Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Sous la responsabilité du Représentant Résident Adjoint, le Chargé des Opérations conseille le Management du PNUD Côte D’Ivoire sur tous les volets touchant à la gestion et aux Opérations du Bureau, notamment les aspects liés à la gestion stratégique des ressources humaines et financières, l’efficacité des services logistiques et d’approvisionnement, les services informatiques et communs, en conformité avec les règles et règlements du PNUD.
Son principal rôle consiste à assurer la direction des Opérations, le bon fonctionnement des activités des opérations pour les projets/programmes et pour le Bureau, la cohérence des prestations de services et à constamment effectuer une évaluation et un réajustement des opérations afin de prendre en compte les évolutions intervenant dans l’environnement, lorsque besoin est.
Le Chargé des Opérations dirige et encadre l’équipe des Opérations du Bureau et favorise la bonne collaboration au sein de l’équipe, avec le personnel du programme et les autres agences des Nations Unies en adoptant une approche axée sur le client. Le Chargé des Opérations œuvre en étroite collaboration avec les équipes de programme et projets au sein du Bureau, le personnel des Opérations dans les autres agences des Nations Unies, le PNUD, le personnel au siège du PNUD et les responsables gouvernementaux afin de fournir des services optimaux dans le domaine des Opérations.
Le Chargé des opérations est responsable de la supervision du personnel des opérations du PNUD, promeut un environnement de travail dans le bureau de pays du PNUD qui est propice à l’innovation et à l’engagement avec un ensemble diversifié de parties prenantes et assure la coopération entre les unités, la coordination, le travail d’équipe, l’inclusion et l’autonomisation du personnel et des homologues. Le directeur des opérations garantit une approche axée sur le client et la cohérence avec les règles et règlements du PNUD et les bonnes pratiques de gestion. Toutes les fonctions de gestion et de direction sont exercées conformément aux normes, règles et règlements de gestion des Nations Unies et du PNUD, ainsi qu’au cadre de responsabilité interne du PNUD pour les cadres supérieurs, qui met l’accent, entre autres, sur les normes les plus élevées en matière d’éthique, d’intégrité et de responsabilité dans les domaines personnel et professionnel.
1.) En tant que membre de l’équipe du Management du Bureau, il assure la direction stratégique des Opérations en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Totale conformité des opérations avec les règles, règlements et politiques des NU/PNUD, mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’organisation, établissement des objectifs de gestion (BSC) et suivi de la réalisation des résultats.
• Établissement de mécanismes de collaboration avec des partenaires potentiels, d’un système de gestion des relations avec la clientèle à des fins de mobilisation de ressources et de dispositifs de partenariats opérationnels appropriés.
• Conception de procédures de travail pour le Bureau et établissement des procédures standard de fonctionnement interne (SOPs) pour les services, dans le domaine des finances, de la gestion des ressources humaines, des achats, de la logistique et de l’informatique.
• Suivi et analyses constantes de l’environnement des Opérations, réajustement des opérations, avis sur les aspects juridiques et évaluation du risque en temps utile.
• Développement et partage des connaissances pour ce qui touche à la gestion et aux opérations au sein du bureau, organisation de stages de formation pour le personnel des Opérations, synthèse des leçons tirées/meilleures pratiques, et solides contributions aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques du PNUD.
2.) Assure la gestion rigoureuse des ressources financières et la supervision de l’équipe des finances en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Planification, suivi des dépenses et audit des ressources financières, y compris les revenus extra-budgétaires en conformité avec les règles et règlements du PNUD.
• Exécution du rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour les transactions relatives à l’approbation des opérations de trésorerie et des pièces comptables et le rapprochement des comptes bancaires.
• Organisation des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services que le Bureau fournit aux projets et aux agences des Nations Unies, y compris l’établissement des factures proforma pour les agences des Nations Unies.
• Organisation et supervision des procédures de gestion de la trésorerie du Bureau, notamment la gestion des liquidités, la recommandation du niveau d’approvisionnement, l’évaluation du risque, la gestion des relations avec la banque, la comptabilité et le rapprochement en temps utile de toutes les transactions, le maintien d’une garantie de liquidités disponibles sur demande.
