Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d’autres situations de violence.
L’ONG Handicap International (HI) recrute pour ces 03 postes (26 Juillet 2023)
Formation minimum requise et expérience professionnelle :
-Diplôme d’études secondaires
-Certification en gestion des achats ou de la chaîne d’approvisionnement
-Des compétences techniques confirmées en matière d’approvisionnement
-Maîtrise de l’ordinateur
-Bonne maîtrise du français
-La connaissance de l’anglais serait un atout
-Bonne connaissance du marché local
-Avoir 3 ans d’expérience dans un poste similaire
-Bonne connaissance et expérience des règles financières, des procédures de passation de marchés et de la gestion des fournisseurs
Principales responsabilités :
-Veiller à l’application des procédures achats dans leur ensemble et s’assurer que les compétences financières soient suivies et respectées.
-Conduire des recherches et s’assurer de la disponibilité des biens et services.
-S’occupe indépendamment des achats quotidiens dans plusieurs secteurs particuliers.
-Préparer des demandes de quotations / appels d’offres, de tables de sélection & contrats et les soumettre à son responsable hiérarchique.
-Suivi des achats et des livraisons et s’assurer que ces paramètres soient conformes avec les spécifications et clauses dans le contrat.
-Recevoir des biens et services dans le système et s’assurer qu’ils correspondent à la qualité et quantité commandée.
-Gérer, suivre, contrôler, archiver, scanner les factures et documents relatifs. S’assurer que les factures soient payées selon les termes de paiements convenus.
-Décide de la procédure d’achat à suivre selon les règles logistiques CICR
-Détermine la source d’approvisionnement pour les SRs entrants en coopération avec le Responsable des Achats et selon les procédures internes
-Communique avec SCA et s’assure que les SRs électroniques vers Genève (commande upstream) sont initiés au cas où l’article n’est pas disponible localement
-Prend en considération les temps de livraison, les coûts de transport, etc. avant de placer un ordre d’achat à l’étranger
-Responsable du suivi des commandes initiées jusqu’à la livraison à temps
-S’assure que les dossiers achat sont à jour, auditable et en bon ordre (SR, appel d’offres, table de sélection, OP/OD, Bon de livraison, …)
-Gestion des devis et appel d’offres
-Vérifie les prix des articles à commander et fournit des factures proforma
-Prépare et envoie les appels d’offres (RFT) selon les outils et standards CICR en vigueur et la base de données fournisseurs
-Prépare la table de sélection (TS) accompagnée des documents support pour justifier et démontrer la transparence du processus de sélection
-Recommande et sélectionne en collaboration avec le responsable des achats tout nouveau fournisseur
-Développe pour les achats importants une stratégie claire d’approvisionnement (paiement, livraison, etc.) tenant compte des contraintes et intérêts du bureau
-Gère les petits et moyens achats et les avances de travail connexes
-S’assure que les avances de travail sont fermées à temps et correctement
-S’assure que le client respecte les règles financières de base, en particulier pour ce qui concerne les autorisations de dépense (AoE)
-Fournit au client et à l’unité administrative une mise à jour régulière des achats
-Gère les contentieux qualité avant de valider les factures des fournisseurs
-Mise en place et renouvellement de contrats cadres pour les produits et services les plus fréquemment utilisés.
-Effectue les achats sur le marché local
-Effectue les évaluations sur la possibilité de faire les approvisionnements sur terrain.
-S’assure que les meilleurs compromis prix/qualité sont obtenus
-Établit les ordres d’achat (OP/OD/SP) et/ou contrats pour tous les achats assistance.
-Contrôle la validité des termes et conditions des contrats
-S’occupe du contrôle qualité en préparant si besoin une table de comparaison de la qualité (QCT)
-Se réfère aux AQL (Acceptance quality limits) si applicable et contrôle des différents paramètres.
-Suit le programme de livraison des marchandises selon le contrat
-S’assure que les conditions contractuelles (qualité et quantité) sont respectées en accord avec l’entrepôt et les départements concernés
-S’assure que l’inspection à la livraison est faite correctement et rend compte des problèmes (qualité ou quantité) aux fournisseurs
-Traite les réclamations des départements clients
-Réaliser des assessments des fournisseurs stratégiques : Basé sur une analyse « Pareto » permettant de déterminer les familles d’achats à fort enjeux.
-Préparation d’assessments forms
-S’assure que les conditions générales d’achat du CICR sont comprises et signées par les fournisseurs
-Négocie avec les fournisseurs les termes et conditions d’achat. Maintient une communication étroite avec les fournisseurs locaux
-Collabore étroitement avec les unités logistiques du pays dans l’évaluation comparative des marchés
-Organise des réunions régulières avec les fournisseurs sur toute l’année
▪ Fait des visites régulières des fournisseurs
