Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l’aide efficacement. Dans toutes ses activités, il encourage la protection des droits de l’homme, le développement des capacités et l’autonomisation des femmes.
Poste 1 : Commis Administratif, G4, FTA (Mali)
Sous la direction et la supervision de l’attaché d’administration, le commis d’administration apporte son soutien aux services administratifs en veillant à la qualité du travail, à l’exactitude, à la rapidité et à l’adéquation de l’enregistrement et de la documentation de la prestation de services. Il promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Il travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’assurer une prestation de services cohérente.
Les fonctions, les tâches et les résultats clés de cette description de poste sont génériques et toutes les tâches ne sont pas effectuées par tous les commis administratifs. Certaines fonctions spécialisées peuvent être exécutées par des commis à la logistique (expéditions, assurances, livraisons, dédouanement).
Principales tâches et responsabilités:
- Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
- Fourniture d’un soutien administratif et logistique
- Apporte une assistance permanente à la Gestion de la flotte automobile
- Soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs
- Soutien au développement et au partage des connaissances
Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Conformité totale des activités administratives avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
- Contribution à la préparation des plans de travail de l’équipe administrative axés sur les résultats.
Fournir un soutien administratif et logistique, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:
- Réception des envois, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les envois du PNUD (reçus/envoyés), dispositions pour les envois. Préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi, rédaction de la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.
- Organisation des voyages et des réservations d’hôtel, préparation des autorisations de voyage.
- Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations unies et du gouvernement national.
- Soutien administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites.
- Collecte d’informations pour les DSAs, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives.
- Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports conformément au SOP du CO.
- Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources.
- Tenue des dossiers de l’unité administrative.
Apporte une assistance permanente à la Gestion de la flotte automobile en se concentrant sur les résultats suivants :
- Collecte des demandes d transport et de missions liées à la flotte automobile
- Programmation rationnelle des demandes de transport ainsi que l’organisation et le planning des missions sur le terrain
- Assistance aux chauffeurs dans l’accomplissement de leurs tâches administratives en veillant à ce que les carnets de bords sont correctement remplis et visés et certifiés ;
- Suivi des entretiens et réparations des véhicules tout en veillant à ce que les véhicules soient toujours propres et en bonnes conditions
- Suivi administratif des véhicules de la flotte en veillant à ce que les véhicules respectent les conditions de sécurité et de sureté requises (immatriculation, carte grise/vignette, Assurances, MORSS compliance ; existence de kits médicaux ; etc. ..)
- Approvisionnement réguliers des voitures en carburant et maintenir les pièces justificatives
- Contribution à l’amélioration du système de gestion des cartes pétrolières Vérification des carnets de bords des véhicules et préparation des projets de rapports sur l’historique des véhicules et des plans d’entretien.
Apporte un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue de registres et de dossiers sur la gestion des actifs.
- Tenue de dossiers et de registres relatifs à l’entretien des bureaux.
- Assistance au recouvrement des couts liés aux services rendus dans la cadre du parc automobile, des services administratifs et de tout autre service rendu aux Agences du SNUs.
Apporte un soutien au développement et au partage des connaissances au sein du CO, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Participation à la formation du personnel des opérations/projets en matière d’administration.
- Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Expérience, connaissances et compétences:
- 4 ans d’expérience administrative pertinente.
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).
- Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web est un atout
- Une expérience au sein du système des Nations Unies est un atout
- Certification professionnelle en Achat ou en Logistiques un atout
- La connaissance de l’anglais est un atout.
Langues requises :
- Une maitrise de la langue française est exigée.
Démonstration attendue des compétences:
| Core | |
| Achieve Results:
|
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline |
| Think Innovatively:
|
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements |
| Learn Continuously
|
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback |
| Adapt with Agility
|
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible |
| Act with Determination | LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident |
| Engage and Partner
|
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships |
| Enable Diversity and Inclusion
|
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination |
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
| Thematic Area | Name | Definition |
| Administration & Operations | Vehicle management | Knowledge of policy & procedures on fleet management |
| Administration & Operations | Off-boarding of personnel | Knowledge of policy and procedures on administrative on-offboarding, including necessary clearance forms for returning office equipment, office ID, UNLP, cancellation of visa issued by host country, deletion of office email and Argus profile |
| Administration & Operations | Utilization of corporate credit card | Ability to ensure proper use of corporate credit card for official use; knowledge of relevant policy and procedures. |
| Administration & Operations | Events management (including retreats, trainings and meetings) | Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc. |
| Administration & Operations | Lease managemen | Ability to perform business case analysis to enter into an agreement with owners, governments and sister UN agencies, collect leasehold data for each location and maintain the global premises database; administer RFA |
| Business Management | Customer Satisfaction/Client Management
|
Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. · Provide inputs to the development of customer service strategy. · Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. · Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns
|
Mots clés:
Proactivité,
Disponibilité,
Travail d’équipe,
Etre organisé,
Etre courtoie.
