et des échéances concurrentes. Démontre sa capacité à passer rapidement d’une tâche à l’autre pour répondre à de multiples besoins de soutien. Établir, établir et maintenir des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter la prestation de soutien.
L’enseignement secondaire est obligatoire.
Un diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique est souhaitable
- Au moins 6 années d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des affaires, de l’administration publique, de la logistique, des services d’appui aux programmes ou dans un autre domaine connexe.
- Une expérience de l’administration et des opérations est exigée
- Une expérience de travail au sein de l’ONU ou d’autres organisations internationales est souhaitable.
- Une expérience de l’utilisation du système ERP de l’ONU (Umoja) dans le domaine des voyages et des achats est souhaitable.
- Une expérience de l’informatique (Windows, MS Word, Excel/tableurs, Internet/Web) est exigée.
Exigences linguistiques
- La maîtrise de l’anglais witten et parlé est requise.
- La connaissance d’au moins la langue locale est souhaitable
Poste 2 : Associé à la sécurité sur le terrain (FSA)-Superviseur/Administration SOC (Ghana)
Description d’emploi
Le poste est administré localement par le PNUD mais est financé par le budget local à frais partagés pour la sécurité (LCSSB).
Le Système de gestion de la sécurité des Nations Unies (SMT) a approuvé les zones à risque de sécurité suivantes : Accra/Sud, Kumasi/Ashanti, Takoradi/Ouest, Tamale/Nord, Bolgatanga/Haut-Est et Wa/Haut-Ouest.
Objectif du poste
Il est attendu de l’Associé(e) à la sécurité sur le terrain et du Superviseur/de l’Administration du SOC qu’il fournisse un appui en matière de sécurité aux organismes, aux fonds et aux programmes en raison de l’apparition de nouvelles zones à risque pour la sécurité et de nouveaux lieux d’affectation.
- Aider l’AS à recueillir, mettre à jour et communiquer des informations concernant la situation en matière de sécurité dans la zone de responsabilité.
- Assurer la liaison et la coordination, selon qu’il convient, avec les organisations et/ou le personnel de sécurité du gouvernement hôte, y compris les autorités provinciales nationales et locales, les militaires et les policiers, ainsi qu’avec les organisations non gouvernementales dans la zone d’opération.
- Aide à maintenir le plan de sécurité
- Aider à l’élaboration et à l’examen du Plan de sécurité des Nations Unies ;
- Appuyer les mesures prises pendant la mise en œuvre du plan de sécurité, au besoin.
3. Préparation des documents de rapport de sécurité
- Aider à signaler les incidents de sécurité affectant le personnel, les bureaux et les biens de l’ONU, et aider à la préparation de rapports de sécurité, tels que le rapport d’incident de sécurité, les évaluations de sécurité
4. Aider l’AS à surveiller la mise en œuvre des mesures de sécurité recommandées dans le processus de gestion des risques de sécurité (SRM) pour la zone de référence
- Aider à signaler les incidents de sécurité affectant le personnel, les bureaux et les biens de l’ONU ;
- Aider à surveiller la mise en œuvre des mesures de sécurité résidentielles, la préparation à la sûreté et à la sécurité des bureaux.
5. Supervision des centres d’opérations de sécurité
- Superviser le personnel des centres d’opérations de sécurité
- Planifier les quarts de travail et gérer la dotation en personnel pour assurer une couverture 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ;
- Superviser toutes les activités de communication des SOC afin d’assurer l’efficacité des opérations.
- Générer des rapports et de la documentation au besoin pour la conformité réglementaire ou
- À des fins administratives
- S’assurer que les SOC sont conformes aux exigences et aux politiques de l’organisation.
- Mettre en œuvre des processus d’assurance de la qualité pour surveiller l’exactitude et l’efficacité des communications radio.
- Examiner et évaluer les performances du personnel du SOC et fournir des commentaires pour l’amélioration
- Mettre en œuvre des plans d’intervention d’urgence pour la salle radio en cas de défaillances techniques, de catastrophes naturelles ou d’autres crises.