• Suivi des rapports d’exceptions financières pour les activités inhabituelles, et investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles/fourniture de plus amples informations aux superviseurs et autres personnels du siège lorsque les résultats des investigations débouchent sur des réponses qu’ils ne jugent pas satisfaisantes.
• Membre du groupe des signataires sur les comptes bancaires du Bureau.
• Approbation des transactions et opposition aux paiements électroniques effectués via le système bancaire en ligne.
3.) Assure la gestion des ressources humaines et la supervision de l’équipe des ressources humaines en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Conformité du bureau aux politiques et stratégies de l’organisation en matière de ressources humaines.
• Dotation en personnel adéquate au niveau du Bureau et des projets.
• Encadrement des procédures de recrutement conformément aux règles et règlements du PNUD, utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, le chargé des opérations assume la fonction de Chargé des ressources humaines dans Atlas.
• Établissement et maintien de systèmes adéquats de gestion des performances et de développement du personnel.
• Mise en œuvre de la stratégie d’Accès Universel à la formation en veillant à ce que les membres du personnel aient accès à des activités de formation correspondant à leurs attributions.
4.) Assure l’efficacité des services logistiques et d’approvisionnement et la supervision de l’équipe des achats en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Conformité du Bureau aux règles et règlements de l’organisation sur le terrain et élaboration des stratégies d’approvisionnement du Bureau, y compris la stratégie de sélection des fournisseurs, de choix et évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec la clientèle, l’introduction et la promotion de l’achat électronique et la mesure des performances.
• Élaboration de la stratégie contractuelle du Bureau, notamment les procédures d’appels d’offre et d’évaluation de ces dernières, la gestion des marchés et des titulaires des marchés ainsi que leurs implications juridiques. Contrôle des procédures d’approvisionnement et des services logistiques conformément aux règles et règlements du PNUD, le Chargé des opérations fait office de Manager niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des bons de commande.
• Gestion adéquate des biens, installations et services logistiques du PNUD.
5.) Assure une gestion et une supervision avisée et clairvoyante de l’équipe des services informatiques, en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Exploitation des fonctionnalités d’Atlas en vue d’améliorer les résultats des activités et des services offerts aux clients.
• Identification des opportunités et des moyens de convertir les procédures de travail en systèmes électroniques en ligne afin de résoudre les problèmes d’efficacité et de totale responsabilité comptable.
• Entretien un environnement d’infrastructures sûr et fiable pour les technologies de l’information et de la communication, et une planification adéquate des catastrophes et récupérations.
• Identification et promotion des différents systèmes et applications à des fins de gestion optimale du contenu, de partage des connaissances, de fourniture d’information et de formation, notamment des e-registres, des systèmes de gestion de bureau en ligne, etc.
6.) Assure une organisation et gestion adéquate des services communs et noue des partenariats avec les autres agences des Nations Unies en vue d’atteindre les résultats suivants :
• Mise en place des services communs, maintien d’un dispositif de coordination dans l’optique d’assurer des activités intégrées des services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.
• Élaboration de l’approche stratégique en vue de la mise en œuvre des services communs en accord avec les dernières évolutions en matière d’organisation des services communs et les meilleures pratiques en la matière.
• Planification et suivi approprié des services communs et des contributions des agences au compte des services communs.
Core
Innovation:
Ability to make new and useful ideas work
LEVEL 3: Set and align challenging, achievable objectives for multiple projects, have lasting impact
Leadership:
Ability to persuade others to follow
LEVEL 3: Proactively mitigate potential risks, develop new ideas to solve complex problems
People Management: Ability to improve performance and satisfaction
LEVEL 3: Create and act on opportunities to expand horizons, diversify experiences
Communication:
Ability to listen, adapt, persuade and transform
LEVEL 3: Proactively initiate and champion change, manage multiple competing demands
Delivery:
Ability to get things done while exercising good judgement
LEVEL 3: Think beyond immediate task/barriers and take action to achieve greater results
People Management
Show Managerial Courage
• Faire face aux problèmes de l’organisation et des personnes
• Ne pas craindre de prendre des décisions et d’agir quand et comme il le faut.
• Ne pas retenir ce qui doit être dit, avec respect et diplomatie.
• Régler les conflits en temps utile, ne pas laisser les conflits s’éterniser dans les équipes.