Responsibilities
Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Conformité totale des activités administratives avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
- Contribution à la préparation des plans de travail de l’équipe administrative axés sur les résultats.
Fournir un soutien administratif et logistique, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:
- Réception des envois, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les envois du PNUD (reçus/envoyés), dispositions pour les envois. Préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi, rédaction de la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.
- Organisation des voyages et des réservations d’hôtel, préparation des autorisations de voyage.
- Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations unies et du gouvernement national.
- Soutien administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites.
- Collecte d’informations pour les DSAs, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives.
- Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports conformément au SOP du CO.
- Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources.
- Tenue des dossiers de l’unité administrative.
Apporte une assistance permanente à la Gestion de la flotte automobile en se concentrant sur les résultats suivants :
- Collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue de registres et de dossiers sur la gestion des actifs.
- Tenue de dossiers et de registres relatifs à l’entretien des bureaux.
- Assistance au recouvrement des couts liés aux services rendus dans la cadre du parc automobile, des services administratifs et de tout autre service rendu aux Agences du SNUs.
Apporte un soutien au développement et au partage des connaissances au sein du CO, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Participation à la formation du personnel des opérations/projets en matière d’administration.
- Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Qualifications
Education:
- Niveau d’étude secondaire.
- 4 ans d’expérience administrative pertinente.
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).
- Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web est un atout
- Une expérience au sein du système des Nations Unies est un atout
- Certification professionnelle en Achat ou en Logistiques un atout
- La connaissance de l’anglais est un atout.
Langues requises :
- Une maitrise de la langue française est exigée.
Poste 2 : Spécialiste de la mobilisation communautaire et de la réintégration (Nigéria)
Description d’emploi
Le conflit provoqué par l’insurrection dans le bassin du lac Tchad, y compris dans le nord-est du Nigéria, dure depuis longtemps et a eu des conséquences indésirables en termes de pertes en vies humaines, créé des griefs intergénérationnels à plusieurs niveaux, détruit les systèmes socioculturels et socioéconomiques et demeure une menace pour la transformation immédiate, à moyen et à long terme des territoires touchés au Nigéria, y compris les États de Borno, d’Adamawa et de Yobe. Borno a connu un impact beaucoup plus important et l’insurrection y a traversé diverses phases et est marquée par des cycles liés à plusieurs facteurs.
En 2021 et en 2022, l’insurrection dans le nord-est du Nigéria avait pris une tournure sans précédent, ce qui avait conduit un grand nombre de personnes à quitter le conflit et à se présenter aux autorités de sécurité, principalement dans l’État de Borno, mais aussi dans les pays voisins. En outre, le maintien de cet élan de sorties présente des défis pour un processus efficace de traitement des individus dirigé par les autorités gouvernementales et pour assurer leur réintégration dans les communautés au milieu d’un conflit en cours, d’une situation de déplacement interne et d’importants griefs intergénérationnels découlant du conflit de longue date.
En réponse aux sorties massives, en novembre 2021, le gouvernement de l’État de Borno a adopté une « Politique de réconciliation et de réintégration à base communautaire » fondée sur la Vision d’une transformation à long terme de l’État pour contribuer à la paix et à la stabilité. En outre, le gouvernement de l’État de Borno a élaboré et met en œuvre le « modèle de Borno ». Il s’agit d’un programme dirigé par l’État pour la gestion intégrée de ceux qui ont quitté l’insurrection et comprend des interventions clés au niveau communautaire alignées sur l’approche CBRR sur un processus de réintégration axé sur la communauté tout en intégrant des perspectives ciblées de réconciliation, de guérison et de transformation à long terme. Il est également aligné sur les priorités régionales dans le cadre de la Stratégie régionale de stabilisation pour le bassin du lac Tchad.
Le PNUD aide le gouvernement fédéral et le gouvernement des États à rendre opérationnelles ces approches conformément à la mise en œuvre du guichet de la Facilité régionale de stabilisation – Nigéria, qui opère dans certains des endroits qui ont été identifiés pour la réintégration. Cela contribue en même temps à l’alignement sur les principes nationaux et internationaux et les orientations politiques du PNUD pour une mise en œuvre efficace de la réconciliation et de la réintégration communautaires.
