Les deux postes sont situés à Bangui, la section de gestion des acquisitions (AMS) dans le pilier de gestion de la chaîne d’approvisionnement de la mission de stabilisation intégrée multidimensionnelle des Nations Unies en République centrale d’Afrique (Minusca). Les assistants de planification des acquisitions se présenteront à un agent de planification des acquisitions.
Responsabilités
Au sein de l’autorité déléguée, l’assistant de planification des acquisitions sera responsable des fonctions suivantes :
• Aide à la préparation du (projet de plan d’acquisition annuel avant la formulation budgétaire dans le cadre du processus de planification de la logistique de la mission en fonction des priorités de la mission;
• Autorisation de tous les besoins en logistique dans chaque emplacement de mission et aide à surveiller et à suivre tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement de la mission pour garantir qu’une offre continue de biens et services est disponible pour répondre aux exigences opérationnelles.
• Aide à la prévision des exigences logistiques à proximité et à moyens moyens sur la base des priorités et des urgences changeantes liées aux catégories attribuées, fournit des informations préalables de ces exigences aux parties prenantes concernées.
• Surveille les demandes de mission des catégories assignées pour s’assurer que les demandes d’achat sont basées sur le plan d’acquisition prévu.
• Autorisation des homologues dans d’autres missions et / ou UNGSC sur la disponibilité des articles avant de prendre la décision d’acquérir de nouveaux articles soit pour le remplacement, soit des exigences supplémentaires.
• supervise l’extraction des données dépensées et la génération de rapports de dépenses à partir de bases de données informatisées du système d’information, y compris Umoja; Effectue une analyse préliminaire des données extraites et des rapports générés, en examen des actions, des modèles de consommation, des temps de cycle d’approvisionnement, des exigences et des prévisions de clients internes et externes, et met en évidence Assurer la prise de décision en temps opportun et minimiser les lacunes potentielles de la chaîne d’approvisionnement.
• Supervise le processus de préparation des soumissions de performance budgétaire et de finalisation des rapports de performance budgétaire, analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles, fournissant des justifications valides pour les dépenses sous / trop élevées.
• Examine les actions d’acquisitions et surveille l’état des processus d’acquisition pour tous les produits et services de catégories assignées, y compris une gamme complète de marchés d’approvisionnement et d’autres questions d’approvisionnement et identifie les moyens de surmonter les obstacles lors de la livraison de marchandises. Cela comprend la liaison avec les unités techniques de la mission sur la planification et la coordination des exigences de transport, les exigences du contrat de service et les plans de maintenance des services assignés, la consolidation des livraisons entrants, garantissant que des délais de plomb et des options de source adéquats sont pris en compte dans toutes les réquisitions.
• Autorisation des sections pertinentes en ce qui concerne le statut de mise en œuvre du plan d’acquisition et aide à la préparation des rapports d’étape trimestriels fournissant des mises à jour concernant la mise en œuvre du plan d’acquisition de la mission et de sa soumission en temps opportun à l’UNGSC.
• Implémente les politiques et procédures de mission, les procédures opérationnelles standard (SOP), les directives et les instructions régissant le processus de planification et de réquisition d’acquisition.
• Supervise et fournit une orientation et des conseils de travail aux assistants de planification des acquisitions juniors et au personnel national du GS; gère et coordonne les activités dans son domaine de responsabilité.
• Effectue d’autres tâches selon les besoins
Compétences
Professionnalisme :
- Montre la fierté du travail et des réalisations.
- Démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet.
- Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, observer les délais et obtenir des résultats.
- Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles.
- Montre de la persistance face à des problèmes ou des défis difficiles;
- Reste calme dans des situations stressantes.
- Prend la responsabilité d’incorporer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planification et organisation :
- Elabore des objectifs clairs conformes aux stratégies convenues.
- Identifie les activités et les affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin.
- Alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer les travaux.
- Présente les risques et permet des contingences lors de la planification.
- Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire.
- Utilise le temps efficacement.
Travail d’équipe :
- Travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels.
- Sollicite la contribution en évaluant véritablement les idées et l’expertise des autres; est prêt à apprendre des autres.
- Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel.
- Soutient et actes conformément à la décision du groupe final, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement la position propre.
- Partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Un certificat technique ou professionnel dans au moins l’un des domaines suivants est requis: logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires et achat.
Expérience de travail
Un minimum de huit (8) ans d’expérience progressivement responsable en chaîne d’approvisionnement, gestion des stocks, logistique, achat, administration ou zone connexe, dont au moins deux ans au niveau international, est nécessaire. L’expérience dans la fourniture de services de logistique et de soutien à la chaîne d’approvisionnement dans un environnement de conflit ou de conflit post-conflit est souhaitable. Expérience en travaillant avec Umoja (UN ERP- Entreprise Resource Planning) ou d’autres ERP similaires dans les domaines de la planification, du contrôle des stocks, de l’achat et de la logistique est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l’anglais est nécessaire; La connaissance des Français est souhaitable.
Évaluation
Les candidats auparavant rechangés ne sont soumis à aucune évaluation supplémentaire et, en tant que tel, ne seront pas invités à une telle évaluation.
