Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique.
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des croyances, du statut VIH ou du handicap.
Sous la supervision du Chef de l’Unité, le (la) titulaire s’acquitte des tâches énumérées ci-après :
- Coordonner tous les engagements externes au bureau du Directeur de pays (Voyages, logistique et gestion d’entreprise).
- Coordonner et gérer tous les événements et tous les arrangements protocolaires connexes par le bureau du Directeur de pays.
- Coordonner et fournir une gamme complète de services d’appui aux unités fonctionnelles, y compris les actions de suivi, la résolution des problèmes et des situations imprévues, pour le bon fonctionnement du bureau des CD.
- Coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel de soutien, et soutenir leur apprentissage et leur perfectionnement, afin de s’assurer que le personnel possède une connaissance à jour des systèmes et des procédures nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
- Surveiller, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes et collaborer avec un large éventail d’intervenants dans l’ensemble de l’organisation pour cerner, évaluer et répondre aux besoins opérationnels en constante évolution.
- Gérer les communications du bureau à l’externe et à l’interne et servir de point d’escalade pour les demandes d’affaires complexes, afin de s’assurer que les priorités externes et les questions urgentes sont identifiées et traitées, et que des services cohérents et de qualité sont fournis aux clients.
- Préparer et/ou regrouper des rapports détaillés, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc., et effectuer des recherches dans le domaine de travail.
- Gérer et surveiller une variété de correspondance et de documentation complexes pour assurer l’établissement des priorités, l’acheminement et le respect des délais établis ; Examiner les documents et les documents préparés par d’autres membres du personnel pour l’assurance de la qualité et le respect des délais établis.
- Préparer, suivre et évaluer le(s) budget(s), dédié à l’organisation d’événements.
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.
- Coordonner et superviser la tenue des dossiers et des bases de données, afin de s’assurer que l’information est bien organisée et facilement accessible au personnel.
- Collaborer avec un large éventail de personnes pour comprendre les besoins de l’entreprise et y répondre efficacement.
QUALIFICATIONS MINIMALES ET EXPÉRIENCE
Éducation
Achèvement de l’enseignement secondaire. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe.
Expérience
Sept années ou plus d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des affaires concerné, avec une expérience dans le domaine administratif général.
Langue
Aisance dans la communication orale et écrite, en anglais et en français.
Connaissances et compétences
- Connaissance approfondie des principes et des processus commerciaux communs, des méthodes pratiques de soutien aux affaires, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail, acquise grâce à une formation spécialisée et à une expérience de travail.
- Excellentes compétences en communication pour collaborer avec un large éventail de personnes afin de fournir un service de soutien complet.
- Capacité d’analyser et d’interpréter les données financières et de surveiller les budgets.
- Capacité à effectuer des analyses de données complexes pour identifier les améliorations à apporter aux processus.
- Expérience de la supervision, du soutien et/ou de la formation d’autres personnes, ainsi que de la coordination des ressources et de l’organisation de son propre travail.
- Capacité à exprimer ses opinions et à persuader les autres en élaborant des arguments logiques et raisonnés.
- Un sens élevé de la confidentialité.
- Une connaissance de la gestion des voyages et de la logistique est souhaitable.
TERMES ET CONDITIONS
Position : Associé principal au soutien aux entreprises.
Type de contrat : Contrat de service (SC).
Grade : SC7.
Durée : 12 mois.