- Élaborer des stratégies globales de réconciliation et de réintégration conformes à la politique de l’État de Borno sur les objectifs de réconciliation et de réintégration à base communautaire;
- Élaborer des plans de mise en œuvre pour la mise en œuvre des stratégies de consolidation de la paix, de réconciliation, de mobilisation communautaire et de réinsertion;
- Développer des mécanismes pour faciliter la réintégration durable et créer des synergies avec d’autres programmes (PNUD et intersectoriels);
- Suivre de près et examiner périodiquement la mise en œuvre du processus de consolidation de la paix, de réconciliation et de réintégration et proposer des ajustements stratégiques selon les besoins;
- Superviser étroitement le personnel de réconciliation et de réintégration et les partenaires de mise en œuvre engagés dans l’engagement communautaire dans les États de la BAY.
2. Le spécialiste de la mobilisation et de la réintégration communautaires dirigera la mise en œuvre d’initiatives novatrices de réconciliation et de réintégration :
- Mener des consultations avec les parties prenantes concernées pour identifier les lacunes des besoins en matière de stratégies de réintégration et aider les institutions nationales à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies, des systèmes et des plans d’action pour la mise en place de mécanismes de réintégration communautaires efficaces;
- Soutenir le développement et la pratique de la promotion d’un accent sur la réintégration des groupes vulnérables, des communautés et des victimes dans les communautés;
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de renforcement des capacités pour répondre aux besoins de capacité et de formation des institutions étatiques impliquées dans la réintégration;
- Aider les organisations et les groupes communautaires, le gouvernement de l’État, les autorités traditionnelles et religieuses et les groupes vulnérables à participer, à s’engager et à bénéficier des processus et mécanismes de réintégration communautaires;
- Conformément à la stratégie et aux plans de réconciliation et de réintégration, les communautés élaborent en collaboration des initiatives de réintégration novatrices qui s’intègrent bien dans le contexte local;
- Examiner régulièrement les initiatives en cours et documenter les leçons apprises;
- Entreprendre des études de tous les domaines cibles afin de prendre des mesures proactives vis-à-vis des initiatives de consolidation de la paix et de réinsertion.
- Fournir des contributions substantielles à la planification, à la mise en œuvre et au suivi des programmes, y compris la rédaction de documents pertinents tels que des notes de service, des notes d’information, des points de discussion, des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux;
- Élaborer des plans de travail annuels détaillés pour les initiatives de réintégration dans les États de la baie avec les spécialistes déployés au niveau des États, et fournir des contributions pour élaborer les plans de travail annuels consolidés du programme;
- Veiller à ce que les plans de travail du programme dans l’État soient mis en œuvre et superviser le travail soutenu par le PNUD entrepris dans l’État selon les besoins;
- Soumettre des rapports analytiques trimestriels et fournir des contributions sur d’autres exigences de rapport aux donateurs et aux activités de S&E dans la zone de réintégration au chef de la stabilisation sur le travail effectué et les perspectives futures décidées par le programme;
- Aider la direction du programme à élaborer la documentation nécessaire (notes conceptuelles, notes d’information et notes de collecte de fonds) pour opérationnaliser et orienter les initiatives et activités programmatiques.
- Développer de solides relations de travail avec les parties prenantes nationales et étatiques, les partenaires gouvernementaux, les chefs traditionnels et religieux, les institutions de réintégration, les OSC et les partenaires internationaux;
- Soutenir le spécialiste du programme et le personnel de la réconciliation et de la cohésion sociale dans la gestion des mécanismes de coordination à tous les niveaux;
- Assurer la liaison avec les partenaires et faciliter la communication sur les activités liées au Programme, y compris l’organisation d’activités thématiques conjointes d’apprentissage et de réseautage sur des sujets liés à la réintégration;
- Développer et maintenir des relations de travail étroites avec la société civile et les groupes communautaires pour faciliter la mise en œuvre des projets, ainsi que pour identifier les problèmes, les risques, les priorités et les opportunités qui soutiennent une mise en œuvre efficace du programme;
- Assurer la liaison et établir de solides relations de travail avec d’autres agences des Nations Unies et organisations internationales afin de promouvoir une approche coordonnée de l’élaboration et de la mise en œuvre des activités de réintégration;
- Organiser des tables rondes cohérentes, des séances d’information et le partage des connaissances entre le gouvernement, les Nations Unies et les communautés sur la réintégration.
