L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier.
Responsabilités fonctionnelles
1. Services de soutien aux achats transactionnels
Assure la conformité des activités d’achats transactionnels avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’UNOPS, notamment en entreprenant les tâches suivantes :
- Exécution des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d’approvisionnement.
- Aider le PM du projet d’approvisionnement transactionnel à diriger toutes les activités d’approvisionnement pour ces projets.
- exhaustivité des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC).
- Complétude de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs amendements.
- Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, en assurant une mise à jour régulière des données.
- Bases de données d’informations, tous les dossiers et enregistrements de passation de marchés mis à jour et maintenus.
- Rapports d’état générés, au besoin.
2. Planification et systèmes d’approvisionnement
Assure la fourniture par l’équipe/le personnel d’un soutien à la planification et aux systèmes d’approvisionnement, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Collaboration avec le spécialiste des achats pour soutenir les chefs de projet et le personnel dans la préparation de leur plan d’approvisionnement.
- Maintenance et mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fourniture de commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur .
- Une liaison constante est maintenue avec les fournisseurs et le destinataire jusqu’à ce que la livraison en toute sécurité des marchandises soit obtenue.
3. Réquisitions/approvisionnement et sourcing
Soutenir les processus de réquisitions/approvisionnement et de sourcing de la SNMC, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assistance à l’entité requérante sur les meilleures méthodes et approches pour fournir des biens, des travaux et des services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape.
- Examen des demandes d’achat pour s’assurer qu’elles sont complètes.
- Réponses orales/écrites aux questions des projets, des clients, des entreprises, etc. concernant les questions liées aux achats.
- Préparation des rapports mensuels sur les questions d’approvisionnement.
- Classement et disponibilité de toutes les pièces justificatives à des fins d’audit et d’examen.
- Base de données et intranet maintenus sur les normes et outils d’approvisionnement, liste des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques.
4. Appels d’offres et appels d’offres
Assure la fourniture – ou supervise/assiste l’équipe junior en fournissant – les services de soutien suivants aux processus d’appel d’offres et d’appel d’offres, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Préparation de listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d’une valeur supérieure aux montants désignés pour approbation du responsable désigné.
- Organiser une réunion préalable à l’appel d’offres .
- En collaboration avec les clients demandeurs du programme/des opérations, examen et évaluation des offres ou des propositions reçues et préparation de l’analyse pour l’attribution de contrats moins complexes et pour soumission au CPC ou à un autre organisme statutaire désigné.
- Préparation de la soumission de la CPC ou de l’organisme désigné avec la composante programme/opérations requérante.
- Organiser les réunions du CPC (ou de l’organe statutaire désigné) selon les besoins et diffuser au moins 24 heures à l’avance les documents pour examen.
- Tenue des dossiers du CPC ou de l’organisme statutaire désigné.
5. Gestion du contrat
Fournit ou assiste le gestionnaire de contrat SNMC ou les chefs de projet en fournissant – un soutien à une administration efficace des contrats, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Suivi de la signature des contrats par les fournisseurs .
- Obligation de fonds dans le système Enterprise et obtention des signatures appropriées pour approbation .
- Diffusion des annonces de contrats et des attributions .
- Maintenance des contrats et du système de classement .
- Maintenance des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques.
- Aide à organiser les inspections des fournitures, si nécessaire.
- Aide à la coordination des paiements aux fournisseurs via le service financier.
- Aider au processus de clôture des bons de commande.
6. Gestion d’équipe
- Facilite l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe d’approvisionnement.
- Contribue à la planification efficace du travail, à la gestion du rendement, au coaching et à la promotion de l’apprentissage et du développement.
- Soutenir la surveillance de l’unité, en garantissant la conformité des membres de l’équipe aux politiques et aux meilleures pratiques existantes.
7. Développement et partage des connaissances
- Soutient la prestation de formations et les initiatives d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement .
- Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
- Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques pour améliorer l’efficience et l’efficacité du service d’approvisionnement.
8. Soutenir la gestion logistique et la gestion des actifs en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assister les projets dès la réception et la disponibilité des documents d’expédition/paiement pour les biens et services en vue d’obtenir le rapport de livraison approprié, le RIR, les certificats et autorisations respectifs.
- Garder une trace des biens achetés dans les catégories d’actifs administratifs ou de projet, en fournissant des solutions pour les procédures de radiation et les étapes pertinentes pour les soumissions d’approbation, en suivant les règles et instructions applicables.
Éducation
- Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Un premier diplôme universitaire en gestion des achats et/ou de la chaîne d’approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable mais pas obligatoire.
- Une certification pertinente en gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement (CIPS ou similaire) constitue un avantage certain.
Expérience
- Un minimum de sept (7) années d’expérience pertinente dans la fourniture de services de soutien aux achats dans des organisations publiques et privées est requis ; une expérience minimale de trois (3) années d’expérience pertinente pourrait être acceptée avec un baccalauréat ou l’équivalent.
- Une expérience dans l’utilisation d’ERP ou de systèmes d’information sur les achats tels que OneUNOPS est obligatoire.
- La maîtrise de l’informatique et des logiciels bureautiques (MS Office ou suite Google) est un atout certain.
- Une expérience en matière d’achats au sein du système des Nations Unies est hautement souhaitable.
- Une expérience dans l’approvisionnement en produits de santé (produits pharmaceutiques ou dispositifs médicaux) est hautement souhaitable.
- Une expérience dans l’acquisition d’infrastructures est hautement souhaitable.
- Une expérience en matière de supervision du personnel des services de soutien aux achats est souhaitable.
Langue
- Une connaissance pratique complète du français et de l’anglais est requise.
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