• Aider les autres à traverser des situations émotionnelles ou tendues, en faisant preuve de tact pour mettre à jour les désaccords et trouver des solutions que tous peuvent approuver.
Demonstrate Empathy and Emotional Intelligence
• Vous vous souciez réellement des gens ; vous faites preuve d’empathie pour les joies et les peines des autres.
• Favoriser le bien-être de l’équipe ou des équipes.
• Lire les courants émotionnels et les relations de pouvoir d’un groupe, en identifiant les influenceurs, les réseaux et la dynamique organisationnelle ; adapter les styles de leadership aux moments appropriés.
• Voir le positif dans les personnes, les situations et les événements.
Motivate and Direct
• Créer et communiquer une vision et un objectif convaincants.
• Aligner les personnes et les ressources sur la vision, la stratégie et les objectifs de l’organisation.
• Comprendre et construire de manière proactive la culture de l’équipe et de l’organisation.
Build an Enabling Workplace
• Créer un environnement de travail où les gens sont engagés et veulent faire de leur mieux ; donner aux membres de l’équipe les moyens d’être performants et de vivre une expérience positive sur le lieu de travail.
• Promouvoir l’honnêteté, l’ouverture, la confiance et la sécurité psychologique et créer des opportunités pour innover et apprendre.
• Recruter et promouvoir les individus sur la base de mesures objectives et de la méritocratie ; reconnaître et utiliser le talent des autres Encourager l’action collective et l’intégration.
Build Capability
• Identifier et développer le talent des individus, en leur apportant un soutien positif pour leur permettre de réaliser leur potentiel.
• Favoriser l’apprentissage ou le développement d’autrui en donnant des informations en retour, des conseils et un soutien ; soutenir le développement de carrière d’autrui.
• Avoir la volonté et la capacité de déléguer pour aider les gens à apprendre, y compris de l’échec.
Manage Performance and Ensure Accountability
• Assurer des conversations régulières avec les gens sur le travail.
• Fournir un retour d’information positif et constructif
• Discuter des mauvaises performances en temps opportun.
• Fournir des éloges et de la reconnaissance, tout en assurant la responsabilisation.
Lead with Humility
• Être authentique et transparent, agir avec intégrité
• Etre accessible et disponible pour les membres de l’équipe qu’il dirige
• Encouragez le débat et la discussion, en créant une culture où les gens sont à l’aise pour défier les dirigeants et se sentent écoutés.
• Encourager le débat et la discussion, en créant une culture où les gens sont à l’aise pour défier les hauts dirigeants et se sentent écoutés
• Être modeste, reconnaître les succès des autres et admettre ses propres lacunes.
| Cross-Functional& Technical competencies | ||
| Thematic Area | Name | Definition |
| Business Management | Operations Management | Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus d’affaires de l’Organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
Connaissance des concepts et mécanismes pertinents |
| Business Management | Communication | Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral écrite et verbale ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction de de communication en fonction de l’audience
Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés. |
| Business Management | Business Acumen | Capacité à comprendre et à traiter une situation professionnelle d’une manière qui soit susceptible d’aboutir à un bon résultat
Connaissance et compréhension des cadres opérationnels de l’organisation, et Capacité à porter de bons jugements et à prendre des décisions rapides dans ces cadres.
|
| Business Management | Effective Decision Making | Capacité à prendre des décisions en temps utile et de manière efficace, conformément à son autorité, son domaine d’expertise et ses ressources |
| Operations | Resource Management | Capacité à allouer et à utiliser les ressources de manière stratégique ou tactique, conformément aux les principes de responsabilité et d’intégrité |
| Operations | Result based Management | Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et sur des résultats démontrables. |
| Operations | Risk Management | Capacité à hiérarchiser le travail de l’équipe, mobiliser les ressources, obtenir des résultats évolutifs et un impact stratégique. |
- Diplôme de maîtrise en Administration des Entreprises, Administration Publique, Finances, Economie ou autres domaines connexes.
- 5 ans d’expérience substantielle et de résultats en matière de développement dans une organisation gouvernementale, multilatérale ou de la société civile dans un cadre multiculturel ; travail avec des entités nationales, régionales et internationales.
- 3 ans ou plus de responsabilités de gestion à un niveau supérieur, de taille et de complexité similaires.
- Une excellente connaissance des domaines fonctionnels des opérations est requise.