- Recueillir régulièrement des données de suivi et publier des mises à jour sur les activités dans la zone de réintégration, y compris les modifications apportées à la législation, aux politiques et aux stratégies ou plans d’action nationaux ou régionaux;
- Suivre les interventions clés du Programme sur la réintégration des groupes vulnérables tels que les victimes d’abus passés, les PDI, les enfants, les personnes âgées et les survivants de violences sexuelles et sexistes ;
- Communiquer les résultats fondés sur les pratiques exemplaires en matière de réinsertion sociale.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion :
Le spécialiste de la réintégration communautaire supervise le personnel de projet déterminé dans le cadre du portefeuille de programmes de la composante. La gestion des personnes est une compétence requise pour cette affectation. Le titulaire doit aspirer à créer un lieu de travail habilitant, à gérer les résultats et à assurer la responsabilisation, à renforcer les capacités de l’équipe, à motiver et à diriger l’équipe pour qu’elle travaille à la réalisation d’une vision et d’un objectif communs partagés par le bureau de pays et le Mécanisme régional de stabilisation.
- Atteindre les résultats : NIVEAU 3 : Établir et harmoniser des objectifs ambitieux et réalisables pour plusieurs projets, avoir un impact durable
- Penser de façon novatrice : NIVEAU 3 : Atténuer de manière proactive les risques potentiels, développer de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes
- Apprendre continuellement: NIVEAU 3: Créer et agir sur les opportunités pour élargir les horizons, diversifier les expériences
- S’adapter avec agilité : NIVEAU 3 : Initier et défendre le changement de manière proactive, gérer de multiples demandes concurrentes
- Agir avec détermination NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches immédiates et des obstacles et prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats
- S’engager et établir des partenariats : NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, promouvoir la collaboration inter-agences
- Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 3 : Apprécier les avantages de la main-d’œuvre diversifiée et promouvoir l’inclusion
Compétences transversales et techniques
Réflexion stratégique
- Aptitude à élaborer des stratégies efficaces et des plans hiérarchisés conformes aux objectifs du PNUD, sur la base de l’analyse systémique des défis, des risques potentiels et des opportunités, en reliant la vision à la réalité sur le terrain et en créant des solutions tangibles;
- Capacité de tirer parti de l’apprentissage provenant de diverses sources pour anticiper les tendances futures et y réagir; faire preuve de prévoyance pour modéliser ce à quoi ressembleront les développements futurs et les voies possibles pour l’avenir du PNUD.
Négociation et influence
- Capacité de parvenir à une entente, de persuader les autres, de résoudre les points de divergence, de tirer parti du résultat du dialogue, de négocier des solutions mutuellement acceptables par le compromis et de créer une situation « gagnant-gagnant »
Gestion axée sur les résultats
- Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables
Conception centrée sur l’humain
- Capacité d’élaborer des solutions aux problèmes en faisant participer la perspective humaine à toutes les étapes du processus de résolution de problèmes
Gestion des partenariats
- Aptitude à établir et à entretenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et autres, conformément à la stratégie et aux politiques du PNUD
Engagement stratégique
- Capacité de capter et de maintenir l’attention, l’intérêt et l’accord de décideurs politiques et influents de haut niveau et d’obtenir leur adhésion à la vision et aux objectifs de haut niveau
Engagement des OSC
- Connaissance et compréhension des OSC et capacité à s’engager dans le succès des OSC et à admettre ses propres lacunes
- Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de la consolidation de la paix, du développement après les conflits, des études du développement, des sciences sociales, de la sécurité internationale, du développement international ou dans toute autre discipline apparentée;
- Un baccalauréat dans un domaine pertinent assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
- Un minimum de 5 ans (avec une maîtrise) ou 7 ans (avec un baccalauréat) d’expérience pertinente dans le développement ou le relèvement post-conflit, la mobilisation et la réintégration communautaires, ou les activités de stabilisation est requis;
- La connaissance et l’expérience pratique de la réconciliation, de la mobilisation communautaire et de la réintégration dans les zones touchées par le conflit au Nigéria, notamment les États de la BAY, sont requises;
- Des connaissances et une expérience pratique de la planification et de la mise en œuvre de programmes de mobilisation communautaire et de réinsertion sont exigées ;
- Des compétences avérées en rédaction de rapports et la capacité de travailler sous pression constante, de respecter des délais serrés et multiples et de maintenir la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences élevées sont requises;
- Expérience démontrable dans le travail de l’ONU en termes de pratiques de réintégration en Afrique, notamment au Nigéria;
- Une expérience de l’intégration d’une démarche soucieuse d’équité entre les sexes dans la mise en œuvre des programmes et des projets est un atout ;
- Une expérience démontrable des processus communautaires de réconciliation et de réintégration est exigée.
Exigences linguistiques :
- Une excellente connaissance de l’anglais parlé et écrit est requise.
- La compréhension des langues locales (haoussa et kanuri) est un atout.