6. Supervision de la production d’ID
- Superviser la production des pièces d’identité de l’ONU et tenir des registres de toutes les pièces d’identité produites.
- Assurer l’efficacité des processus de production en élaborant des calendriers de production et des flux de travail pour répondre à la demande et aux délais.
- Mettre en œuvre et appliquer des normes de contrôle de la qualité pour s’assurer que les cartes d’identité répondent aux spécifications et aux exigences de sécurité.
- Superviser l’approvisionnement et la gestion du matériel de production, y compris les cartes d’identité vierges, les fournitures d’impression et les dispositifs de sécurité.
- Maintenez un inventaire précis et commandez à nouveau les fournitures au besoin.
- Assurez-vous que l’équipement de production, tel que les imprimantes à cartes, les plastifieuses et les machines d’encodage de données, est correctement entretenu et entretenu.
- Planifiez l’entretien et les réparations de routine.
- Maintenez des mesures de sécurité strictes pour protéger les données sensibles et empêcher tout accès non autorisé aux équipements de production d’ID et aux bases de données.
7. Fourniture d’une assistance administrative
- Tenir à jour des dossiers et des documents de correspondance courants et confidentiels ;
- Mise à jour des listes du personnel des bureaux de pays et de toutes les données du LCSSB
- Supervision de la collecte de données à partir de sources de données primaires ou secondaires et de la maintenance des bases de données et des systèmes de données (25 %).
- Effectuer des tâches administratives à l’aide de politiques, de procédures et de directives standard
- Enregistrer et classer tous les documents reçus, produits et traités au bureau ainsi qu’au SOC et au CCC
- Coordonner l’horaire des réunions, maintenir le plan des tâches du bureau et confirmer les ordres du jour hebdomadaires à l’avance
- Fournit une assistance administrative générale à l’AS
- Tenir à jour une base de données sur les coordonnées des autorités de sécurité du pays hôte ;
| Noyau | |
| Obtenir des résultats | NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis. |
| Pensez à l’innovation | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations |
| Apprendre en continu | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, est flexible |
| Agir avec détermination | NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant |
| S’engager et s’associer | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives |
| Favoriser la diversité et l’inclusion | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
Compétences transversales et techniques (insérez jusqu’à 7 compétences)
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Gestion d’entreprise |
Gestion du risque |
Capacité à identifier et à organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques |
| Gestion d’entreprise |
Communication |
Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction de l’audience. Capacité à gérer les communications internes et externes par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés. |
| Gestion d’entreprise |
Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle |
Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients. |
| Security Services | Security risk management | Ability to assess threats and risks, identify and oversee implementation of mitigation measures, including ability to design and test security plans |
| Security Services | Security incident management &
monitoring |
Ability to provide adequate response to security incidents/events |
| Security Services | Security crisis management & response | Knowledge of crisis management and response arrangements as well as the ability to prepare for, respond to, support/manage security crisis events |
| Security Services | Physical/premises security design, implementation and management | Ability to conduct accurate premises assessments on UN facilities to ensure appropriate mitigation measures are in place. Ability to design, support the implementation and test physical security systems for UNDP premises |
| Agenda 2030: People | Gender | Women, Peace, and Security |
| Please select a maximum of 3 Technical Competencies listed in red below- based on country-specific priorities | ||
| Engagement and Effectiveness | Crisis management / Country Management Support | Crisis deployment capacity |
| Engagement and Effectiveness | Crisis management / Country Management Support | Crisis coordination |
- A minimum of 5 years of successive experience in the security related field is required.
- A minimum of 2 years’ experience in Administration and Finance Field
- Good knowledge of UN Security Communication System (GSM, VHF, Sat phone, Eta) or Experience with Diplomatic security system or international NGOs security communication system.
Language requirements (Required / Desired)
- Fluency in English, Fluency in Ghanaian language is required.
Other Skills
- Good knowledge of Security Risk Management, Residential Security Measures, Security Plan, and Contingency Plan.
- Good knowledge of Inspira, UMOJA, Ineed, Quantum
- Good knowledge of Ghana is desirable.
- Possession of a valid driver’s license
